17 september 2008 -
Veel bedrijven maken zich zorgen over het gebrekkige archiveren van elektronisch opgeslagen informatie (ESI) en over de daarmee gepaard gaande bedrijfsrisico’s. Dit is de belangrijkste conclusie van het onderzoek 'Corporate Hide and Seek' van Dynamic Markets in opdracht van CommVault.
Het onderzoek geeft een beeld van de juridische en financiële risico’s die samenhangen met het niet kunnen terug kunnen vinden van documentatie. Ook wordt duidelijk welke impact dit heeft. Zo blijkt dat 47 procent nadelige gevolgen ondervond bij juridische geschillen doordat het onmogelijk bleek om bedrijfskritische gegevens uit IT-systemen te halen. De bedrijven kregen boetes of trokken bij geschillen aan het kortste eind. Bovendien denkt 39 procent van de ondervraagde bedrijven nog steeds risico te lopen op boetes, omdat ze niet in staat zijn documenten aan te leveren binnen de wettelijk gestelde termijn. Van deze bedrijven bekende 58 procent dat ze weleens vertraging hadden bij het genereren van documenten. Bijna de helft (47 procent) is zelfs niet in staat belangrijke informatie boven water te krijgen.
Deadline
Uit het onderzoek blijkt verder dat negentien procent van de bedrijven een juridisch geschil heeft verloren. En negentien procent heeft een boete gehad voor het niet kunnen overleggen van documenten. Van de ondervraagde organisaties claimde 80 procent te hebben geïnvesteerd in IT-systemen om het recovery-probleem het hoofd te bieden. Desondanks denkt 60 procent van de respondenten dat hun IT-afdeling niet altijd in staat is de informatie snel genoeg te leveren, zodat ze risico lopen juridische geschillen te verliezen. Als in de toekomst de juridische deadline wordt ingekort, zal dit probleem volgens de respondenten verergeren. Daardoor wordt het nog moeilijker voor juridische afdelingen om op tijd verzoeken om documentatie te honoreren.
Misvatting
"eDiscovery en compliance-eisen staan bovenaan de lijst van veel Europese organisaties", zegt Steven Rose, Executive Vice-President EMEA van CommVault. "Na grote schandalen als bij Enron verwachtten we heel andere uitkomsten uit dit onderzoek. Namelijk dat bedrijven hun aanpak van het zoeken en archiveren van elektronische informatie radicaal hebben veranderd. En dat ze hun aansprakelijkheid afdekken en het bedrijfsrisico beperken. Verrassend genoeg hebben veel van de bedrijven in dit onderzoek schade geleden door hun recovery-problemen. Toch is de meerderheid van de ondervraagde bedrijven van mening dat hun technologie voldoende in staat is om bedrijfskritische informatie op aanvraag te produceren. Dit is duidelijk een misvatting."
Steve Rose haalt hier zeker een ernstig aantal hiaten aan. Acterend binnen een keur van organisaties kom ook ik nog steeds dezelfde problemen tegen. Namelijk dat binnen de IT bepaalde zaken nog steeds niet goed op orde is. Dat de back up faciliteiten er niet of nauwelijks zijn. Er worden geen audits gehouden en geen risk oefeningen georganiseerd. Slechts bij twee organisaties kon ik stellen dat men wel veel van de risico's heeft weten af te dekken. Er valt nog veel te verbeteren en als consultant kijk je daar toch het liefst naar.
RC PM
Lina
|
|
18
-
09
-
2008
|
14
:
31
uur
Tja, informatiemanagement blijkt op dat soort momenten weer heel belangrijk te zijn. En uiteraard denkt iedereen dan automatisch aan de IT-kant van het verhaal.
Misschien moeten organisaties dan toch maar eens goed in de gaten gaan krijgen dat er wel degelijk een toegevoegde waarde is in documentair informatiemanagement, in wat voor soort organisatie dan ook. Archiveren (of het nu analoog of digitaal is) is nou eenmaal een vak apart.
Van Heugten
|
|
19
-
09
-
2008
|
10
:
02
uur
De waarde, het belang van een goed informatiemanagement zal zo langzamerhand wel voor iedereen binnen de I..C..T wereld duidelijk zijn.
Belangrijker is die waarde te kunnen benadrukken richting MT's, besturen en de werkvloeren die zich in de regel niet met de secundaire werkprocessen van IM bezig houden.
Ophouden dus de automatiseringwereld (T)te verwijten geen verstand te hebben van archivistiek, ophouden dus de archivistieke wereld (I)te verwijten geen verstand te hebben van automatisering....hokjes afbreken en simpelweg beginnen elkaars taakvelden in goed overleg te gaan verkennen om zo samen te gaan overtuigen (C).
