zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
nieuws
 

IT op de werkvloer: vloek of zegen voor de productiviteit?

Ga slim om met de technologie en vermijd afleiding

18 oktober 2019 - Productiviteit. Het blijft een woord dat continu terugkomt; op uw werk, in functioneringsgesprekken, tijdens evaluaties en als u zelf kijkt naar hoe uw dag is verlopen. Hoeveel hebt u gedaan in die paar uur? En was het genoeg?

Met alle prikkels, van onder andere technologie, wil onze productiviteit nog wel eens te wensen over laten. En nu uit onderzoek van Workfront, ‘The State of Work 2020’, blijkt dat 41 procent van de ondervraagden vindt dat IT vaker een belemmering dan een toegevoegde waarde is voor hun productiviteit, is het een uitdaging om op een juiste manier met IT op de werkvloer om te gaan.


Zo worden social media, de bergen e-mails en de talloze tools en programma’s als belemmerend ervaren. Maar toch kunnen specifieke IT-programma’s en handige tools ook rust en overzicht brengen. Xavier Biermez, Managing Director van Konica Minolta Business Solutions, deelt vijf praktische tips (en tools) om structuur aan te brengen in werk- en denkprocessen en productiviteit een boost te geven, zónder dat u daarin wordt belemmerd door IT. En een tipje van de sluier; het gaat niet om het verbannen van technologie, maar om de gebruikswijze ervan.

Tip 1: Structuur aanbrengen en organiseren
Door alle taken die we dagelijks moeten uitvoeren en de overload aan mails die we dagelijks ontvangen, willen we nog wel eens de structuur en het overzicht verliezen. Kies daarom voor handige tools zoals EverNote of OneNote: online systemen waarin alle ideeën, notities, belangrijke documenten en online knipsels opgeslagen kunnen worden. Vanuit dit overzicht kun u gemakkelijk een actie-document samenstellen dat gesynchroniseerd wordt met al u apparaten.
Als uw taken en verantwoordelijkheden vervolgens overzichtelijk zijn genoteerd, is het zaak om prioriteiten te stellen en het overzicht te behouden in de volgorde van werken. Daarom zijn er tools zoals Wunderlist. Online takenlijsten waar u, punt voor punt, u taken kunt afvinken en weg kunt werken.

Tip 2: Verbeter u focus en train u aandacht
Het behouden van focus, vooral in een kantoortuin of de ‘werkplek van de toekomst’, kan een uitdaging zijn. Maar, geen zorgen. Door het aanpassen van diverse slimme details kunt u uw focus al verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan geluid, kleur of licht. Het horen van rustgevende geluiden kan een positieve uitwerking hebben op onze productiviteit en concentratie. Daarom is er de app Noisli: een app waarmee u een eigen geluidenset kunt creëren om daarmee uw focus te verbeteren.
Naast het doorvoeren van kleine aanpassingen om u focus te verbeteren, kunt u ook aandacht trainen. Mindfulness-technieken kunnen hier van toegevoegde waarde zijn, evenals een geheugentrainer.

Tip 3: Overzicht in de mogelijkheden buiten u kantoor
Buiten kantoor werken of werken op een moment dat het u uitkomt helpt bij het verhogen van u productiviteit. Door flexibel te zijn (zowel u als uw werkgever) verminder u de afleidingen die u op kantoor ervaart daarmee ook uw dagelijkse stress, met als gevolg dat u vaak sneller en beter uw werk kan doen. De flexibiliteit om out of office te werken is al een belangrijke stap, maar wanneer u out of office bent moet u natuurlijk wel aan uw projecten kunnen werken en wáár u dat precies kunt doen (behalve thuis). Want meetings en afspraken gaan natuurlijk gewoon door, ook buiten de deur. Daarom zijn er tools zoals Work Hard Anywhere die u een overzicht geven van diverse kantoren, cafés en zakelijke meeting-locaties. Hierdoor kun u snel zien van welke meetingrooms of flexplekken u gebruik kunt maken.

Tip 4: Vermijd afleiding
Eén van de grootste afleidingen, zowel op kantoor als thuis, is het altijd online ‘moeten’ zijn. Het merendeel van de werkende mensen heeft het gevoel dat ze altijd bereikbaar moeten zijn, voor zowel hun collega’s als klanten. Het gevolg? Een overprikkeld brein, stress tijdens werk en in sommige gevallen zelfs de keuze om ontslag te nemen. Om dergelijke afleiding en overload aan prikkels te voorkomen zijn er apps die helpen om ‘stilte’ te creëren. Offtime, Flipd of Moment zijn hier goede voorbeelden van. Deze tools dempen u notificaties, of laten enkel notificaties zien die prioriteit hebben. Zo kunt u beter en langer focussen.

Tip 5: Ga slim om met de technologie
Technologie laat ons sneller, efficiënter en beter werken. Mits we er goed mee omgaan. Veel mensen zijn verslaafd geraakt aan notificaties, hun smartphone of het checken van het nieuws of mail. Op het moment dat u zich dat realiseert én leert hoe u goed met de technologie kan omgaan, zal het uw (werkende) leven verbeteren en merkt u vanzelf dat u stukken productiever wordt. Dit kunt u vaak doen door kleine, praktische en slimme aanpassingen in uw structuur. Zo checkt u bijvoorbeeld niet meer elke vijf minuten u mail, maar maximaal drie keer per dag, op vaste tijdstippen. Of leg uw telefoon in uw tas, in plaats van op uw bureau. Maar vooral: maak (slim!) gebruik van alle technologische oplossingen die nog zullen komen.
 

 
 Doorsturen   Reageer  

 

Laatste nieuws

 5G in de logistiek: voorbereiden op de toekomst
 Winnaars bekend van 2019 EMEA Convergence Client Awards
 Vriendschappen op het werk belangrijker dan salaris
 

Gerelateerde nieuwsitems

 Nederlandse bedrijven lopen achter in het implementeren van opkomende technologieën
 De future proof Assistant: proactief, een hoog denkniveau en self-empowerment
 Werknemers kijken uit naar vierdaagse werkweek door de komst van technologie
 Een op de drie werknemers vreest ontslag door AI en automatisering
 
 
reacties
 
Er zijn nog geen reacties.

REAGEREN

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
advertorial
Leer in 2 dagen ontspannen en overtuigend te presenteren
Spreekangst wordt ontrafeld en geëlimineerd. Ruim 14.000 professionals volgden eerder de 'Sneltraining ‘Spreken in het openbaar’ van Pieter Frijters. Rebels, open en ‘out of the box’. Kijk op Spreek.nl of bel 0182 631 232.
Lees verder
Meer dan 100 gratis checklists voor ondernemers. Op Brisk Magazine, internetmagazine voor ondernemers.
Geld opzijzetten voor later
reacties
Vrouwen voorop in de rum-sector (1) 
Betere werksfeer vermindert werkstress (1) 
Eerlijke collega’s belangrijk voor werkgeluk (1) 
Banner leidt opvallend vaak naar online zoekopdracht (1) 
Noorwegen populair onder camperaars (1) 
Dit kost een uur parkeren op de drukste luchthavens in Europa (1) 
De voordelen van content marketing (1) 
top10
Eerlijke collega’s belangrijk voor werkgeluk
Betere werksfeer vermindert werkstress
Zestigplusser is zich niet bewust van gevaren openbare wifi
Hoe meer energiebronnen, hoe kleiner de kans op uitval
Zo voorkomt u keuzestress
Een start-up managen: op het juiste moment de juiste prioriteit stellen
Aantal unieke vacatures in de zorg stijgt met twaalf procent
Vrouwen nemen slechts 16,9 procent van bestuursfuncties wereldwijd in
Secretaresses en andere supportprofessionals zijn opvallend loyaal
Ouderwets huishoudboekje nog steeds populair voor financiële administratie
meer top 10