7 augustus 2019 -
De organisatie gaat migreren naar een nieuwe ERP-omgeving. Dit is niet bepaald de meest gemakkelijke klus. Hoe zorgt u ervoor dat deze missie slaagt? Alexander Lethen, RVP BeNeLux bij Celonis, geeft drie tips.
1. Concentreer u op harde feiten
Een ERP-migratie is dé kans om uw processen eens grondig te herzien. Welke processen bestaan er binnen de organisatie? En hoe verlopen deze? In de praktijk ziet men dat ERP-managers voor het antwoord op deze vragen workshops en brainstormsessies organiseren. Dit is een goed initiatief als u meer betrokkenheid wil creëren, maar u moet niet vergeten dat de visie van een mens nogal subjectief is. Daarnaast is de kans groot dat bij face-to-face discussies medewerkers consensus willen bereiken en conflicten vermijden. De inspanning van de groep om overeenstemming te bereiken gaat dan ten koste van de waarheid. Juist als het gaat om zoiets cruciaals als bedrijfsprocessen, is een feitelijke weergave belangrijk. Dit resulteert in de eerste tip: analyseer processen op basis van feiten. Dit kan met behulp van process mining-technologie die data van bedrijfssystemen downloadt en deze grondig en nauwkeurig in realtime analyseert om objectieve inzichten in bedrijfsprocessen te geven, tot op ongeëvenaarde detailniveaus.
2. Leer van succesvolle business units
Vooral in grotere (internationale) organisaties bestaan er verschillende processen en werkwijzen naast elkaar, bijvoorbeeld in verschillende regio’s. De kans is groot dat deze processen niet allemaal even soepel verlopen. De ERP-migratie is het perfecte moment om de processen van verschillende business units te onderzoeken en te vergelijken. Waar zitten de pijnpunten? Wat is het succes van goedlopende processen? En hoe ziet het ideale proces eruit? Stel op basis van deze vragen het meest efficiënte proces in als standaard voor het nieuwe ERP-systeem. Werk zoveel mogelijk toe naar een uniforme aanpak voor vergelijkbare processen, zodat u kunt standaardiseren.
3. Test uw nieuwe ERP-aanpak
Om zeker te weten dat uw nieuwe proces gaat werken in de praktijk, kun u met process mining-technologie van tevoren uw nieuwe procesontwerp simuleren. Hierdoor ontdekt u mogelijke hiaten die u anders pas na de migratie zou hebben ontdekt. Door van tevoren goed te testen, kunt u de meeste verstoringen en problemen al oplossen voor de migratie daadwerkelijk plaatsvindt. Denk hierbij aan bandbreedteproblemen of een slechte samenwerking tussen uw netwerk en applicaties.
Is uw nieuwe werkwijze inmiddels in gebruik? Dan kunt umet behulp van realtime data-analyse uw procesprestaties monitoren wanneer u wil. Zo weet u of uw huidige proces in lijn ligt met het gewenste proces en hoeft uniet langer af te gaan op uw onderbuikgevoel. Wanneer blijkt dat het nog niet zo loopt als verwacht, dan kunt u gebruikers aanvullende training geven of de configuratie van het systeem verbeteren. Dankzij monitoring weet u namelijk precies waar het proces nog niet optimaal verloopt, en waarom.
