Vijf tips voor een efficiënte organisatie van eindejaars-events
26 oktober 2018 -
Het laatste kwartaal van het jaar kenmerkt zich door veel (interne) events, wat veel druk legt op HR-afdelingen die verantwoordelijk zijn voor deze events.
Daarom deelt Momice vijf tips voor een efficiënte organisatie van Sinterklaas-, Kerst- en nieuwjaarsevents.
"Wat de eindejaarsevents gemeen hebben, is dat er handigheden zijn om het handiger en vlotter te organiseren. Zo zorgt een slim uitnodigings- en registratieproces bijvoorbeeld voor meer aanmeldingen. Door de piek in events aan het einde van het jaar, worden die handigheden wel eens over het hoofd gezien. Daarom delen we graag deze vijf tips voor HR-afdelingen om efficiënter events te organiseren," aldus Rutger Bremer, oprichter van Momice.
1. Begin op tijd
De voorbereiding van eindejaarsevents valt in de drukste periode van het jaar. Niet alleen op het werk is het een drukke tijd, maar ook de privé-agenda van veel mensen raakt snel vol. Begin daarom op tijd met het versturen van uitnodigingen, zodat mensen ruimte kunnen vrijhouden in hun agenda.
2. Formuleer duidelijke doelen
Bedenk wat het uiteindelijke doel is om een kerstdiner of nieuwjaarsborrel te organiseren. Hierbij kunnen zowel harde (zoals opkomst en waardering) als zachte doelstellingen (zoals de betrokkenheid of inhoud) een rol spelen. Bedenk vervolgens hoe u deze doelen gaat meten.
3. Slimme communicatie & registratie
Leg in de uitnodiging duidelijk uit waarom u wilt dat mensen komen. Maak duidelijk wie ze mogen meenemen en hoe die introducees zich kunnen registreren. Bedenk wat u wilt weten van collega’s (zoals dieetwensen) en verwerk deze vragen in het registratieformulier. Zorg er daarbij voor dat alles er feestelijk en aantrekkelijk uitziet, zodat collega’s zin in het event krijgen.
4. Check uw deelnemers digitaal in
Eindejaarsevents zijn feestelijke gebeurtenissen, maar hebben wel een bepaald doel. Door je medewerkers digitaal in te checken op de dag van het event, weet u precies wie er aanwezig was. Scan de e-tickets van de deelnemers of bedenk een meer creatieve oplossing: het klaarleggen van een kersttrui of andere attentie voor iedere medewerker maakt het bijvoorbeeld veel feestelijker
5. Evalueer
Wanneer u weet wie aanwezig was op het eindejaarsevent, kunt u de aanwezigen eenvoudig een enquête sturen en er zo achter komen wat zij ervan vonden. Dit kan een goed moment zijn om het algemene sentiment onder de medewerkers te polsen - ook als u ze gemist hebt op het event. Enquêtes leveren waardevolle informatie op voor volgend jaar.
