26 oktober 2016 -
Inkopend Nederland heeft het niet makkelijk, zo blijkt uit onderzoek in opdracht van Manutan. Inkopers zijn betrokken, willen alles goed doen, hebben een groot verantwoordelijkheidsgevoel en willen vooral de controle houden.
Aan de andere kant kost het hele inkoopproces ze veel te veel tijd. Automatisering of het uit handen geven van verantwoordelijkheden lijken oplossingen, maar daar wordt heel wisselend over gedacht. Volgens Stephane Arkenbout, commercieel directeur bij Manutan, ligt de sleutel in balans.
De grootste ergernissen die inkopers hebben over het inkoopproces zijn achtereenvolgens: de hoeveelheid tijd die het kost (16,1 procent), het balanceren met de voorraad (14,9 procent) en de rompslomp (14,0 procent). Een gemiddelde inkoper besteedt zo’n zeven uur per week aan het inkopen van bedrijfsbenodigdheden. Een lead buyer, eindverantwoordelijk voor inkoop bij bedrijven met meer dan 50 werknemers, is daar wekelijks zelfs achttien uur aan kwijt.
Medewerkers laten bestellen – ik dacht het niet
Eén mogelijke oplossing is om, binnen duidelijke kaders, collega’s helemaal zelf te laten bestellen. Toch is slechts 2,8 procent van de inkopers het hier mee eens. Arkenbout: "Ik kan me voorstellen dat inkopers óf bang zijn de controle op het bestelproces te verliezen, óf bang zijn dat het extra rompslomp oplevert." Zo wordt ‘gezeur van collega’s over bestellingen’ als een van de belangrijkste ergernissen genoemd.
Automatisering wordt juist toegejuicht
Volgens de ruim duizend ondervraagde inkoopverantwoordelijken wordt automatisering wel positief ontvangen. Liefst 35 procent is er een voorstander van, ongeveer twee keer zo veel als het aantal tegenstanders (zeventien procent). "Hoe meer er geautomatiseerd wordt, des te meer tijd ik kan besteden aan belangrijker zaken," zeggen zij letterlijk.
Controle, zónder rompslomp
Volgens Arkenbout ligt de sleutel in balans: "Een goede leverancier kan het bestelproces zó inrichten dat u met een autorisatiesysteem als inkoper volledige controle houdt, maar toch niet alles zelf hoeft te doen. U hoeft niet alles uit handen te geven, maar kunt wel zorgen dat u meer tijd hebt voor de belangrijker dingen, zoals het uitonderhandelen van grote contracten. Denk ook aan e-procurement en e-facturatie. We hebben ontdekt dat dit soort tools helpen wel 40 procent op de proceskosten te besparen. Voornamelijk tijd. Bovendien kan een goede leverancier de voorraad (mee) beheren, of de inkoper helpen om vooruit te denken en te voorspellen, bijvoorbeeld voor specifieke inkopen voor ieder seizoen. Of denk aan maatwerk, complete inrichting. De mogelijkheden zijn legio."
