'Houd uw organisatie eens wat vaker een spiegel voor'
15 februari 2016 -
HR Analytics was lange tijd abracadabra voor HR-professionals maar staat nu zowaar op de zevende plaats van hun prioriteitenlijstje. Dit blijkt uit de jaarlijkse peiling uitgevoerd door adviesbureau Berenschot.
Zou het dan eindelijk bij deze professionals doorgedrongen zijn dat het correct analyseren van hun personeelsdata van onschatbare waarde is voor hun organisatie? Of had dit item eigenlijk nog een paar plekjes hoger op de prioriteitenladder moeten staan? Michel Kerkdijk, Sales Representative bij Unit4, deelt in dit artikel zijn visie waarom een blik in de spiegel juist geruststellend kan zijn.
Cijfers
In tegenstelling tot hun financiële collega’s zijn HR-professionals minder gericht op cijfers. Cijfers zijn weliswaar nodig om zaken beter te kunnen duiden maar de interpretatie van de complete cijferbrij is knap lastig en tijdrovend. Daarom laten veel HR-professionals diepgaande analyses het liefst links liggen, er zijn immers genoeg andere prioriteiten te bedenken.
Vragen vanuit het management
Helaas vraagt het overige management wel om cijfers omdat hieruit te lezen valt hoe het daadwerkelijk met de organisatie gaat. Hoe hoog is het verzuim? Wat is de verdeling per functie, per geslacht, per regio? Wat zijn de kosten van het verzuim per afdeling en functie? Wat zijn de kosten van gederfde inkomsten door verzuim? Wat is het effect van het verzuimbeleid uitgedrukt in euro’s? Dit soort vragen. Daar wil het management antwoord op en als HR-professional moet je deze informatie snel leveren want u bent tenslotte een ‘business partner’ van de directie. Toch?
"Een HR-manager beweerde laatst stelling van wel, maar cijfers analyseren was niet echt zijn, erkende hij," zegt Kerkdijk. "De manager vertelde daarna dat software hem vaak niet ondersteunt in het beantwoorden van het spervuur aan vragen. Hij kon informatie zeer moeizaam uit het systeem halen en als hij dan de cijfers boven water had, kwamen er vervolgvragen waardoor hij weer opnieuw in de cijfers moest duiken."
Oplossing
Dit klinkt wellicht bekend in de oren bij meerdere managers, maar Kerkdijk kent de oplossing. Kerkdijk: "Zou het niet fijn zijn als u de organisatie een spiegel kon voorhouden, zodat ze de voor haar essentiële informatie op een zelfgekozen tijdstip kan raadplegen. Stuurinformatie aanbieden waarmee het management direct zelf kan reageren op de actuele situatie en de juiste beslissingen kan nemen in plaats van op u wachten?"
Smoesjes om het niet te doen
Hoewel deze oplossing relatief eenvoudig lijkt, krijgt Kerkdijk regelmatig allerlei excuses te horen van HR-managers waarom dit niet zou lukken. "Het maken van ad-hoc analyses en uitgebreide managementrapportages zou veel te veel tijd in beslag nemen. Smoesjes, noem ik dat. Dit zijn alleen maar uitvluchten omdat je het interpreteren van de HR-cijfers het liefst niet uit handen geeft. Wellicht ben ik te hard in mijn oordeel want, eerlijk is eerlijk, uit het onderzoek van Berenschot blijkt wel dat HR Analytics met stip in je top tien van hun prioriteitenlijst is gekomen."
Hype
Vijf jaar geleden leek HR Analytics een hype. De goeroes schreven lijvige epistels over alle voordelen, maar hoe HR-managers (met een cijferfobie) er mee aan de slag konden gaan, werd er niet bij verteld. Met traditionele business intelligence oplossingen kunnen weinig HR-professionals uit de voeten, omdat die veel expertise vereisen. Uiteindelijk moet vaak de IT-afdeling worden ingeschakeld om de rapportages te maken. Komen er vervolgvragen, dan is het opnieuw IT die hulp moet bieden. Kerkdijk: "Dat vindt niemand leuk en daarom is de daadwerkelijke toepassing van HR Analytics nog beperkt."
Dat is niet alleen jammer, maar ook onnodig, want er zijn wel degelijk oplossingen beschikbaar die door gebruik te maken van de juiste technologie snel inzetbaar zijn. Oplossingen die de eindgebruikers na één dag training inzicht geven in data die te lang verborgen was en dat zonder dat de integriteit van de data wordt aangetast.
Het gaat verder dan Excel
"Een HR-manager vertelde me dat dit ook met Excel zou kunnen en daar heeft hij gelijk in, maar de bron blijft Excel. Data uit het bronsysteem wordt geëxporteerd naar Excel op een individuele pc of laptop. Vervolgens worden analyses en formules gemaakt en wordt er een per ongeluk fout gemaakt, dan klopt meteen de informatie niet meer op het scherm. Een ander probleem is dat de data op verschillende informatiedragers staat en dat is niet veilig," zegt Kerkdijk.
Met moderne tools is snel informatie uit omvangrijke systemen te halen en die data is eenvoudig te analyseren, waardoor managers beter kunnen sturen. Het kan dan bijvoorbeeld gaan over het salarissysteem of over verzuimfeiten die sneller zichtbaar zijn. Verrassingen zijn er dan niet meer bij. Maak gebruik van de kracht die deze oplossingen bieden zodat je zonder de hulp van IT of externe BI-consultants compleet helder krijgt wat er in de organisatie gebeurt. Een blik in de spiegel hoeft helemaal niet eng te zijn, het kan ook er ook voor zorgen dat u de mooiste in het land wordt.
