Snelle ontwikkeling van nieuwe generatie social software op de werkplek
10 april 2015 -
De markt voor social software op de werkplek wordt volwassen. Sinds de eerste producten in 2007 op de markt kwamen is de aandacht verschoven van interne communicatie naar samenwerking in teams.
Trends als flexibilisering van de arbeidsmarkt, Het Nieuwe Werken en de dagelijkse stortvloed aan e-mail creëren namelijk flinke uitdagingen voor managers. Een nieuwe generatie social software kan daarbij helpen, signaleert Darek Sikorski, managing partner van Protime. "Social software moet dan wel meer toegevoegde waarde bieden dan alleen een extra communicatiekanaal. Social software op de werkplek ondersteunt om samen te werken in teams, communities en netwerken, definieerde het internationale onderzoeksinstituut Gartner eind vorig jaar. Meestal zijn dit medewerkers onderling. Regelmatig vragen organisaties ook externe partijen als cliënten en leveranciers om mee te werken. Moderne social software moet dit veilig kunnen faciliteren," aldus Sikorski.
"Hoe houd ik overzicht zonder dat ik verdrink in e-mail? Hoe zorg ik dat flexibiliteit niet omslaat naar complexiteit? Hoe maak ik optimaal gebruik van expertise en talent? Dat zijn belangrijke vragen waar managers mee worstelen. De nieuwe generatie social software op de werkplek moet hierin tegemoet komen."
Vijf principes
De vergelijking met social media is snel gemaakt. Maar welke concepten van social media kunnen bijdragen aan effectief zakelijk gebruik? En welke moet je vermijden?
In haar recente whitepaper Social Software: Power & Pitfalls inventariseert Protime vijf ‘principes’ die je goed kunt toepassen binnen social software op de werkplek: tagging, timeline-interactie, in-the-cloud, crowdsourcing en teamsamenstelling.
Tagging - Vindbaarheid van informatie is cruciaal voor het succes van social software op de werkplek. Met ‘free-text tagging’ komt relevante informatie snel boven water.
Timeline-interactie – Weg met e-mail. In professionele teams blijkt communicatie met berichten of ‘posts’ op een gezamenlijke tijdlijn veel effectiever en efficiënter.
Groepeer daarom liever alle informatie, communicatie en werkzaamheden per proces of project op één virtuele werkplek.
Altijd en overal - Social software op de werkplek moet in de cloud. Zo kunnen teamleden altijd op het platform, ongeacht het tijdstip, hun locatie of device.
Samenstelling teams – Medewerkers kunnen hun kennis, ervaring, vaardigheden en passies vastleggen in hun persoonlijke profiel. Zo kunnen managers eenvoudig teams samenstellen van complementaire en betrokken medewerkers.
Crowdsourcing – Met social software kunnen organisaties medewerkers faciliteren vrijwillig een klein deel van hun tijd te investeren in projecten van collega’s die hun specifieke kennis en vaardigheden nodig hebben. Dit zelfsturende karakter kan autonomie, creativiteit en innovatiekracht bevorderen.
Accountability
Verreweg de belangrijkste functie van de nieuwe generatie software is echter dat medewerkers ‘ownership’ tonen voor concrete activiteiten. Darek Sikorski: "Met name voor werkgevers van kenniswerkers is het tegenwoordig niet zo relevant om te weten wanneer en waar een medewerker werkt; het draait steeds meer om wát hij doet. Welke toegevoerde waarde heeft een medewerker? In hoeverre draagt hij bij aan bedrijfsdoelstellingen? Hoe kan ik 24/7 zien wanneer iemand vastloopt zodat ik hem kan ondersteunen?" Als u output wilt, hebt u behoefte aan een tool waarmee u als manager kunt sturen op competenties en doelstellingen, concludeert het softwarebedrijf.
Sterktes en passies
Daarom ontwikkelt de nieuwe generatie social software op de werkplek zich volgens Sikorski richting een integrale online oplossing voor business planning, competentiemanagement, projectmanagement en horizontale ('cross-functionele’) samenwerking. "Diezelfde oplossing moet medewerkers in teamverband voldoende autonomie geven, zodat ze hun sterktes en passies op de juiste plaats en juiste manier kunnen inzetten voor de organisatie."
