zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
nieuws
 

Slordig informatiebeleid is troef in de Cloud en op social media

2 maart 2015 - Het zakelijk gebruik van samenwerkingsplatforms in de Cloud en het gebruik van digitale communicatiekanalen met chats, tweets en sms-jes, groeit uiterst snel. Iron Mountain waarschuwt voor de juridische consequenties en informatierisico´s en geeft tips.

E-mail, klantbeheergegevens en webcontent worden inmiddels serieus genomen. Maar het ontbreekt aan echt integraal informatieveiligheidsbeleid dat ook de Cloud en sociale media omvat. Uit onderzoek van AIIM en Iron Mountain blijkt dat één op de drie organisaties geen verantwoordelijke heeft voor het begeleiden en monitoren van:


- gedeelde cloud-informatie (33 procent)
- inhoud van chat-boodschappen (39 procent)
- mobiele WhatsApp en sms-communicatie (32 procent)
- communicatie via sociale media, zoals LinkedIn, Twitter en Facebook (28 procent)Met grote risico´s als juridische consequenties, datadiefstal, datalekken en reputatieschade tot gevolg.

Informatiestromen reguleren
Uit het onderzoek blijkt dat bijna één op de tien organisaties er zelfs nog niet in slaagt om breed ingeburgerde informatiesoorten en -stromen, zoals e-mail, klantgegevens en openbare websitecontent goed te reguleren.
 
Officiële communicatie
Nieuwe media zoals LinkedIn, Twitter en Facebook, worden inmiddels tot officiële communicatie gerekend. En informatie op hosting-locaties, of ´in de cloud´, vallen gewoon onder de zorgplicht van de eigenaar. Dat betekent dat al deze informatie net zoals communicatie op papier, via e-mail of in de gegevensbestanden moet worden beschermd, en onder de juridische verantwoordelijkheid valt. Aan een tweet kunnen rechten worden ontleend. En op WhatsApp-jes zit een bewaartermijn. Een klantdocument in DropBox, valt onder de bescherming van persoonsgegevens.

Veel en veelsoortig
De verspreiding van grote hoeveelheden veelsoortige informatie gebeurt vooral via nieuwe media, blijkt uit het onderzoek. Vorig jaar werden er per medewerker gemiddeld 121 e-mails per dag verstuurd en ontvangen. Daarnaast worden er door Europese bedrijven gemiddeld zo´n 37 verschillende document-verspreidingsdiensten en 125 samenwerkingsplatforms gebruikt. Zo gebruiken wereldwijd 25 miljoen maandelijkse gebruikers het Nederlandse WeTransfer. En gebruiken vier miljoen bedrijven Dropbox om informatie met anderen te delen.
 
Integraal beleid
Iron Mountain hamert op uitbreiding van het integrale informatieveiligheidsbeleid.
"Het integrale informatieveiligheidsbeleid moet net zo strikt worden toegepast op gegevens die via de nieuwste digitale kanalen worden verspreid, als op informatie die wordt verspreid via de gevestigde digitale en traditionele communicatiekanalen," zegt Sue Trombley, Managing Director in Professional Services van Iron Mountain. "Voor bedrijven is het de uitdaging te bepalen welke van de vele en veelsoortige berichten of bestanden belangrijke informatie bevatten en welke bewaartermijnen hierop van toepassing zijn. Let wel: geen actie ondernemen is geen optie. De wetten en regels zijn van toepassing. Daarnaast lopen organisaties grote reputatierisico´s en staat waardevolle informatie bloot aan het risico op verlies en diefstal."
 
Zevenpunts controlelijst
Iron Mountain en AIIM bevelen in hun rapport een zevenpunts controlelijst aan om te zorgen voor een gedegen integraal informatieveiligheidsbeleid en om risico´s op datadiefstal, dataverlies en reputatieschade te voorkomen. 
  • Wijs informatieverantwoordelijken aan voor records- en informatiemanagement, zoals de ICT-, de juridische,  de marketing- of de afdeling personeelszaken
  • Categoriseer en prioriteer de informatie en richt het beleid op informatie met hoge prioriteit, gevoeligheden en vertrouwelijkheden
  • Zorg voor monitorings-, bewaartermijnen- en verwijderingsbeleid – en voer dat nauwgezet
  • Automatiseer het bewaar- en verwijderingsbeleid
  • Implementeer een ECM / ERM-systeem (Enterprise Content Management / Enterprise Records Management) dat een einde maakt aan het informeel online delen van documenten
  • Formuleer helder beleid en communiceer dit duidelijk en herhaaldelijk naar medewerkers
  • Overweeg de zorg uit handen te geven en databeheer en -opslag uit te besteden
  •  
     Doorsturen   Reageer  

     

    Laatste nieuws

     De future proof Assistant: proactief, een hoog denkniveau en self-empowerment
     Vakantieperiode? Collega’s staan er alleen voor
     Werknemers kijken uit naar vierdaagse werkweek door de komst van technologie
     

    Gerelateerde nieuwsitems

     Nederland aan kop bij adoptie hybride clouds
     Waarom maatwerk IT zijn beste tijd heeft gehad
     Economische impact van datalekken bijna verdrievoudigd
     Gevaar Bring Your Own Cloud is niet op vakantie
     
     
    reacties
     
    Er zijn nog geen reacties.

    REAGEREN

    Naam:
    Emailadres:
    URL: (niet verplicht) http:// 
     
    Reactie/Opmerking:
    Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
     
    Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
    advertorial
    Leer in 2 dagen ontspannen en overtuigend te presenteren
    Spreekangst wordt ontrafeld en geëlimineerd. Ruim 14.000 professionals volgden eerder de 'Sneltraining ‘Spreken in het openbaar’ van Pieter Frijters. Rebels, open en ‘out of the box’. Kijk op Spreek.nl of bel 0182 631 232.
    Lees verder
    Meer dan 100 gratis checklists voor ondernemers. Op Brisk Magazine, internetmagazine voor ondernemers.
    Werkstress: voorkomen is beter dan een burn-out!
    De veiligheidseisen in jouw magazijn
    reacties
    De kracht van stilte (1) 
    Kan IT de populariteit van Virtual Reality bijhouden?  (2) 
    Hostingbranche ziet public cloud niet als bedreiging (1) 
    Drie manieren om te beleggen voor uw pensioen (1) 
    Organisaties wapenen zich steeds beter tegen aanvallen met bots en scrapers  (1) 
    Huisdierbezit populair (1) 
    Consumenten nog niet overtuigd van de voordelen van Artificial Intelligence  (1) 
    advertorial
    Doe niet zo moeilijk, De kunst van het relativeren
    Zorgeloos leven en werken betekent niet dat je geen zorgen meer hebt, maar je maakt je alleen niet meer zo’n zorgenWeten hoe? Lees het inspirerende boek van Frank van Marwijk: Doe niet zo moeilijk, De kunst van het relativeren. Bestel het nu!
    Lees verder
    top10
    Freelancen en zzp’en minst populair onder Nederlanders
    Zeven toffe producten die het milieu een handje helpen
    Wat leert Maarten van der Weijden ons over doelen stellen?
    Vakantieperiode? Collega’s staan er alleen voor
    Dit moet elke manager weten over threat intelligence
    5G-opname nog sneller dan verwacht
    Bedrijven worstelen met veiligheid nieuwe technologie
    Nederlander maakt zich meer zorgen om digitale veiligheid
    Zeven procent van de werkenden wil minder uren werken
    Tien MVO-managers op de shortlist voor titel ‘MVO Manager van het Jaar 2019’
    meer top 10