zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
nieuws
 

Slordig informatiebeleid is troef in de Cloud en op social media

2 maart 2015 - Het zakelijk gebruik van samenwerkingsplatforms in de Cloud en het gebruik van digitale communicatiekanalen met chats, tweets en sms-jes, groeit uiterst snel. Iron Mountain waarschuwt voor de juridische consequenties en informatierisico´s en geeft tips.

E-mail, klantbeheergegevens en webcontent worden inmiddels serieus genomen. Maar het ontbreekt aan echt integraal informatieveiligheidsbeleid dat ook de Cloud en sociale media omvat. Uit onderzoek van AIIM en Iron Mountain blijkt dat één op de drie organisaties geen verantwoordelijke heeft voor het begeleiden en monitoren van:


- gedeelde cloud-informatie (33 procent)
- inhoud van chat-boodschappen (39 procent)
- mobiele WhatsApp en sms-communicatie (32 procent)
- communicatie via sociale media, zoals LinkedIn, Twitter en Facebook (28 procent)Met grote risico´s als juridische consequenties, datadiefstal, datalekken en reputatieschade tot gevolg.

Informatiestromen reguleren
Uit het onderzoek blijkt dat bijna één op de tien organisaties er zelfs nog niet in slaagt om breed ingeburgerde informatiesoorten en -stromen, zoals e-mail, klantgegevens en openbare websitecontent goed te reguleren.
 
Officiële communicatie
Nieuwe media zoals LinkedIn, Twitter en Facebook, worden inmiddels tot officiële communicatie gerekend. En informatie op hosting-locaties, of ´in de cloud´, vallen gewoon onder de zorgplicht van de eigenaar. Dat betekent dat al deze informatie net zoals communicatie op papier, via e-mail of in de gegevensbestanden moet worden beschermd, en onder de juridische verantwoordelijkheid valt. Aan een tweet kunnen rechten worden ontleend. En op WhatsApp-jes zit een bewaartermijn. Een klantdocument in DropBox, valt onder de bescherming van persoonsgegevens.

Veel en veelsoortig
De verspreiding van grote hoeveelheden veelsoortige informatie gebeurt vooral via nieuwe media, blijkt uit het onderzoek. Vorig jaar werden er per medewerker gemiddeld 121 e-mails per dag verstuurd en ontvangen. Daarnaast worden er door Europese bedrijven gemiddeld zo´n 37 verschillende document-verspreidingsdiensten en 125 samenwerkingsplatforms gebruikt. Zo gebruiken wereldwijd 25 miljoen maandelijkse gebruikers het Nederlandse WeTransfer. En gebruiken vier miljoen bedrijven Dropbox om informatie met anderen te delen.
 
Integraal beleid
Iron Mountain hamert op uitbreiding van het integrale informatieveiligheidsbeleid.
"Het integrale informatieveiligheidsbeleid moet net zo strikt worden toegepast op gegevens die via de nieuwste digitale kanalen worden verspreid, als op informatie die wordt verspreid via de gevestigde digitale en traditionele communicatiekanalen," zegt Sue Trombley, Managing Director in Professional Services van Iron Mountain. "Voor bedrijven is het de uitdaging te bepalen welke van de vele en veelsoortige berichten of bestanden belangrijke informatie bevatten en welke bewaartermijnen hierop van toepassing zijn. Let wel: geen actie ondernemen is geen optie. De wetten en regels zijn van toepassing. Daarnaast lopen organisaties grote reputatierisico´s en staat waardevolle informatie bloot aan het risico op verlies en diefstal."
 
Zevenpunts controlelijst
Iron Mountain en AIIM bevelen in hun rapport een zevenpunts controlelijst aan om te zorgen voor een gedegen integraal informatieveiligheidsbeleid en om risico´s op datadiefstal, dataverlies en reputatieschade te voorkomen. 
  • Wijs informatieverantwoordelijken aan voor records- en informatiemanagement, zoals de ICT-, de juridische,  de marketing- of de afdeling personeelszaken
  • Categoriseer en prioriteer de informatie en richt het beleid op informatie met hoge prioriteit, gevoeligheden en vertrouwelijkheden
  • Zorg voor monitorings-, bewaartermijnen- en verwijderingsbeleid – en voer dat nauwgezet
  • Automatiseer het bewaar- en verwijderingsbeleid
  • Implementeer een ECM / ERM-systeem (Enterprise Content Management / Enterprise Records Management) dat een einde maakt aan het informeel online delen van documenten
  • Formuleer helder beleid en communiceer dit duidelijk en herhaaldelijk naar medewerkers
  • Overweeg de zorg uit handen te geven en databeheer en -opslag uit te besteden
  •  
     Doorsturen   Reageer  

     

    Laatste nieuws

     Een op de vier bedrijven niet bezig met klimaat en duurzaamheid
     Gen-Z’ers en Millennials zouden van baan veranderen voor bedrijf dat beter aansluit bij waarden
     Duurzaamheidsmanagement steeds belangrijker voor moderne bedrijven
     

    Gerelateerde nieuwsitems

     Nederland aan kop bij adoptie hybride clouds
     Waarom maatwerk IT zijn beste tijd heeft gehad
     Economische impact van datalekken bijna verdrievoudigd
     Gevaar Bring Your Own Cloud is niet op vakantie
     
     
    reacties
     
    Er zijn nog geen reacties.

    REAGEREN

    Naam:
    Emailadres:
    URL: (niet verplicht) http:// 
     
    Reactie/Opmerking:
    Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
     
    Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
    Pas op met het snijden in de kosten als ondernemer
    reacties
    Top tien arbeidsmarktontwikkelingen 2022 (1) 
    ‘Ben jij een workaholic?’ (1) 
    Een op de vier bedrijven niet bezig met klimaat en duurzaamheid (3) 
    Eén op zeven Nederlanders staat niet achter aanbod van hun organisatie  (1) 
    Drie manieren om te reageren op onterechte kritiek (1) 
    Een cyber-survivalgids voor managers: hoe ga je om met cyberaanvallen?  (1) 
    Mind your data (1) 
    top10