zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
nieuws
 

De vijf belangrijkste voordelen van papierloze werkprocessen

10 april 2014 - Het papierloze kantoor is nog verreweg van een realiteit, blijkt uit een onderzoek uitgevoerd door AIIM. Het onderzoek onderschrijft dat organisaties er nog lang niet zijn als het gaat om het digitaliseren van papier-gedreven processen.

Organisaties hebben dagelijks honderden documenten te verwerken en dit worden er alsmaar meer. De processen rondom het sorteren en classificeren van de documenten blijft een opgave voor organisaties, maar ze worstelen nog het meest met het onttrekken van de cruciale informatie voor de business uit alle documenten. Maar liefst 74 procent van de ondervraagden gaf aan dat hun organisatie baat zou hebben bij papierloze werkwijzen.



Vijf voordelen
Door het digitaliseren van content, wordt veel informatie veilig gesteld. Tevens kan het zakelijk processen optimaliseren, doordat meer waardevolle informatie geanalyseerd kan worden. Er zijn veel voordelen die lang niet alle organisaties ontdekt hebben. Perceptive Software zet de belangrijkste op een rij:

1. Voorkom fouten door menselijk handelen
Geautomatiseerde werkprocessen zorgen ervoor dat organisaties documenten kunnen verwerken, zonder tussenkomst van medewerkers. Fouten door menselijk handelen worden hierdoor voorkomen, waardoor er geen kosten gemaakt hoeven worden om deze fouten te herstellen.

2. Versnel de verwerkingstijd
De snelheid van het verwerken van documenten wordt aanzienlijk verhoogd. Klantorders kunnen bijvoorbeeld direct worden verwerkt, waardoor ze sneller omgezet kunnen worden naar inkomsten voor het bedrijf. Bovendien houden medewerkers op deze manier meer tijd over om zich te richten op bedrijfskritische taken wat de business eveneens ten goede komt.

3. Altijd toegang tot documenten
Cloud-gebaseerde Intelligent Data Capture-oplossingen bieden het voordeel dat medewerkers altijd en eenvoudig toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben, vanaf welk apparaat of locatie dan ook.

4. Verhoog de veiligheid
De juiste informatie wordt direct naar de desbetreffende, bevoegde medewerker gestuurd in een afgeschermde omgeving. Documenten worden veilig opgeslagen en de kans op het verliezen van documenten is vrijwel nihil. Dit is met name belangrijk voor financiële afdelingen die dagelijks te maken hebben met vertrouwelijke informatie en strenge regelgeving omtrent gevoelige informatie zoals bankgegevens.

5. Bescherm de reputatie
Een sterke reputatie is de belangrijkste bezit van een organisatie en reputatieschade kan dan ook desastreus zijn voor het voortbestaan van iedere organisatie. Door processen te digitaliseren zijn bedrijven in staat om de kwaliteit en snelheid van de verwerking van informatie te waarborgen, zonder dat ze het risico lopen op blijvende schade door foutief menselijk handelen.

Intelligent Data Capture-oplossing
Volgens Perceptive Software biedt een Intelligent Data Capture-oplossing uitkomst. Hiermee zijn organisaties in staat om gescande documenten automatisch te classificeren op basis van hun inhoud. Bedrijven kunnen dergelijke oplossingen inzetten om ongestructureerde of semigestructureerde documenten, zoals facturen, orders en brieven, te sorteren op basis van hun inhoud. Documenten worden automatisch gecheckt op context, gevalideerd, gereconcilieerd en doorgestuurd naar de juiste bedrijfsapplicaties om verwerkt te worden. 

Patroonherkenningstechnieken
Door de geavanceerde patroonherkenningstechnieken die werken zoals het menselijk brein, is het niet nodig om op basis van templates of vooraf ingestelde regels data te onttrekken. Een Intelligent Data Capture-oplossing kan op basis van een paar voorbeelddocumenten getraind worden om de informatie te verwerken, onafhankelijk van het format. Optical Character Recognition (OCR)-technologie wordt gebruikt om documenten te classificeren, de belangrijkste data te onttrekken en te valideren om ze daarna te exporteren. De belangrijkste gegevens op een factuur worden bijvoorbeeld automatisch naar het financieel management systeem gestuurd en personeelsgegevens stromen automatisch door naar het ERP-systeem.
"Ondanks de overduidelijke voordelen, zijn er nog teveel bedrijven die flink achterlopen doordat ze voor hun dagelijkse processen gebruikmaken van hard-copy documentatie," stelt Christina Bowe van Perceptive Software. "Sommige bedrijven zijn bang dat het digitaliseren van hun postkamer te gecompliceerd is, terwijl dit uitbesteed kan worden aan vakkundige bedrijven. Deze bedrijven weten hoe ze om moeten gaan met ingewikkelde uitdagingen om een digitale postkamer op te zetten. Op deze manier hebben bedrijven wel de voordelen, maar niet de lasten."

 
 Doorsturen   1 reactie  

 

Laatste nieuws

 Nederlandse arbeidsmarkt kent aankomend kwartaal grootste stijging werkgelegenheid sinds 2003
 Groeipijnen en structurele onzekerheden zetten rem op economisch herstel
 Werkgever verwacht herfst vol verzuim
 

Gerelateerde nieuwsitems

 Duitser gek op papier, Nederlander wil liever digitaal
 Nederlandse kantoren milieuvriendelijker dan Duitse?
 Trend: online samenwerken op tablet of mobiel
 ´Het Papierloze Kantoor´ puilt uit van het papier
 
 
reacties
 
Ad de Beer  |   | 
10-04-2014
 | 
09:22 uur
Wij van WC eend....
Ad 1. De belastingdienst laat steeds weer zien dat software zeker zoveel fouten maakt als mensen. Sterker nog, mensen zien fouten wel. Een ander voorbeeld is natuurlijk het UWV, die ook fout op blunder stapelen dankzij de automatisering.
Hier mee is automatisch punt 5, reputatieschade van deze advertentie onderuit gehaald. Talloze bedrijven leiden juist door software reputatieschade.
Natuurlijk hebben digitale systemen voordelen, grote voordelen zelfs, maar ze kunnen (nog steeds) de mens niet vervangen.
Overigens vind ik het stuitend en niet passen bij MoL om dit soort reclames als artikelen te plaatsen. De mediacode 2014 wordt hiermee overtreden.

REAGEREN

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
E-learning laten ontwikkelen? Let op deze tips!
reacties
Vijf actiepunten voor een geavanceerde data-analytics-strategie voor de toekomst (1) 
Zo toegankelijk zijn websites waar je belangrijke zaken regelt (1) 
Young Professionals ervaren steeds meer stress (1) 
Twee na grootste stijging werkgelegenheid ooit  (1) 
Nederlanders meest gierig: consumenten betalen steeds minder voor verzending (1) 
Een compromis tussen werk en levensgeluk? Nee, bedankt! (1) 
Bedrijven kunnen veel winnen door klant te verrassen met hun service (1) 
top10
Jongeren zouden overheidsgeld voornamelijk besteden aan betaalbare woningen
Werkgevers zien welzijn als topprioriteit bij terugkeer naar kantoor
Ruim zeventien procent meer arbeidsconflicten dan voor de pandemie
Nederlandse arbeidsmarkt kent aankomend kwartaal grootste stijging werkgelegenheid sinds 2003
Dat coachen is ook niet alles.
Investering van 200 miljoen euro voor fundament nieuw en innovatief onderzoek
Nederlanders maken zich zorgen over veiligheid elektronische handtekening
Nieuwe vorm van voorschotfraude met valse cryptoplatforms
Groeipijnen en structurele onzekerheden zetten rem op economisch herstel
Meerderheid bedrijven vreest gevolgen cyberaanval
meer top 10