12 juni 2013 -
‘Wat kost het? En wat levert het op?’ Zie hier. De twee meest gestelde vragen van organisaties die voor een investering staan. Of het nu de aankoop van een eenvoudige e-mail applicatie betreft of om de aanschaf van een compleet nieuw Enterprise Content Management systeem. Organisaties willen het baten-kosten verhaal weten. Ze willen inzicht hebben in de exacte kosten en precieze opbrengsten van een investering. En, wat ze zeker willen weten, is of de investering zichzelf terugbetaalt. Zowel in geldelijke opbrengsten als in tijd als in verbeterde efficiency.
Een investering die zichzelf binnen een jaar weet terug te verdienen, ondervindt over het algemeen weinig weerstand. Belangrijk uitgangspunt voor het opstellen van een return on investment (ROI) berekening is het KISS-principe: Keep It Short and Simple.
Goede ROI-berekening
"Veel projectmanagers vragen zich af of de mensen in hun team wel over de tools, opleiding en tijd beschikken om te komen tot een goede ROI-berekening. Simpel gezegd bereken je de ROI door de kosten van de investering af te trekken van de opbrengsten. De uitkomst deel je vervolgens door de kosten van de investering. Het resultaat wordt ter onderbouwing van een business case gebruikt. De ene keer betreft het de ROI van een compleet, nieuwe aankoop en de andere keer gaat het om een uitbreiding van een bestaand systeem. Maar wat de beweegreden van de berekening ook is, het moet besluitnemers aantonen dat de investering zich snel terugbetaalt en dat het besparingen blijft realiseren. "Sommige bedrijven zijn erg goed en relatief snel in het berekenen van de ROI. Zij hebben dit tot staande praktijk gemaakt bij belangrijke investeringen," zegt Wilfred de Jong, Regional Sales Manager bij Perceptive Software.
Begin aan het eind
Hij geeft een praktijkvoorbeeld. "Een groot vastgoedbedrijf wil de crediteurenadministratie in z’n totaliteit automatiseren. Vanzelfsprekend willen ze vooraf, zeker weten dat ze de juiste beslissing nemen. In tegenstelling tot andere organisaties begint dit bedrijf bij het gewenste eindresultaat. Aansluitend gaat men, aan de hand van gedetailleerde proces en ROI-eisen, op zoek naar software die bij hun berekeningen past. Eén blik op het boodschappenlijstje zorgt dat het merendeel van de applicaties meteen al afvalt. De software voldoet niet aan de criteria waarbij vooral het volume een groot struikelblok vormt. Vier oplossingen blijven over. Twee ECM- en twee pointsolutions. De pointsolutions zijn weliswaar een stuk goedkoper maar daarentegen erg beperkt in wat ze uiteindelijk kunnen. Ook zij vallen om die reden af," zegt De Jong.
De vier stappen
Op basis van het KISS-principe (Keep It Short and Simple) volgt het projectteam vier stappen om te komen tot een definitieve keuze.
1. De kosten van de implementatie, inclusief licenties, servers, training en consultants worden in kaart gebracht.
2. Wat zijn de duidelijk zichtbare besparingen?
3. Welke van deze besparingen kunnen ook daadwerkelijk worden gerealiseerd? Door de eenvoudige
aanpak kan 80 procent van het rekenwerk snel, eenvoudig en toch goed worden gedaan.
4. Het nemen van de uiteindelijke beslissing.
In dit geval wordt de voorkeur aan een systeem gegeven dat niet het goedkoopst, maar wel de hoogste en snelste ROI heeft. "Omdat het rapport aan de eindverantwoordelijken kort en simpel is en zich beperkt tot de in het oog springende besparingen en kosten, is goedkeuring een kort proces," constateert De Jong. "De vier stappen methodiek op basis van het KISS-principe doet wonderen; een rapport dat zich te buiten gaat aan diepzinnige bespiegelingen om daarmee de investering te rechtvaardigen, wekt over het algemeen wrevel en achterdocht bij de beslissers."
Pijnpunten en doorlooptijden
Een tweede praktijkvoorbeeld. Dit betreft een grote levens- en zorgverzekeraar. Bij dit bedrijf werkt men al enige jaren in een papierloze omgeving, waarbij papier-intensieve processen als declaraties en claimafhandeling zijn geautomatiseerd. Gesterkt door de goede ervaringen besluit men het systeem in de volle breedte van de organisatie uit te rollen. Een team besteedt 60 uur aan de ROI-analyse. Het vinden van harde besparingen is geen probleem: de meeste printers, inclusief onderhoud en papier, kunnen immers op non-actief worden gesteld. Het vinden van efficiencywinst is lastiger. De Jong: "Het projectteam besluit elk proces, apart te beschrijven. Dat houdt in dat de bestaande, huidige situatie en die van de toekomstige ECM-situatie, worden bekeken en geanalyseerd. Daarna bepaalt het team de gemiddelde doorlooptijd, zowel voor de oude als de nieuwe situatie. Belangrijkste les in deze: bepaal eerst de pijnpunten en doorlooptijden van de bestaande situatie! Achteraf is dit bijna niet meer te reconstrueren. Zo kan, op basis van harde metingen worden vastgesteld dat claims 7,5 procent sneller afgehandeld kunnen worden. Gelet op het volume is dit een aanzienlijke besparing, en dat op wat nog één van de meest eenvoudige processen is. Op het proces van verzekeringsaanvragen alleen al kon 44 procent worden bespaard! De processen zijn tenslotte niet alleen sneller, maar verlopen ook heel veel beter. Iets wat in de ROI ook erg goed is uit te drukken."
Uit deze voorbeelden uit de praktijk blijkt dat de nodige organisaties succesvol tot een juiste berekening van de ROI voor de aanschaf van een ECM-systeem komen. Door het KISS- principe toe te passen hebben projectteams en besluitnemers een goed en helder beeld om de juiste beslissing te kunnen nemen. Maar misschien nét zo belangrijk: het vergroot de kans op een positieve en snelle beslissing op de hogere niveaus in de organisatie aanzienlijk. De goedkeuring van een investering is hiermee sneller binnen handbereik.
