Verouderde werkmethoden staan doeltreffend werken in de weg
15 november 2012 -
Een recente studie die in opdracht van Ricoh is gedaan, toont aan dat Europese bedrijven het moeilijk hebben om het tempo van door technologie gestuurde veranderingen aan te houden. Maar liefst 82 procent van de werknemers van Europese bedrijven zegt dat de manier waarop ze werken gedateerd is en dat ze daardoor minder efficiënt en doeltreffend kunnen werken dan eigenlijk mogelijk is.
Dit heeft ongetwijfeld impact op de mogelijkheid om inkomsten te laten stijgen, winst te verhogen en klanten in de toekomst beter van dienst te zijn. Het rapport, deel drie van de Ricoh Document Governance Index 2012, uitgevoerd door Coleman Parkes Research in opdracht van Ricoh, geeft inzicht in hoe werknemers echt denken over de beste manieren om het hoofd te bieden aan de uitdagingen van vandaag de dag, met name het creëren van een meer geglobaliseerde en mobiele werkomgeving waar samenwerking centraal staat.
Controle en ondersteuning
Volgens de respondenten gaat het antwoord verder dan het louter implementeren van nieuwe technologieën en samenwerkingstools. Op de vraag wat het meest positieve effect zou hebben op de processen waarmee ze werken, verkiest amper één procent van de werknemers samenwerkingstools en zegt slechts vier procent dat meer investeringen in de nieuwste technologieën de juiste oplossing zijn. In plaats daarvan raden werknemers aan dat werkmethoden regelmatiger gecontroleerd worden en dat er meer ondersteuning van executives nodig is voor de controle op alle veranderingen aan de bedrijfskritieke documentprocessen, die aan de basis liggen van de afdelingen Finance, HR en Procurement.
Verschil in perceptie
De resultaten van het onderzoek wijzen ook op een duidelijk verschil in perceptie op executiveniveau en de realiteit die werknemers op de werkvloer ervaren. Meer dan 90 procent van C-level executives/directeuren zegt dat werknemers regelmatig om feedback wordt gevraagd en dat er voldoende training is bij de introductie van nieuwe hardware of software. Het is echter zo dat maar 77 procent van de werknemers aangeeft dat hun feedback wordt gevraagd voor en na de introductie van nieuwe technologie; bovendien zegt slechts 76 procent dat ze training hiervoor ontvangen.
Nieuwe processen
"Medewerkers zijn het kloppend hart van elke organisatie en werknemers doen een duidelijke oproep aan het senior management om meer grip te krijgen op de documentprocessen die hun dagelijkse functie ondersteunen. Zakelijke leiders zouden vertrouwd moeten zijn met de noodzaak van een proces voor change-management wanneer ze een nieuwe werkmethode introduceren, maar het blijkt dat in veel bedrijven over heel Europa dit zelden of nooit gebeurt. Het resultaat is dat werknemers zich buitengesloten voelen als er beslissingen worden genomen die een effect hebben op hun werkmethoden. Hierdoor riskeren bedrijven dat nieuwe investeringen niet optimaal benut worden," zegt Mark Boelhouwer, Director Strategy & Operations bij Ricoh Nederland. "Bedrijven moeten de kans grijpen om beter naar hun werknemers te luisteren en tijdens elke stap in het proces met hen te overleggen, zodat hun kennis en ervaring optimaal wordt benut. Het zijn de werknemers die iedere dag actief met documentprocessen werken. Daarom zijn net zij zo belangrijk en moeten van begin tot eind betrokken worden bij elke verbetering aan documentprocessen."
