Vergaderlocatie bepaalt sfeer en effectiviteit vergaderingen
17 februari 2012 -
Waar vergadert u? Heeft u een vaste vergaderlocatie? Zo ja: waarom heeft u voor deze ruimte gekozen? Carla van den Bos van vergaderendoejezo! gaat hieronder in op het onderwerp vergaderlocaties. Vaak is het 'waar' niet iets waar over nagedacht wordt. Als het een vaste plek is, is het een gegeven bij uw vergadering. Maar dat hoeft natuurlijk niet. Ook dit vergaderonderdeel kunt u veranderen en optimaliseren.
Als u geen vaste ruimte heeft dan regelt u een vergaderruimte. Vragen hierbij zijn: Hoe regelt u het? Moet u elke keer weer de ruimte reserveren? Zo ja: hoe ingewikkeld is dat? Kunt u het zelf? Of moet het via iemand anders? Gaat het via een digitaal systeem? Kan dat anders? Moet u elke keer zoeken naar een te gebruiken ruimte? Zijn er genoeg vergaderzalen? Of moet u snel zijn? Bedenk een slim systeem hiervoor.
Bevalt de locatie u? Zo ja: prima! Zo nee: heeft u andere mogelijkheden, die beter zullen bevallen? En als u 'ja' hierop antwoordt: regel het! Een goede vergaderlocatie verbetert de sfeer en daardoor vergadert u makkelijker. Heeft u geen andere mogelijkheden, probeer dan de vergaderruimte zo optimaal mogelijk te maken door de indeling van de tafels en de stoelen. Zorg voor goed licht en genoeg frisse lucht.
Sfeer
De locatie bepaalt deels de sfeer van de vergadering. De ruimte, het licht, de tafels, de stoelen zijn belangrijk. Ook is de akoestiek belangrijk. Een vergadering in een ruimte waar normaal met microfoons gewerkt, is zonder microfoons een holle ruimte die geluid absorbeert.
Frequentie
Dan blijven er nog een paar waarom-vragen over. Waarom vergadert u bijvoorbeeld met deze frequentie? De meeste vergaderingen vinden op vaste, regelmatig terugkerende tijdstippen plaats. U vergadert bijvoorbeeld elke maandagmorgen, elke donderdagmiddag of elke eerste woensdagavond van de maand. Hierbij is de vraag: waarom deze frequentie? Past dat bij wat er op de agenda staat? Of is het alleen omdat het altijd zo gaat? Als u op de laatste vraag 'ja' antwoordt, kijk dan eens of u minder kunt vergaderen en dan met meer inhoudelijke agendapunten.
Tijdstip
Veel vergaderingen zijn op vaste tijdstippen. Dat is handig, want dan kunnen mensen het goed onthouden. Maar waarom juist op bijvoorbeeld maandagochtend? Soms is dat omdat het goed past in de weekplanningen van alle deelnemers. Iedereen is op maandagochtend aanwezig en op de andere dagen wisselt het. Maar meestal is het toevallig. Als het toevallig is kijk dan met elkaar wat een ideaal tijdstip is. In dit artikel trok Express.be de volgende conclusies:
- Vroegeochtendvergaderingen worden gehaat, maar dat zal niemand verbazen.
- Tussen 10.00 en 11.00 's ochtends stijgt het aantal mensen dat vrij is om een vergadering bij te wonen significant.
- Na 15.00 uur daalt het aantal mensen dat beschikbaar is hard, dan zijn steeds meer mensen al vrij.
Het beste vergadertijdstip is dus 15.00 's middags.
Dit zal u verbazen en verrassen: De beste plek om te vergaderen is bij het vuur. Het liefst een kampvuur, een open haard kan ook volstaan. Het effect: meer aandacht en begrip voor elkaar, mentale modellen worden beter gedeeld, kwaliteit van het besluitvormingsproces neemt met sprongen toe. En dat is wetenschappelijk bewezen. Wij zijn gespecialiseerd in het faciliteren hiervan. Unieke plekken in Nederland, landhuizen, kastelen en vuurplaatsen.
Pauw Vianen
|
|
20
-
02
-
2012
|
10
:
59
uur
Voor ons de de beste vergaderplek de vergaderruimte met kastanjeboom. De sfeer die je dan krijgt is zo ontspannen dat klanten de voorkeur geven aan die ruimte boven een ''standaard''-vergaderruimte op hun eigen kantoor. De kastanjeboom van ongeveer 100 jaar oud en het tuinstel er onder geven een heel ontspannen en relaxte sfeer, hoewel in deze tijd het toch wat fris is. :-). De sfeer van het buiten zitten is vergelijkbaar aan het hiervoor beschreven haardvuur.
Inspirerende vergaderlocaties zijn er genoeg in Nederland. Alleen al dat zoeken en zijn ze in het écht net zo leuk als op internet? Om dat probleem te tackelen, worden locaties eerst bezocht voordat ze op de site vermeld worden wat resulteert in een prachtig aanbod unieke vergaderlocaties. Gegarandeerd inspirerend. Advies over de locaties is gratis. Alle locaties op een rij:
www.vergaderen-in-stijl.nl/locaties.html
