zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
nieuws
 

Tien tips om uw werkdag niet te laten beheersen door uw e-mail

14 maart 2011 - E-mail neemt ongetwijfeld een groot deel van uw werkdag in beslag. Zoveel dat het ten koste kan gaan van uw productiviteit en zelfs uw privéleven. Dr Monica Seeley zet op Management Today tien tips op een rij om te voorkomen dat e-mail uw werkdag volledig gaat beheersen

1. Antwoord niet altijd direct 


Is het echt een drama als e-mail niet meteen beantwoord wordt? Hoe sneller u reageert, hoe sneller de afzender ook in de toekomst een reactie verwacht. Voorkom die hooggespannen verwachtingen door niet altijd direct te reageren. 

2. Check niet iedere nieuwe e-mail
Elke keer als u zich af laat leiden (bijvoorbeeld door een binnenkomende e-mail), kost het u een kwartier om weer terug te komen in uw werkritme. Doe één ding tegelijk en concentreer u daar volledig op. Daarna kunt u een pauze nemen om uw e-mail te checken. 

3. Handel elke mail in een keer af
Lees de mail en bepaal meteen wat u ermee doet: afhandelen, deleten, doorsturen of opslaan om later actie op te ondernemen. 

4. Zorg dat u belangrijke e-mail niet over het hoofd ziet
Zorg dat u niet vergeet belangrijke e-mails af te handelen. Kan dat niet meteen, markeer ze dan of zet ze in een speciale map. 

5. Beperk het aantal mailberichten dat u ontvangt
Hiervoor kunt u het Pareto principe toepassen. Kijk welke twintig procent van uw e-mail u van 80 procent van de informatie die u nodig hebt voorziet. Wees vervolgens meedogenloos met betrekking tot de resterende 80 procent. Beëindig uw abonnementen op nieuwsbrieven die u toch niet leest, en gebruik e-mailregels om minder belangrijke e-mail direct in een toepasselijke map te parkeren. 

6. Maak gebruik van kleuren
Geef mails van belangrijke afzender een eigen kleur. Zo ziet u ze minder snel over het hoofd. 

7. Ruim uw mailbox regelmatig op
Verwijder oude berichten en verzonden e-mails en sla belangrijke attachments op. Dit houdt uw inbox overzichtelijk en bovendien minder vatbaar voor (capaciteits)problemen. 

8. Voeg eerst het attachment toe
Hoe vaak realiseert u zich na het verzenden dat u de attachment vergeten bent of krijgt u een mailtje terug waarin gemeld wordt dat uw bijlage ontbreekt? Voorkom onnodig heen en weer gemail door het attachment toe te voegen voor u aan uw mail begint. 

9. Vermeld of en wanneer u een reactie verwacht
Zet in uw bericht duidelijk wanneer u een reactie verwacht/nodig hebt. Is een reactie niet vereist, dan kunt u dit aangeven door de afkorting NRE (No Response Expected) in de onderwerpregel te zetten. Ook dit vermindert het e-mailverkeer. 

10. Maak gebruik van sneltoetsen
Leer wat sneltoetscombinaties uit uw hoofd. Bijvoorbeeld: Ctrl + N opent een nieuw bericht; met Ctrl + 2 gaat u naar uw agenda; enzovoort. Dit bespaart tijd.

 
 Doorsturen   1 reactie  

 

Laatste nieuws

 In Nederland solliciteren vooral flexibele, leergierige en nauwkeurige mensen
 Slecht functionerende collega’s grootste stoorzender op het werk
 'Flexibele workforce heeft onvoldoende kennis en vaardigheden in huis'
 

Gerelateerde nieuwsitems

 Nederlandse manager vertrouwt op e-mail als informatiebron
 E-mailmarketing moet echt relevant zijn
 E-mail etiquette: twaalf tips
 Zes tips om uw e-mail de baas te blijven
 
 
reacties
 
René Bill  |   | 
14-03-2011
 | 
10:11 uur
Goede tips; en wie de opdracht ''In-basket'' of ''Postbak'' tijdens een assessment goed heeft volbracht, kan dit ook aan!

REAGEREN

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
advertorial
Leer in 2 dagen ontspannen en overtuigend te presenteren
Spreekangst wordt ontrafeld en geëlimineerd. Ruim 14.000 professionals volgden eerder de 'Sneltraining ‘Spreken in het openbaar’ van Pieter Frijters. Rebels, open en ‘out of the box’. Kijk op Spreek.nl of bel 0182 631 232.
Lees verder
Meer dan 100 gratis checklists voor ondernemers. Op Brisk Magazine, internetmagazine voor ondernemers.
Is uw volgende zakelijke leaseauto een Tesla?
reacties
HR heeft nauwelijks invloed op de scholingsintentie van medewerkers (1) 
Werknemer neemt vrij voor ziek huisdier (1) 
Werven van nieuwe medewerker kost meer dan 4. 000 euro per persoon (1) 
Krapte arbeidsmarkt neemt verder toe (2) 
Aanhoudend tekort aan technici stagneert groei organisaties (1) 
Porsche 911 Speedster heeft een prijs (1) 
Drie handige chat-apps voor op kantoor (1) 
top10
Krapte arbeidsmarkt neemt verder toe
Technologie als retentie- en wervingstool van medewerkers in 2019
Tja, je kunt natuurlijk alles wel relativeren!
Vijf technologische oplossingen voor maatschappelijke uitdagingen
Drie handige chat-apps voor op kantoor
Data scientists besteden 80 procent van hun tijd aan opschonen en structuren data
Werknemer onzeker of zijn vaardigheden over vijf jaar nog nodig zijn
HR heeft nauwelijks invloed op de scholingsintentie van medewerkers
Aanhoudend tekort aan technici stagneert groei organisaties
Tempo Team, KPN en Pathé genomineerd voor Email Awards 2019
meer top 10