zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
nieuws
 

Tien tips om uw werkdag niet te laten beheersen door uw e-mail

14 maart 2011 - E-mail neemt ongetwijfeld een groot deel van uw werkdag in beslag. Zoveel dat het ten koste kan gaan van uw productiviteit en zelfs uw privéleven. Dr Monica Seeley zet op Management Today tien tips op een rij om te voorkomen dat e-mail uw werkdag volledig gaat beheersen

1. Antwoord niet altijd direct 


Is het echt een drama als e-mail niet meteen beantwoord wordt? Hoe sneller u reageert, hoe sneller de afzender ook in de toekomst een reactie verwacht. Voorkom die hooggespannen verwachtingen door niet altijd direct te reageren. 

2. Check niet iedere nieuwe e-mail
Elke keer als u zich af laat leiden (bijvoorbeeld door een binnenkomende e-mail), kost het u een kwartier om weer terug te komen in uw werkritme. Doe één ding tegelijk en concentreer u daar volledig op. Daarna kunt u een pauze nemen om uw e-mail te checken. 

3. Handel elke mail in een keer af
Lees de mail en bepaal meteen wat u ermee doet: afhandelen, deleten, doorsturen of opslaan om later actie op te ondernemen. 

4. Zorg dat u belangrijke e-mail niet over het hoofd ziet
Zorg dat u niet vergeet belangrijke e-mails af te handelen. Kan dat niet meteen, markeer ze dan of zet ze in een speciale map. 

5. Beperk het aantal mailberichten dat u ontvangt
Hiervoor kunt u het Pareto principe toepassen. Kijk welke twintig procent van uw e-mail u van 80 procent van de informatie die u nodig hebt voorziet. Wees vervolgens meedogenloos met betrekking tot de resterende 80 procent. Beëindig uw abonnementen op nieuwsbrieven die u toch niet leest, en gebruik e-mailregels om minder belangrijke e-mail direct in een toepasselijke map te parkeren. 

6. Maak gebruik van kleuren
Geef mails van belangrijke afzender een eigen kleur. Zo ziet u ze minder snel over het hoofd. 

7. Ruim uw mailbox regelmatig op
Verwijder oude berichten en verzonden e-mails en sla belangrijke attachments op. Dit houdt uw inbox overzichtelijk en bovendien minder vatbaar voor (capaciteits)problemen. 

8. Voeg eerst het attachment toe
Hoe vaak realiseert u zich na het verzenden dat u de attachment vergeten bent of krijgt u een mailtje terug waarin gemeld wordt dat uw bijlage ontbreekt? Voorkom onnodig heen en weer gemail door het attachment toe te voegen voor u aan uw mail begint. 

9. Vermeld of en wanneer u een reactie verwacht
Zet in uw bericht duidelijk wanneer u een reactie verwacht/nodig hebt. Is een reactie niet vereist, dan kunt u dit aangeven door de afkorting NRE (No Response Expected) in de onderwerpregel te zetten. Ook dit vermindert het e-mailverkeer. 

10. Maak gebruik van sneltoetsen
Leer wat sneltoetscombinaties uit uw hoofd. Bijvoorbeeld: Ctrl + N opent een nieuw bericht; met Ctrl + 2 gaat u naar uw agenda; enzovoort. Dit bespaart tijd.

 
 Doorsturen   1 reactie  

 

Laatste nieuws

 Helft C-level leidinggevenden voert transformatie-initiatieven door zonder duidelijke strategie
 Verzekeraars streng bij schade aan mobieltje
 Dit zijn de drie meest voorkomende spearphishing-aanvallen
 

Gerelateerde nieuwsitems

 Nederlandse manager vertrouwt op e-mail als informatiebron
 E-mailmarketing moet echt relevant zijn
 E-mail etiquette: twaalf tips
 Zes tips om uw e-mail de baas te blijven
 
 
reacties
 
René Bill  |   | 
14-03-2011
 | 
10:11 uur
Goede tips; en wie de opdracht ''In-basket'' of ''Postbak'' tijdens een assessment goed heeft volbracht, kan dit ook aan!

REAGEREN

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
advertorial
A life changing event
Zaterdag 30 maart - Flora Boskoop - 10.00 - 16.00 uur. Een interactief seminar met Pieter Frijters met als onderwerpen: burn-out, paniekaanvallen, (spreek)angst, piekeren en assertiviteit. Bekijk de video voor een impressie van het seminar.
Lees verder
Meer dan 100 gratis checklists voor ondernemers. Op Brisk Magazine, internetmagazine voor ondernemers.
Ontwikkelingen in de markt van drukwerk
Vergroot uw rendement in 2019 door reviews op NederlandReview Review marketing
reacties
Werk beïnvloedt privéleven negatief  (1) 
Nederlanders onderschatten beveiligingsrisico’s van computers (1) 
Belangrijke handelspartners Nederland minder stabiel (1) 
Vier apps verantwoordelijk voor 82 procent van mobiel dataverbruik iOS (1) 
Klimaatakkoord zet Nederland in beweging richting duurzame economie (1) 
Evenveel vrouwen als mannen met hbo- of wo-diploma (1) 
Kortsluiting bij energieleveranciers (2) 
top10
Deze vier woorden ondermijnen iedere presentatie (video)
Wat organisaties verwachten van de financiële afdeling van 2025
Klimaatakkoord kan ruim 70. 000 banen creëren
Een derde van de werkenden vindt zichzelf slimmer dan zijn of haar baas
'Er is een cyberoorlog gaande'
Belangrijke handelspartners Nederland minder stabiel
Overzicht kwijt door inkoopwildgroei? Met deze drie tips pakt u de regie terug
Energie en klimaat prominent in provinciale verkiezingsprogramma’s
Cees Verkuyl en Derk van Manen vallen in de prijzen op Sales Event
Dit zijn de drie meest voorkomende spearphishing-aanvallen
meer top 10