25 november 2009 -
Zoals eerder vermeld riep de Belgische communicatieadviseur Gunnar Michielssen op om vrijdag 27 november 2009 uit te roepen tot ‘e-mailloze vrijdag’. Nisandeh Neta van Open Circles Academy: "Steeds meer mensen komen om in de e-mail. Zij legen hun inbox en beginnen weer van voor af aan. Laat u dat niet gebeuren."
Hier zes tips van Neta om e-mail de baas te blijven;
1. Beperk de hoeveelheid inkomende e-mails
Laat u schrappen van ongewenste mailinglists. Gebruik een goed spamfilter. Vraag uw vrienden te stoppen met het sturen van grapjes en kettingbrieven.
2. Niet alle e-mail vereist een reactie Als u een e-mail ontvangt die aan meerdere mensen gericht is, is het niet altijd nodig dat u reageert. Als dat wel nodig is hoeft niet iedereen een antwoord.
3. Wees kort en ‘to the point’
Beperk uw berichten tot een paar regels. Als dat niet lukt kunt u ook gewoon even bellen. Als een e-mail diverse zaken behandelt, antwoord dan elk punt in een aparte bericht. Dit lijkt in eerste instantie omslachtig maar het zo wordt makkelijker hanteerbaar.
4. Maak gebruik van de onderwerpregel
De onderwerpregel moet kloppen met de inhoud van het bericht. Als u een éénregel bericht hebt, zet dat dan in de onderwerpregel. Met mensen waar u vaak contact mee hebt kun je een code afspreken om te gebruiken in de onderwerpregel (FYI = information, ACT = actie, URG = urgent, etc…)
5. Doorsturen en CC-en Vat berichten samen en meld waarom u het doorstuurt. CC niemand of maak duidelijk waarom het noodzakelijk is.
6. Wees gedisciplineerd
Vermijd de verleiding iedere vijf minuten uw mail te checken. Doe dat twee keer per dag. En als u dat gedaan hebt moet de inbox volkomen leeg zijn. Beantwoord berichten meteen opdat u ze maar één keer hoeft te lezen. Archiveer de berichten die u moet bewaren. Houd bij welke berichten een vervolgactie behoeven.
Wat ik hier mis is dat je meerdere e-mail adressen kunt gebruiken, ik heb er één voor zakelijk verkeer, één voor familie en kennissen en één voor nieuwsbrieven. Heb ik alles keurig gescheiden, oh ja zelfs voor linkedIn heb ik een aparte.
Kort en bondig, idd. maar dan wel duidelijk zodat er geen onduidelijkheid ontstaat die tot nog meer mail of communicatie gaat leiden. Probeer dat wat je doet zo goed mogelijk te doen. De kern is eigenlijk dat de manager of leidinggevende, de medewerker te weinig tijd heeft of de verkeerde prioriteiten stelt, niet durft of kan delegeren. Naast mail wordt je tijdens je werk ook gestoord door binnenlopende werknemers met vragen, de telefoon, e-mail, vergaderingen enz. Allemaal belangrijk maar als je er niet efficient mee omgaat dan verzuip je al snel in een sneeuwbaleffect van een als boomerang terugkerende onduidelijkheid.
