Effectieve communicatie begint met een goede eerste indruk
23 augustus 2010 -
De spreker is geïntroduceerd. Op de dia achter hem zijn naam en het bedrijf waarvoor hij werkt. Alle aanwezigen hebben een programmaboekje met daarin exact dezelfde informatie. En hoe begint hij? "Hallo, ik ben die en die en werk voor dat en dat bedrijf." De kans om een goede eerste indruk te maken is voorgoed verkeken.
Teveel managers vergeten dat ‘je nooit een tweede kans krijgt om een eerste indruk te maken’, zo stelt JD Schramm,directeur van de Mastery in Communication Initiative van Stanford's Graduate School of Business. Dat geldt zowel voor geschreven als gesproken communicatie. Te vaak beginnen we onze presentaties, e-mails of brieven ongeïnspireerd, clichématig en saai.
Pakkend intro
Als u een presentatie of brief opstelt, is het raadzaam eerst de kern van uw betoog op te schrijven. Hoe gaat u dit onder woorden brengen, wat is de beste volgorde, welk onderdeel is het belangrijkste, wat moet zeker vermeld worden en wat kunt u eventueel melden als er nog tijd en ruimte over is? Heeft u dit eenmaal onder woorden gebracht, doe dan een stapje terug en beslis dan zorgvuldig hoe u gaat beginnen. Belangrijk, want als u meteen de aandacht weet te grijpen, is men eerder geneigd naar de rest van uw betoog te luisteren of verder te lezen.
Schrijf voor de ontvanger
Ditzelfde principe geldt ook voor sollicitatiebrieven. In deze tijden, nu de werkloosheid hoog is, is het des te belangrijker direct op te vallen tussen de enorme stapel die binnenkomt op elke vacature. Bedenk alvast wie de ontvanger is en hoe u diens interesse kunt wekken. Denk vanuit de ontvanger en diens wensen en behoeftes, niet die van uzelf. Nog iets: aangezien uw naam al bovenaan de brief en uw cv staat, hoeft u zichzelf in de inleiding heus niet nogmaals voor te stellen.
Onderwerpregel met inhoud
Gezien de duizenden e-mails die we jaarlijks ontvangen, is een eerste indruk per e-mail zelfs nog belangrijker. Deze wordt bepaald door wat u in de onderwerpregel zet. Ga eens naar uw inbox en bekijk de onderwerpregels. Welke trekken echt uw aandacht? Waarschijnlijk minder dan tien procent. De ergste onderwerpregels zijn degenen die niets vertellen over de inhoud van de e-mail, zoals ‘follow-up’ of ‘update’. Schrijf uw onderwerpregel pas nadat u de e-mail geschreven hebt. Pas dan weet u namelijk exact waar de mail over gaat en kunt u de inhoud pakkend samenvatten.
Bron:Harvard Business Review
