Tien etiquetteregels voor online vergaderingen

27 februari 2008 - Te laat aanschuiven of geen verstand hebben van de technologie: ook bij online vergaderen kunnen deelnemers blunders maken. WebEx Communications, brengt de etiquette voor online communicatie in kaart.

Ook wanneer medewerkers puur virtueel met elkaar communiceren, is het mogelijk een slechte indruk achter te laten. Veel mensen staan bovendien niet stil bij de etiquette voor online communicatie. Maar of medewerkers nu online vergaderen, een webpresentatie houden of een internettraining volgen, er zijn wel degelijk zaken waarmee ze rekening moeten houden. WebEx zet tien gedragsregels op een rijtje:

1. Wees op tijd
Net als in het dagelijkse zakenleven heeft op tijd zijn een hoge prioriteit. Door te laat te komen, neemt de betreffende deelnemer een zakenpartner namelijk iets kostbaars af: tijd. Mocht te laat komen onvermijdelijk zijn, meld het dan van tevoren. In dat geval kan de andere partij de wachttijd in ieder geval nuttig besteden. 

2. Wees bekend met de technologie
Het is voor participanten erg storend wanneer iemand de techniek niet onder de knie heeft en daardoor de vergadering vertraagt. Volg eventueel van tevoren een training. 

3. Geen webcam? Dan draait het om de stem
Zonder webcam komt alles aan op wat iemand zegt en de toon waarop het gezegd wordt. Goed nadenken alvorens te spreken is dus erg belangrijk. En lachen mag, ook door de telefoon. 

4. Wel een webcam? Denk aan kleding en gebaren
Kijk recht in de lens, draag nette kleding en maak geen gebaren die deelnemers verkeerd kunnen opvatten. Ook een passende achtergrond en de juiste belichting zijn belangrijk. 

5. Noem namen
Noem altijd eerst uw naam voordat u begint te praten in een webvergadering. Dit schept duidelijkheid. 

6. Laat elkaar uitpraten
Mocht een monoloog te langdradig worden, dan kunt u die onderbreken met een gesloten vraag over het betreffende onderwerp. 

7. Stel vragen
Via een geïntegreerd chatpanel kunnen tijdens de meeting vragen gesteld worden. Is daar echt geen tijd meer voor, stel dan voor deze schriftelijk, na de meeting, te behandelen. 

8. Let op bijgeluiden
In de microfoon zuchten of zwaar ademen wordt niet op prijs gesteld. Let hier met name op wanneer er met headsets wordt gewerkt. Zet bij voorkeur uw mutestand aan als iemand anders aan het woord is. 

9. Stel uzelf voor
Laat iedere gesprekspartner zich aan het begin van het gesprek kort introduceren. 

10. Blijf bij de les
Hosts kunnen vaak zien wanneer iemand met iets anders bezig is op zijn of haar desktop. Niet erg beleefd!

Gerelateerde nieuwsitems