zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
weblog
 

De klant is koning, ook als u op vakantie gaat

Door: Michel Hoetmer,   12-07-2019,   12:04 uur
 

Wanneer mensen op vakantie gaan, plaatsen ze vaak een 'out of office reply' op hun e-mail box. Helaas gaat hierbij veel mis. Met als gevolg: een teleurgestelde klant. Dat kan toch anders?


Stel u bent klant van een bedrijf en u verstuurt een e-mail naar uw contactpersoon, bijvoorbeeld omdat u iets wilt vragen of een bestelling wilt plaatsen.


Vervolgens ontvangt u binnen de spreekwoordelijke poep en een scheet antwoord. Het is helaas niet de reactie waarop u rekende. Uw contact is er 'eventjes' niet.
 
Ik ontvang wekelijks tientallen van dergelijke berichten naar aanleiding van de verzending van mijn nieuwsbrief. Let wel: die nieuwsbrief gaat voornamelijk naar commerciële professionals. Als wij dit eventjes in ons achterhoofd houden, wat moeten wij dan denken van de volgende out of office reply:

Geachte
Van [datum] tot [datum] ben ik afwezig en dus niet in staat uw e-mail te beantwoorden. Mijn mail wordt niet gelezen. Ik zal uw e-mail beantwoorden zodra ik terug ben.
Met vriendelijke groet

Nou daar mag de klant het dan mee doen! De afzender groet zijn klant vriendelijk het spreekwoordelijke bos in! De meeste out of office replies zijn nog een tikkeltje botter. Daarin lees ik kort en krachtig:

'Uw mail wordt niet doorgestuurd'.

Dit is natuurlijk een doodzonde. Helaas is dit bepaald geen uitzondering op de regel. Ruwweg de helft van deze automatische gegenereerde berichten bevat geen informatie die de klant verder op weg helpt. De bovenstaande meneer of mevrouw had ook kunnen melden:
 
Geachte [naam klant?],

Op dit moment ben ik op vakantie. U kunt me weer bereiken vanaf [datum]. Voor al uw vragen kunt u op werkdagen tussen 9:00 en 17:00 uur terecht bij mijn collega [naam]. Hij/zij helpt u graag verder. U kunt hem bereiken via:
naam@bedrijf.nl of bellen op [telefoonnummer]

PS. Voor spoedgevallen kunt u contact opnemen met [naam/telefoon].
Met vriendelijke groet,
[Naam]
 
Merk op dat u uitsluitend vertelt wat u wel voor de klant kunt doen. Klanten willen helemaal niet weten wat er niet mogelijk is. Een positieve boodschap klinkt toch een stuk prettiger, nietwaar? 

Pas op. Plaats geen grappig bedoelde teksten of spreuken in een out of office reply. Die stelt men vaak niet op prijs en vallen vaak extra verkeerd omdat de klant op zich al teleurgesteld is omdat zijn contact niet thuisgeeft.. 

Enkele praktische tips voor out of office replies:
  • Maak duidelijke afspraken met uw collega’s en zorg er voor dat zij uw klanten helpen.
  • Regel dat e-mail automatisch worden doorgestuurd naar uw collega’s. 
  • Verwijs de klant door. Geef informatie over wie de klant wel kan bereiken binnen uw organisatie. Voeg meerdere contactmogelijkheden toe (bijvoorbeeld: e-mail, telefoon, twitter).
  • Zorg dat uw collega’s toegang hebben tot relevante (klanten)informatie en uw agenda.
  • Denk er aan om uw out of office reply uit te zetten als u bent teruggekeerd van uw vakantie!
Ik ontvang soms automatische berichten van mensen die al lang weer terug zijn van vakantie, maar het vergeten zijn. De onuitgesproken boodschap is: 'ik ben een beetje slordig en vergeetachtig!' Niet direct een goede basis om zaken te doen.
Kortom: laat klanten ook wanneer u er eventjes niet voor ze bent toch weten hoe ze vlot met mensen binnen uw organisatie kunnen communiceren. Ze zullen u er dankbaar voor zijn.

 
 Doorsturen    Reageer

 
 
 
Over de auteur:

Michel Hoetmer helpt ondernemers en verkopers nieuwe klanten te werven en meer te verkopen via praktische verkooptrainingen. Wilt u wekelijks praktische verkooptips ontvangen? Meld uzelf aan voor de gratis verkooptips van SalesQuest. U ontvangt als welkomstgeschenk het eBoek '37 Tips voor koude acquisitiegesprekken'.

Michel publiceerde de volgende boeken:

- Maak van de telefoon je vriend
Omgaan met bezwaren en tegenwerpingen
Sluit de deal!
Slim onderhandelen over prijzen

U kunt Michel ook volgen via Twitter of LinkedIn of Facebook.

 

Laatste weblogs

  Onbekend maakt onbemind
  Welke van deze zeven eigenschappen heb jij, om succesvol je toegevoegde waarde te vergroten?
  Vijf Praktische tips voor effectieve verkoopgesprekken
 
reacties
 
Er zijn nog geen reacties.

 

REAGEREN

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
 
advertorial
Tips om meer uit e-mail te halen met een CRM-koppeling
Wil je je in 2020 meer focussen op klantengagement? Dan heb je zowel een CRM- als een email marketingsysteem nodig. In dit white paper legt Spotler uit waarom een koppeling zo waardevol is én hoe je dit goed aanpakt. Benieuwd naar de tips?
Download white paper
Lees verder
Personeel inwerken met behulp van een onboard-programma
Leer in 2 dagen ontspannen en overtuigend te presenteren
Waarom kiezen voor een agile werkwijze bij de ontwikkeling van software
Het belang van een goede online marketing partner
reacties
Onbekend maakt onbemind (1) 
Geef uw jaaromzet nog een extra boost met inzet van data  (1) 
De kunst van het complimenteren (4) 
Eén op acht werkenden vindt dat organisatie prima zonder printer kan (2) 
Helft Nederlanders ziet op tegen functioneringsgesprek (1) 
Soft Skills: programmeur moet teamspeler zijn, salesmedewerker coole kikker  (1) 
Loonafspraken voor 2020 hoger dan 2019 (1) 
top10
Waar kandidaten zich aan storen tijdens een sollicitatiegesprek
De top-100 snelst groeiende beroepen van de toekomst: Mensenwerk blijft groeien
IT-trends in 2020: hoe AI alle andere trends gaat beďnvloeden
Dit jaar nog geen advertenties op WhatsApp
Posities in zorg overheersen in top tien snelst groeiende banen
Duurzame kijk op HRM oplossing voor burn-outklachten?
Bedrijven plukken steeds vaker voordelen van mobiele CRM-apps
Meerwaarde creëren uit menselijk kapitaal met ISO-norm
Nederland ideale vestigingsplek dankzij digitale infrastructuur
Ziekenhuizen schieten tekort op digitale toegankelijkheid
meer top 10