26 augustus 2009 -
Gaat u na een lange werkdag wel eens naar huis met het gevoel dat u eigenlijk helemaal niets gedaan hebt? U bent niet de enige. Veel managers hebben het gevoel harder te werken dan ooit, terwijl dat tegelijkertijd nergens uit lijkt te blijken.
Ron Ashkenas, partner bij Robert H. Schaffer & Associates en schrijver van het boek 'Simply Effective: How to Cut Through Complexity in Your Organizatio'n and Get Things Done legt op HarvardBusiness.org uit hoe dat kan. Hij stelt dat hoewel globalisatie, innovatie en communicatietechnologieën vele mogelijkheden hebben geschapen, ze er ook toe hebben geleid dat organisaties complexer zijn en de mensen die er werken overladen worden met vergaderingen, e-mails en presentaties – vaak zonder dat daar een hogere productiviteit tegenover staat. Door de vele ontslagen die in bepaalde organisaties hebben plaatsgevonden wordt het nog erger: de overblijvers moeten nu vaak meer werk verzetten. Als u uw dag iets wilt vereenvoudigen zult u dat echter zelf moeten doen. Hoe? Om te beginnen door deze twee stappen te zetten:
1. Begin bij uzelf
Hoe vaak woont u wel niet een vergadering bij zonder duidelijke agenda of onderwerp – zonder er iets aan te doen? Hoe vaak heeft u wel niet onnodige e-mail of verslagen ontvangen – zonder de afzenders te laten weten dat u er niets mee doet? Hoe vaak heeft u wel niet een presentatie aanschouwd met teveel dias’s, onduidelijke standpunten en teveel gegevens – zonder feedback te geven aan degene die zich daar uit stond te sloven? En hoe vaak heeft u zichzelf wel niet schuldig gemaakt aan bovenstaande dingen zonder dat iemand u terugfloot? Mensen houden nu eenmaal niet van confrontaties. Maar op deze manier houden we met zijn allen de complexiteit en tijdverspilling in stand. Verbreek deze stilzwijgende overeenkomst: daag uzelf en anderen uit. Beperk het aantal dia’s dat per presentatie toegestaan is, eis dat elke vergadering een agenda heeft, blijf van die ‘reply all’ knop af als u een vergadering wilt beleggen.
2. Betrek anderen
Net zoals u zich er niet van bewust was hoe u uw werkdag onnodig complex maakte, zijn uw vaas en collega’s dat waarschijnlijk ook niet. Nadat u uw eigen gedrag dus enigszins aangepast heeft – dat moet ook om geloofwaardig over te komen – praat dan met anderen over manieren om het werk te vereenvoudigen. Stimuleer uw medewerkers te experimenteren en bespreek met elkaar wat wel en niet werkt.
Peter Drucker schreef in 1966 zijn boek De effectieve manager. Eén van de belangrijkste dingen om effectief te zijn (volgens hem), is weten wat je met je tijd doet! En dat is nog steeds niet veranderd.
Wij mensen zijn geneigd onze tijd weg te laten lekken, door bezig te zijn met dingen die niet echt belangrijk zijn.
Gelukkig is effectiviteit geen gave. Het is een opgave. Stop ermee om jezelf in de weg te zitten. De volgende drie punten zijn belangrijk om te onthouden:
1. Wat is je doel?
2. Pro-actief zijn
3. Beslissingen nemen.
Veel van deze punten zijn bekend, maar vaak willen we te veel ineens veranderen. Eén of twee punten per twee weken veranderen is al een mooie prestatie.
Vanuit uit mijn eigen advieswerk ben ik vaak verbaasd, dat mensen genoegen nemen geringe resultaten na een vergadering. Een slecht gevoel houd je er aan over. Je kan je tijd maar één keer besteden!
Doe meer per dag: Lees je mail op vaste tijden; lees geen CC mail, blijkbaar wordt er geen actie van je verwacht. Simpel, toch...
