18 januari 2007 -
Groepen maken onvoldoende gebruik van de informatie waarover zij beschikken, omdat zij vaak het belang niet inzien van het bespreken ervan. Als groepen een instructie krijgen waarbij het belang van informatie benadrukt wordt, bespreken zij meer informatie die ze anders niet zouden delen, en nemen ze betere beslissingen.
Dit stelt Wendy van Ginkel in haar proefschrift Het gebruik van ongedeelde informatie in besluitvormingsgroepen: de rol van gedeelde taakrepresentatie, waarop zij promoveert aan de Erasmus Universiteit Rotterdam.
Individuele informatie genegeerd Belangrijke beslissingen in organisaties worden veelal aan groepen overgelaten, omdat men ervan uit gaat dat groepen over meer relevante informatie beschikken dan individuen en hierdoor betere beslissingen kunnen nemen. In de praktijk blijkt dat informatie waarover slechts één van de groepsleden beschikt, minder wordt uitgewisseld en meegenomen in de beslissing dan informatie waarover alle leden beschikken. Als die individueel beschikbare informatie belangrijk is, maar onvoldoende wordt benut, leidt dit tot een beslissing die minder goed is afgewogen.
Informatiedeling als taak Van Ginkel stelt dat de opvatting die groepsleden hebben over de rol van informatie voor groepsbesluitvorming bepalend is voor hun informatiegebruik. Groepsleden vinden het vaak belangrijker om het met elkaar eens te worden, dan om informatie uit te wisselen. Als de groepen een taakopvatting hebben die het belang van informatiegebruik benadrukt, bespreken ze meer informatie en nemen ze betere beslissingen. Groepsleiders kunnen dit beďnvloeden door zelf een dergelijke taakopvatting uit te dragen. De informatie wordt dan beter gebruikt en de beslissingen hebben een hogere kwaliteit, dan wanneer er geen groepsleider aanwezig is of wanneer deze het belang van het vinden van 'common ground' benadrukt.
Naast het veelal ontbreken van een taakopvatting, die het belang van informatiegebruik benadrukt, zijn er nog een aantal andere storende factoren tijdens groepsbesluitvorming aanwezig.
Storende factoren zijn bijvoorbeeld: dominantie, cultuur, groepsgrootte en (spreek)tijd. Gevolgen: informatieverlies, onvolledigheid in informatievoorziening, onevenwichtigheid in besluitvorming, ontevredenheid (bijvoorbeeld door te weinig waardering) en minder draagvlak voor de te nemen beslissing.
Er is een electronisch vergadersysteem op de markt, dat besluitvorming tijdens vergaderingen versnelt en verbetert. Het aantal vergaderuren neemt daardoor af, met zo'n 40%. Tevens blijkt uit de praktijk, dat het aantal overleggen, waarin men bij elkaar moet komen vermindert met 70%. Een supertool voor doeltreffende communicatie binnen organisaties tussen diverse afdelingen, tussen diverse vestigingen en projectgroepen.
Mocht je hierover verder willen lezen, zou je eens kunnen kijken naar www.spilter.nl
M. Bleecke
|
|
18
-
01
-
2007
|
09
:
18
uur
Informatie delen is een vorm van communicatie die niet altijd even goed is ontwikkeld. Dat is te merken aan veel beslissingen en feedback die uiteindelijk gestoeld zijn op misvattingen en halve waarheden. Dit komt de effectiviteit van de organisatie beslist niet ten goede. Uiteindelijk heeft het ook te maken met de flexibiliteit en de transparantie binnen de organisatie. Een goede communicatie houdt ook het delen van informatie in. Gedeelde informatie is ook gedeelde kennis! Maak je daar gebruik van, dan komt dat de organisatie alleen maar ten goede.
heer Ron Ladage
|
|
23
-
01
-
2007
|
11
:
49
uur
Informatie delen tussen groepen, afdelingen en zelfs vestigingen van het hetzelfde bedrijf is vaak een probleem.
Het heeft te maken met cultuur, concurrentie of negatief “wijsgedrag” van de groepen.
We hebben ons mond vol van communicatie, hele legers van bureaus kunnen u daar (goed) in helpen.
Maar vaak concludeer ik binnen bedrijven, dat ze vinden dat er iets niet goed is met de communicatie, dus zorgen ze dat er meer communicatie, informatie komt.
Beter is het om je communicatie lijnen eens te bestuderen en zorg te gaan dragen dat je het bericht onder controle kan houden.
Binnen bedrijven werken er z.g. eilandjes, die binnen het eiland goed communiceren, maar er een eigen koninkrijkje van hebben gemaakt.
Vaak zie je dan ook dat hun eigen koninkrijk het beste kan presteren, maar we worden tegengewerkt door de “anderen”.
Peter Senge heeft hier in zijn boek De Vijf Disciplines heel duidelijk over geschreven.
Draag zorg voor een cultuur, waarin er geen eilanden kunnen ontstaan, maak een systeem dat de eilanden met elkaar in gesprek raken en samen naar de aanpak gaan kijken.
Zorg voor echte leiders, die niet bang zijn om fouten te maken, maar die er juist met anderen uit leren.
Veel bedrijven hebben het geprobeerd om lagen uit de organisatie te snijden, met de gedachte minder koninkrijkjes, maar vreemd genoeg vormen zich weer nieuwe koninkrijkjes.
Zelfs tussen ploegen die in continudienst werken, zie je het al ontstaan.
Het is dus niet op te lossen met een eenmalige slag (betere communicatie etc), maar je moet het proces gaan begeleiden en alle weknemers dezelfde visie en aanpak eigen laten maken, dit kost even tijd, zeker even geld, maar levert in de toekomst een bedrijf op, dat ver boven zijn concurrenten kan uitstijgen.
Tevens zijn er heel goede hulpmiddelen tegen lage kosten, die zorg dragen over het proces.
Heel simpele maar doeltreffende scans (werkt via internet) geven heel snel een goed beeld waar het wringt in het bedrijf, bij verbetering zijn er nog meer hulpmiddelen, die een goed overzicht en motiverend zijn voor alle mensen die binnen het bedrijf werkzaam zijn.
Mocht U informatie willen hebben, mail dan naar Ladage.praktijk@zeelandnet.nl
Mark Leenaerts
|
|
18
-
01
-
2007
|
22
:
23
uur
Helaas, in de kop wordt al met open ogen getuind in een eeuwenoude kennismanagement-val. Mocht dit u interesseren, lees dan een het artikel van Ackoff (uit 1967 al!): "Management MIS-information Systems."
Ackoff zet daarin kraakhelder 5 misverstanden op een rij, waarvan er 3 relevant zijn voor dit onderzoek:
* Ineffectiviteit is het gevolg van een tekort aan informatie.
Maar... ook een information overload maakt inffectief! Vorige week stond nog op deze site een artikel over het klagen van managers over de stortvloed aan organisatorische kennis.
* Informatie hebben maakt decision making beter.
Maar... hoe verklaart u dan dat steeds meer mensen moe (zouden) worden omdat zij steeds meer keuzen moeten maken? Beslissingen nemen is niet altijd het rationeel opwegen van de voor- tegen de nadelen. Daarbij kan informatie misleidend zijn!
Dit is de meest lastige misvatting. Ze lijkt heel logisch, maar schijn bedriegt: goede prestaties kunnen juist afhangen van onwetendheid. Een bedrijf dat op de rand van bankroet staat, doet zichzelf geen plezier door haar medewerkers zo uitvoerig mogelijk in te lichten....
Het is jammer dat in veel onderzoeken die voorbij komen oude deuren ingetrapt worden, die na nadere inspectie zelfs de verkeerde deuren blijken.
Overigens begin ik te vermoeden dat steeds meer bezoekers van ManagersOnline de mogenlijkheid tot reageren aanwenden om reclame te maken voor hun eigen product - al dan niet terecht...
Iemand die daar een onderzoek naar wil doen?
thijmengrootjen@skynet.be
|
|
19
-
01
-
2007
|
15
:
29
uur
Informatie deling als taak
Het citaat
Groepsleden vinden het vaak belangrijker om het met elkaar eens te worden, dan om informatie uit te wisselen.
Als de informatie die de groepleden hebben verzameld al problemen geeft, om het daar over eens te worden, wat is dan de waarde om deze informatie dan al met andere te delen te delen.
Naar mijn idee is informatie delen pas belangrijk als het ook werkelijk eensluidende informatie is binnen de groep.
Dan pas is het belangrijk dat deze informatie te delen en ook waardevol. Dan is het ook belangrijk om daar de taak aan te verbinden waardoor deze informatie bij iedere belanghebbende terecht komt en niet verloren gaat voor besluitvorming.
