Bedrijven halen onvoldoende rendement uit hun jaarverslag
8 april 2020 -
Bij het opstellen van een jaarverslag is het voor zowel grote als kleinere bedrijven van essentieel belang dat deze voldoet aan alle eisen en kwaliteitsrichtlijnen. Er wordt dan ook veel tijd en energie in de realisatie van een jaarverslag gestoken. Desondanks falen nog veel bedrijven om het jaarverslag optimaal te laten renderen, zo blijkt uit onderzoek.
Het jaarverslag beschrijft een organisatie alle gebeurtenissen die bij hen het afgelopen jaar hebben plaatsgevonden. In het rapport wordt ingegaan op de financiële resultaten, eventueel grote veranderingen, beleidswijzigingen en vaak wordt er alvast vooruitgekeken naar wat er de komende periode staat te gebeuren.
Met name voor grote en beursgenoteerde bedrijven is het opstellen van een jaarverslag verplicht. Hoewel het voor kleinere bedrijven optioneel is, kan ook in dat geval een jaarverslag vele voordelen bieden.
Voor alle belanghebbenden en betrokkenen geeft het jaarverslag namelijk waardevolle inzichten. Het gaat hierbij niet alleen om het hoger management of bestuur van een bedrijf in kwestie. Ook voor mensen binnen lagere managementlagen en andere medewerkers biedt het jaarverslag waardevolle informatie.
Daarnaast zijn er nog externe belanghebbenden waarvoor het jaarverslag van belang is, zoals:
Investeerders/beleggers
Kredietverstrekkers/banken
Brancheorganisaties
Overheidsinstanties
Onvoldoende rendement uit jaarverslag
Het is dan ook niet verwonderlijk dat voor veel communicatieafdelingen het jaarverslag een van de grootste projecten van het jaar is. Zij steken talloze uren in het plannen, schrijven, design, redigeren en proeflezen van het jaarverslag. Dit proces neemt vaak enkele maanden in beslag.
Desondanks blijkt uit onderzoek van nexxar in samenwerking met universiteit WU Wien dat bedrijven onvoldoende rendement halen uit deze inspanningen. In het onderzoek werden bedrijven uit Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland onder meer gevraagd naar hoe zij communiceren over hun jaarverslag. Slechts 36,8% van de respondenten gaf aan dat zij in de maanden na de publicatie van het jaarverslag blijven communiceren over de informatie die erin staat. De resterende 63,2% communiceert alleen over het jaarverslag wanneer deze wordt gepubliceerd.
Dit terwijl er naast de financiële resultaten ook zaken in het jaarverslag staan die minder tijdsgebonden zijn. Denk bijvoorbeeld aan strategische doelstellingen, duurzaamheid en hoe tevreden werknemers zijn. Deze informatie kan uitstekend gedurende het jaar meermaals worden gedeeld via online en offline kanalen. Hierdoor komt het bedrijf vaker onder de aandacht en wordt er meer rendement gehaald uit het jaarverslag.
Nexxar noemt METRO als voorbeeld hoe dat wel kan. Aan de hand van een strategisch communicatieplan publiceerde de Duitse retailer op basis van het jaarverslag twintig items op LinkedIn, Facebook en Twitter. METRO zag mede daardoor in de eerste vier maanden na de publicatie van het jaarverslag het aantal websitebezoekers met meer dan veertig procent toenemen.
Wat maakt een goed jaarverslag?
Er zijn bij het opstellen van een goed jaarverslag vier kernzaken van belang:
Objectiviteit
Onderbouwing
Leesbaarheid
Beschikbaarheid
Een jaarverslag dient allereerst zo objectief mogelijk te worden opgesteld, waarbij er ruimte mag zijn voor kritische noten. Doorgaans stelt een accountant of boekhouder een financieel verslag op.
In de tweede plaats is heldere onderbouwing van de resultaten cruciaal. Is er bijvoorbeeld sprake van een teruggelopen omzet, probeer dit dan zo logisch mogelijk te verklaren. Blijf bij de feiten en probeer altijd een ‘oorzaak en gevolg’ verband aan te houden. Wees daarbij zo transparant en duidelijk mogelijk in het jaarverslag. Onvolledige of onduidelijke informatie zorgt juist eerder voor onzekerheid bij bijvoorbeeld beleggers. Het gevolg is dat deze of andere investeerders uw bedrijf laten vallen. Bij onjuiste informatie in een jaarverslag kan dit zelfs leiden tot peperdure rechtszaken en schadeclaims.
De derde tip is om het verslag leesbaar te houden. Financieel vakjargon is vaak al complex genoeg. Sommige bedrijven maken er een sport van om daar nog eens extra juridische termen aan toe te voegen. Het gevolg is dat zelfs de hoogst geschoolde economen nog de draad in het verhaal kwijtraken. Denk verder ook aan de lay-out. Maak niet onnodig lange zinnen en werk alleen met overzichtelijke tabellen die men niet onder een vergrootglas hoeft te houden.
De vierde steunpilaar voor het succes is de beschikbaarheid van een jaarverslag. Zorg ervoor dat een jaarverslag online zichtbaar en vindbaar is, door deze te publiceren op de bedrijfswebsite en te delen via social media. Onderzoek van nexxar laat zien dat veel bedrijven hier nog kansen laten liggen. Daarnaast het ook van belang om deze in meerdere talen beschikbaar te stellen. Voor beursgenoteerde bedrijven is het zelfs verplicht om hun jaarverslagen naast de taal van het vestigingsland ook in het Engels te publiceren. Het is raadzaam om uw jaarverslag te laten vertalen door een professionele native vertaler of een vertaalbureau uit te laten voeren. Een slechte vertaling kan de inhoud, kwaliteit en professionaliteit van uw jaarverslag én bedrijf namelijk schaden.
