zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
nieuws
 

Vier tips om vergaderingen minder saai te maken

Vergaderen saai? Zo houdt u iedereen bij de les

1 februari 2019 - Slechte vergaderingen kosten de economie miljarden euro’s per jaar. Hoewel de Britten en Amerikanen als vergaderwinnaars uit de bus komen, blijken we er in Nederland ook wat van te kunnen. Hier zijn we gemiddeld 29 uur en 39 minuten per maand aan het vergaderen.

Dat is bijna een hele werkdag per week. Als die vergaderingen nu zouden leiden tot vruchtbare ideeën en concrete resultaten, dan was dat nog tot daaraan toe. Maar het gros van de werknemers geeft aan dat de meeste vergaderingen niet zinvol zijn, laat staan productief. Zonde van de tijd dus. Hoe moet vergaderen dan wel?


Vergaderingen duren vaak te lang, deelnemers luisteren niet naar elkaar en zijn voornamelijk geïnteresseerd in hun telefoon. Hoewel de duur van vergaderingen waarschijnlijk best kan worden teruggebracht, zijn deze overlegmomenten toch echt af en toe nodig. Gelukkig zijn er wél nieuwe manieren om vergaderen minder saai – en dus effectiever – te maken. Marijn de Geus, CEO van Faculty of Skills, geeft vier tips.
 
  • Samenvatten en bijsturen
    De rol van een vergadervoorzitter is er een die vaak wordt onderschat. Allereerst moet hij worden toegekend – zonder gespreksleider wordt een vergadering al snel een ongeleid projectiel en is de structuur ver te zoeken. Een goede voorzitter moet goed kunnen luisteren, de inhoud samenvatten en in context plaatsen. Met deze manier van bijsturen voorkom je dat een gesprek alle kanten op gaat, daarbij mogelijk op een (volledig irrelevant) zijspoor belandt en er nooit een antwoord op de oorspronkelijke vraag komt.
  • Emotionele check-in
    In een bespreking zijn niet alleen veel verschillende karakters in het spel, maar ook nog de invloeden van alledag. Een manier om een betere vergadering te krijgen is het vooraf delen van gezamenlijke emoties. Waarom zou een voorzitter niet, à la Matthijs van Nieuwkerk, de vergadering beginnen met een ‘check-in’? Spreek de deelnemers aan als tafeldames en -heren bij DWDD: vertel maar wat u op uw lever hebt voordat we beginnen. Dat kan iets zijn dat werkgerelateerd is, of wat thuis speelt – hetzij positief of negatief. Het is hoe dan ook belangrijk dat deze onderwerpen meteen worden besproken. Wanneer dat niet gebeurt, is de kans groot dat dit later tijdens de vergadering op een andere manier naar boven komt.
  • Stilstaan bij beweging
    Niet alleen de emotionele kant van het vergaderen verdient een verbeterslag: bij modern vergaderen wordt ook steeds meer aandacht besteed aan het fysieke welzijn van de deelnemers. Probeer bijvoorbeeld eens staand, of zolang het om een klein gezelschap gaat: lopend, te vergaderen. Staan of bewegen heeft vaak een positieve impact op de aandachtsspanne van de deelnemers. Over aandacht gesproken: vergeet ook het nut van pauzes niet. Na een halfuur aandachtig luisteren verliezen mensen vaak hun concentratie. Probeer dus in blokken van 30 minuten te werken en tussendoor te pauzeren. Zo’n pauze is meteen een mooi moment om als leider even te recapituleren.
  • Trainen
    Vergaderen is zo ingebakken in de kantoorcultuur dat we bijna vergeten dat het een vaardigheid is. De grootste vergadervalkuil is dan ook dat we ervan uitgaan dat door het simpelweg formuleren van een probleem en het daarbij betrekken van een aantal mensen, het vanzelf wel goedkomt. Zo simpel werkt het natuurlijk niet. Niet iedereen met een kantoorbaan is vanzelfsprekend ook goed in het leiden van of deelnemen aan een vergadering. Zoals voor elke vaardigheid geldt, is ook dit er eentje die niet iedereen heeft, maar wel iedereen kan (nee, moet) leren.
  •  
     Doorsturen   Reageer  

     

    Laatste nieuws

     De opmars van de strategische HR business partner
     Omzet van B2C e-commerce opnieuw groter aandeel van BBP
     Bijna helft logistieke medewerkers niet klaar voor toekomst
     

    Gerelateerde nieuwsitems

     Oude koeien uit de sloot halen is grootste ergernis bij vergaderen
     Zijn data de sleutel tot efficiënter vergaderen?
     Zes manieren om van elke vergadering een productieve te maken
     Inspirerende vergaderingen, hoe organiseert u die?
     
     
    reacties
     
    Er zijn nog geen reacties.

    REAGEREN

    Naam:
    Emailadres:
    URL: (niet verplicht) http:// 
     
    Reactie/Opmerking:
    Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
     
    Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
    advertorial
    De éénjarige opleiding tot Qualified Bedrijfskundige
    Leer bedrijfskundige kennis integraal toe passen in complexe en continu veranderende situaties. Een unieke opleiding waar aandacht is voor kennis, vaardigheden én jouw persoonlijke ontwikkeling! Start 29 oktober, download nu de brochure!
    Lees verder
    Meer dan 100 gratis checklists voor ondernemers. Op Brisk Magazine, internetmagazine voor ondernemers.
    Stuur je medewerkers veilig en voordelig de weg op
    Belang van een goede werkgeversverklaring
    Waar voldoet een goede website voor jouw bedrijf aan?
    De juiste planning voor een feilloze bedrijfsverhuizing
    reacties
    Omzet van B2C e-commerce opnieuw groter aandeel van BBP (1) 
    Hoe kunt u slaaptekort van uw medewerkers oplossen? (1) 
    De klant is koning, maar is uw medewerker dat ook?  (1) 
    Ultieme teambuilding: met het team op vakantie (1) 
    HR-beslisser: starters met traineeship mogen meer verdienen dan starters zonder (1) 
    De hoge werkdruk grootste probleem in organisaties (1) 
    Luieroorlog lijkt voorbij (1) 
    top10
    Zeven tips voor sneller burn-out herstel (video)
    Hoe weet u of iemand over de juiste mindset beschikt?
    Het recept voor de ideale vacature
    Duitse graadmeter: wereldwijde recessie zet door
    Keuze tips voor de smartphone van de zaak
    Verschil levensverwachting hoog- en laagopgeleid groeit
    Bedrijven lopen talent mis door taalgebruik in vacatures
    Digitale-competentiekloof schaadt internationale bedrijven
    Kwart bedrijven ervaart personeelstekort
    Helft Nederland overgestapt naar slimme meter
    meer top 10