zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
nieuws
 

Vier tips om vergaderingen minder saai te maken

Vergaderen saai? Zo houdt u iedereen bij de les

1 februari 2019 - Slechte vergaderingen kosten de economie miljarden euro’s per jaar. Hoewel de Britten en Amerikanen als vergaderwinnaars uit de bus komen, blijken we er in Nederland ook wat van te kunnen. Hier zijn we gemiddeld 29 uur en 39 minuten per maand aan het vergaderen.

Dat is bijna een hele werkdag per week. Als die vergaderingen nu zouden leiden tot vruchtbare ideeën en concrete resultaten, dan was dat nog tot daaraan toe. Maar het gros van de werknemers geeft aan dat de meeste vergaderingen niet zinvol zijn, laat staan productief. Zonde van de tijd dus. Hoe moet vergaderen dan wel?


Vergaderingen duren vaak te lang, deelnemers luisteren niet naar elkaar en zijn voornamelijk geïnteresseerd in hun telefoon. Hoewel de duur van vergaderingen waarschijnlijk best kan worden teruggebracht, zijn deze overlegmomenten toch echt af en toe nodig. Gelukkig zijn er wél nieuwe manieren om vergaderen minder saai – en dus effectiever – te maken. Marijn de Geus, CEO van Faculty of Skills, geeft vier tips.
 
  • Samenvatten en bijsturen
    De rol van een vergadervoorzitter is er een die vaak wordt onderschat. Allereerst moet hij worden toegekend – zonder gespreksleider wordt een vergadering al snel een ongeleid projectiel en is de structuur ver te zoeken. Een goede voorzitter moet goed kunnen luisteren, de inhoud samenvatten en in context plaatsen. Met deze manier van bijsturen voorkom je dat een gesprek alle kanten op gaat, daarbij mogelijk op een (volledig irrelevant) zijspoor belandt en er nooit een antwoord op de oorspronkelijke vraag komt.
  • Emotionele check-in
    In een bespreking zijn niet alleen veel verschillende karakters in het spel, maar ook nog de invloeden van alledag. Een manier om een betere vergadering te krijgen is het vooraf delen van gezamenlijke emoties. Waarom zou een voorzitter niet, à la Matthijs van Nieuwkerk, de vergadering beginnen met een ‘check-in’? Spreek de deelnemers aan als tafeldames en -heren bij DWDD: vertel maar wat u op uw lever hebt voordat we beginnen. Dat kan iets zijn dat werkgerelateerd is, of wat thuis speelt – hetzij positief of negatief. Het is hoe dan ook belangrijk dat deze onderwerpen meteen worden besproken. Wanneer dat niet gebeurt, is de kans groot dat dit later tijdens de vergadering op een andere manier naar boven komt.
  • Stilstaan bij beweging
    Niet alleen de emotionele kant van het vergaderen verdient een verbeterslag: bij modern vergaderen wordt ook steeds meer aandacht besteed aan het fysieke welzijn van de deelnemers. Probeer bijvoorbeeld eens staand, of zolang het om een klein gezelschap gaat: lopend, te vergaderen. Staan of bewegen heeft vaak een positieve impact op de aandachtsspanne van de deelnemers. Over aandacht gesproken: vergeet ook het nut van pauzes niet. Na een halfuur aandachtig luisteren verliezen mensen vaak hun concentratie. Probeer dus in blokken van 30 minuten te werken en tussendoor te pauzeren. Zo’n pauze is meteen een mooi moment om als leider even te recapituleren.
  • Trainen
    Vergaderen is zo ingebakken in de kantoorcultuur dat we bijna vergeten dat het een vaardigheid is. De grootste vergadervalkuil is dan ook dat we ervan uitgaan dat door het simpelweg formuleren van een probleem en het daarbij betrekken van een aantal mensen, het vanzelf wel goedkomt. Zo simpel werkt het natuurlijk niet. Niet iedereen met een kantoorbaan is vanzelfsprekend ook goed in het leiden van of deelnemen aan een vergadering. Zoals voor elke vaardigheid geldt, is ook dit er eentje die niet iedereen heeft, maar wel iedereen kan (nee, moet) leren.
  •  
     Doorsturen   Reageer  

     

    Laatste nieuws

     Kennis en vaardigheden van werknemers nog te weinig benut
      Nederlandse zakenvrouw Joëlle Dinnage finalist International Business Excellence Awards 2019
     Big Tech domineert overzichten van grootste merken
     

    Gerelateerde nieuwsitems

     Oude koeien uit de sloot halen is grootste ergernis bij vergaderen
     Zijn data de sleutel tot efficiënter vergaderen?
     Zes manieren om van elke vergadering een productieve te maken
     Inspirerende vergaderingen, hoe organiseert u die?
     
     
    reacties
     
    Er zijn nog geen reacties.

    REAGEREN

    Naam:
    Emailadres:
    URL: (niet verplicht) http:// 
     
    Reactie/Opmerking:
    Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
     
    Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
    advertorial
    Leer in 2 dagen ontspannen en overtuigend te presenteren
    Spreekangst wordt ontrafeld en geëlimineerd. Ruim 14.000 professionals volgden eerder de 'Sneltraining ‘Spreken in het openbaar’ van Pieter Frijters. Rebels, open en ‘out of the box’. Kijk op Spreek.nl of bel 0182 631 232.
    Lees verder
    Meer dan 100 gratis checklists voor ondernemers. Op Brisk Magazine, internetmagazine voor ondernemers.
    Verleid en behoud talent met een multifunctionele werkomgeving
    reacties
    Meer Nederlanders lossen hypotheek af (1) 
    Voor het eerst minder werklozen dan voor crisis (1) 
    Kia Stinger GTS (1) 
    Zeven seo factoren die óók in 2019 werken (1) 
    Drie handige kantoorapps in 2019 (1) 
    Tesla Model 3 met 4% bijtelling (3) 
    Wintersporters laks met sneeuwkettingen (1) 
    top10
    De strijd tegen plastics: hoe beleggers kunnen bijdragen aan veranderingen
    Meer vrouwen nodig voor de digitale vooruitgang van Nederland
    Dit kunnen managers leren van gaming
    Bijna driekwart van de werknemers durft zich niet ziek te melden vanwege hooikoorts
    Samen werken aan de toekomst van werken
    Griepgolf kost dit jaar ‘slechts' 750 miljoen euro
    Voor het eerst minder werklozen dan voor crisis
    Digitalisering zorgt in Nederland voor meer banen dan in buurlanden
    Alles transactie Managementboek van het jaar 2019
    Koester hoge verwachtingen, zonder iets te verwachten
    meer top 10