zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
nieuws
 

Vier tips om vergaderingen minder saai te maken

Vergaderen saai? Zo houdt u iedereen bij de les

1 februari 2019 - Slechte vergaderingen kosten de economie miljarden euro’s per jaar. Hoewel de Britten en Amerikanen als vergaderwinnaars uit de bus komen, blijken we er in Nederland ook wat van te kunnen. Hier zijn we gemiddeld 29 uur en 39 minuten per maand aan het vergaderen.

Dat is bijna een hele werkdag per week. Als die vergaderingen nu zouden leiden tot vruchtbare ideeën en concrete resultaten, dan was dat nog tot daaraan toe. Maar het gros van de werknemers geeft aan dat de meeste vergaderingen niet zinvol zijn, laat staan productief. Zonde van de tijd dus. Hoe moet vergaderen dan wel?


Vergaderingen duren vaak te lang, deelnemers luisteren niet naar elkaar en zijn voornamelijk geïnteresseerd in hun telefoon. Hoewel de duur van vergaderingen waarschijnlijk best kan worden teruggebracht, zijn deze overlegmomenten toch echt af en toe nodig. Gelukkig zijn er wél nieuwe manieren om vergaderen minder saai – en dus effectiever – te maken. Marijn de Geus, CEO van Faculty of Skills, geeft vier tips.
 
  • Samenvatten en bijsturen
    De rol van een vergadervoorzitter is er een die vaak wordt onderschat. Allereerst moet hij worden toegekend – zonder gespreksleider wordt een vergadering al snel een ongeleid projectiel en is de structuur ver te zoeken. Een goede voorzitter moet goed kunnen luisteren, de inhoud samenvatten en in context plaatsen. Met deze manier van bijsturen voorkom je dat een gesprek alle kanten op gaat, daarbij mogelijk op een (volledig irrelevant) zijspoor belandt en er nooit een antwoord op de oorspronkelijke vraag komt.
  • Emotionele check-in
    In een bespreking zijn niet alleen veel verschillende karakters in het spel, maar ook nog de invloeden van alledag. Een manier om een betere vergadering te krijgen is het vooraf delen van gezamenlijke emoties. Waarom zou een voorzitter niet, à la Matthijs van Nieuwkerk, de vergadering beginnen met een ‘check-in’? Spreek de deelnemers aan als tafeldames en -heren bij DWDD: vertel maar wat u op uw lever hebt voordat we beginnen. Dat kan iets zijn dat werkgerelateerd is, of wat thuis speelt – hetzij positief of negatief. Het is hoe dan ook belangrijk dat deze onderwerpen meteen worden besproken. Wanneer dat niet gebeurt, is de kans groot dat dit later tijdens de vergadering op een andere manier naar boven komt.
  • Stilstaan bij beweging
    Niet alleen de emotionele kant van het vergaderen verdient een verbeterslag: bij modern vergaderen wordt ook steeds meer aandacht besteed aan het fysieke welzijn van de deelnemers. Probeer bijvoorbeeld eens staand, of zolang het om een klein gezelschap gaat: lopend, te vergaderen. Staan of bewegen heeft vaak een positieve impact op de aandachtsspanne van de deelnemers. Over aandacht gesproken: vergeet ook het nut van pauzes niet. Na een halfuur aandachtig luisteren verliezen mensen vaak hun concentratie. Probeer dus in blokken van 30 minuten te werken en tussendoor te pauzeren. Zo’n pauze is meteen een mooi moment om als leider even te recapituleren.
  • Trainen
    Vergaderen is zo ingebakken in de kantoorcultuur dat we bijna vergeten dat het een vaardigheid is. De grootste vergadervalkuil is dan ook dat we ervan uitgaan dat door het simpelweg formuleren van een probleem en het daarbij betrekken van een aantal mensen, het vanzelf wel goedkomt. Zo simpel werkt het natuurlijk niet. Niet iedereen met een kantoorbaan is vanzelfsprekend ook goed in het leiden van of deelnemen aan een vergadering. Zoals voor elke vaardigheid geldt, is ook dit er eentje die niet iedereen heeft, maar wel iedereen kan (nee, moet) leren.
  •  
     Doorsturen   Reageer  

     

    Laatste nieuws

     Werkzoekenden geloven in meerwaarde van video bij solliciteren
     Hoe werkt dat eigenlijk, het structureren van ongestructureerde data?
      Ontslagen? Liever een baan dichtbij dan hoger loon
     

    Gerelateerde nieuwsitems

     Oude koeien uit de sloot halen is grootste ergernis bij vergaderen
     Zijn data de sleutel tot efficiënter vergaderen?
     Zes manieren om van elke vergadering een productieve te maken
     Inspirerende vergaderingen, hoe organiseert u die?
     
    reacties
     
    Er zijn nog geen reacties.

    REAGEREN

    Naam:
    Emailadres:
    URL: (niet verplicht) http:// 
     
    Reactie/Opmerking:
    Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
     
    Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
    advertorial
    Leer in 2 dagen ontspannen en overtuigend te presenteren
    Spreekangst wordt ontrafeld en geëlimineerd. Ruim 14.000 professionals volgden eerder de 'Sneltraining ‘Spreken in het openbaar’ van Pieter Frijters. Rebels, open en ‘out of the box’. Kijk op Spreek.nl of bel 0182 631 232.
    Lees verder
    Meer dan 100 gratis checklists voor ondernemers. Op Brisk Magazine, internetmagazine voor ondernemers.
    Succesvol je geld beleggen? Doe het online!
    reacties
    Shell meest favoriete werkgever in 2018 (1) 
    Vijf tips voor de inrichting van de werkplek van de toekomst (1) 
    Gebrek aan digivaardigheid op de werkvloer staat vooruitgang in de weg (3) 
    Rente omhoog, lenen wordt duurder (1) 
    Europese banken blind voor impact fintechs (1) 
    50 procent Nederlanders heeft wel eens collega gedatet (1) 
    Werkgever wil rol spelen bij ongezonde levensstijl medewerker  (3) 
    top10
    Rente omhoog, lenen wordt duurder
    Hoe bouwt u aan een succesvolle bedrijfscultuur?
    Tips om uw kantoortuin optimaal te benutten
    Uitrol 5G onzeker door gaten in glasvezelinfrastructuur
    De belangrijkste technologietrends voor 2019
    Pensioenfondsen maken goede start in 2019
    Shell meest favoriete werkgever in 2018
    Banken hebben online gegevenstransport onvoldoende beveiligd
    Ontslagen? Liever een baan dichtbij dan hoger loon
    Smart home markt groeit tot 1,7 miljard euro
    meer top 10