De tijd is aangebroken voor een interne revolutie op factuuradministratie
25 oktober 2018 -
Niets is zeker in deze wereld, behalve de dood en belastingen,wist Benjamin Franklin in de achttiende eeuw al. In het bedrijfsleven komt daar nog een zekerheid bij: factuuradministratie.
Ieder bedrijf krijgt ermee te maken en ziet het dan ook vooral als een noodzakelijk kwaad, waar men het liefst zo min mogelijk in investeert. Ten onrechte. De tijd dat het enkel een kostenpost was ligt achter ons, want met wat creativiteit en de juiste technologie transformeren bedrijven de factuuradministratie tot een efficiënte en kostenbesparende activiteit. Dit schrijft Jeffrey Muller, Market Development Manager bij Konica Minolta Business Solutions Nederland.
Handmatige facturatiesystemen
Muller: "Handmatige, papiergerichte bedrijfsprocessen zijn inefficiënt. Uit onderzoek door AIIM (Association for Information and Image Management) blijkt dat de verwerking van één inkomende factuur gemiddeld bijna negen dagen in beslag neemt en meer dan acht euro kost. Door dit lage efficiëntieniveau lopen organisaties niet alleen kortingen bij snelle betaling mis, maar krijgen ze zelfs boetes voor te late betaling. Bovendien verhindert dit een betrouwbaar overzicht van de cashflow.
Ook zijn handmatige processen foutgevoelig: medewerkers klasseren gemiddeld een op de twintig documenten verkeerd. Deze cijfers tonen aan hoeveel tijd en kosten gemoeid gaan met de factuuradministratie."
Efficiënt proces
Muller""Elke organisatie heeft processen om binnenkomende facturen te verwerken, maar die blijken vaak een mix te zijn van ad-hoc oplossingen en niet-gedocumenteerde functies. Dit leidt tot trage, foutgevoelige en kostenintensieve bedrijfsvoering. Deze ingeslopen complexiteit is vaak ook de reden waarom bestaande facturatieprocessen niet worden geautomatiseerd; het lijkt te moeilijk.
Het heeft dan ook geen zin om alle bestaande processen te automatiseren, want een slecht niet-digitaal proces levert een slecht digitaal equivalent op. Het is beter om de processen eerst goed onder de loep te nemen en daarna een op maat gemaakte oplossing te implementeren zodat de processen op elkaar zijn afgestemd. Alleen dan worden er stappen vooruitgezet."
Voordelen van automatisering
Muller: "Nu 40 procent van de organisaties meer digitale dan papieren facturen ontvangt, moet er toch sprake zijn van een verbetering? Helaas onvoldoende, want 35 procent van de elektronisch ontvangen facturen wordt nog steeds geprint om in een papieren archief te bewaren.
Toch levert een verkorte verwerkingstijd van de facturen en een verlaging van de daaraan verbonden kosten voor een organisatie aanzienlijke voordelen op. Zo zorgt een factuurkorting van twee procent bij snelle betaling voor een jaarlijks rendement van 37 procent. Dat is een gigantische potentiële opbrengst die door de versnelde verwerking en identificatie van relevante facturen en leveranciers wordt bewerkstelligd.
Het afschaffen van handmatige facturatieprocessen om de efficiëntie te verhogen en fouten te beperken, is een voor de hand liggende doelstelling bij het uitvoeren van een automatiseringsproject voor de factuuradministratie. Maar vaak wordt de schaal van de mogelijke voordelen daarbij onderschat. Uit onderzoek bij organisaties die hun factuuradministratie hebben geautomatiseerd, blijkt dat de gemiddelde tijdsduur voor het verwerken van een factuur amper vier uur is, vergeleken met de negen dagen in een handmatig systeem.
Naast de verwerkingssnelheid en de daaruit voortvloeiende tijdswinst, kunnen organisaties ook digitale facturen verwerken die ze via e-mail, fax of zelfs EDI (Electronic Data Interchange) toegestuurd krijgen. Een ander belangrijk voordeel is dat organisaties een beter en betrouwbaarder inzicht hebben in hun cashflow."
Ontketen een revolutie in alle gelederen
Muller besluit: "Dus waarom niet overschakelen naar digitale processen die wél efficiënt werken, met alle bijkomende voordelen? Het moment is aangebroken voor een interne revolutie bij de factuurverwerking. Alle medewerkers, het management en het hele bedrijf zullen er wel bij varen."
