zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
nieuws
 

De tijd is aangebroken voor een interne revolutie op factuuradministratie

25 oktober 2018 - Niets is zeker in deze wereld, behalve de dood en belastingen,wist Benjamin Franklin in de achttiende eeuw al. In het bedrijfsleven komt daar nog een zekerheid bij: factuuradministratie.

Ieder bedrijf krijgt ermee te maken en ziet het dan ook vooral als een noodzakelijk kwaad, waar men het liefst zo min mogelijk in investeert. Ten onrechte. De tijd dat het enkel een kostenpost was ligt achter ons, want met wat creativiteit en de juiste technologie transformeren bedrijven de factuuradministratie tot een efficiënte en kostenbesparende activiteit. Dit schrijft Jeffrey Muller, Market Development Manager bij Konica Minolta Business Solutions Nederland.


 
Handmatige facturatiesystemen
Muller: "Handmatige, papiergerichte bedrijfsprocessen zijn inefficiënt. Uit onderzoek door AIIM (Association for Information and Image Management) blijkt dat de verwerking van één inkomende factuur gemiddeld bijna negen dagen in beslag neemt en meer dan acht euro kost. Door dit lage efficiëntieniveau lopen organisaties niet alleen kortingen bij snelle betaling mis, maar krijgen ze zelfs boetes voor te late betaling. Bovendien verhindert dit een betrouwbaar overzicht van de cashflow.
Ook zijn handmatige processen foutgevoelig: medewerkers klasseren gemiddeld een op de twintig documenten verkeerd. Deze cijfers tonen aan hoeveel tijd en kosten gemoeid gaan met de factuuradministratie."

Efficiënt proces
Muller""Elke organisatie heeft processen om binnenkomende facturen te verwerken, maar die blijken vaak een mix te zijn van ad-hoc oplossingen en niet-gedocumenteerde functies. Dit leidt tot trage, foutgevoelige en kostenintensieve bedrijfsvoering. Deze ingeslopen complexiteit is vaak ook de reden waarom bestaande facturatieprocessen niet worden geautomatiseerd; het lijkt te moeilijk.
Het heeft dan ook geen zin om alle bestaande processen te automatiseren, want een slecht niet-digitaal proces levert een slecht digitaal equivalent op. Het is beter om de processen eerst goed onder de loep te nemen en daarna een op maat gemaakte oplossing te implementeren zodat de processen op elkaar zijn afgestemd. Alleen dan worden er stappen vooruitgezet."

Voordelen van automatisering
Muller: "Nu 40 procent van de organisaties meer digitale dan papieren facturen ontvangt, moet er toch sprake zijn van een verbetering? Helaas onvoldoende, want 35 procent van de elektronisch ontvangen facturen wordt nog steeds geprint om in een papieren archief te bewaren.
Toch levert een verkorte verwerkingstijd van de facturen en een verlaging van de daaraan verbonden kosten voor een organisatie aanzienlijke voordelen op. Zo zorgt een factuurkorting van twee procent bij snelle betaling voor een jaarlijks rendement van 37 procent. Dat is een gigantische potentiële opbrengst die door de versnelde verwerking en identificatie van relevante facturen en leveranciers wordt bewerkstelligd.
Het afschaffen van handmatige facturatieprocessen om de efficiëntie te verhogen en fouten te beperken, is een voor de hand liggende doelstelling bij het uitvoeren van een automatiseringsproject voor de factuuradministratie. Maar vaak wordt de schaal van de mogelijke voordelen daarbij onderschat. Uit onderzoek bij organisaties die hun factuuradministratie hebben geautomatiseerd, blijkt dat de gemiddelde tijdsduur voor het verwerken van een factuur amper vier uur is, vergeleken met de negen dagen in een handmatig systeem.
Naast de verwerkingssnelheid en de daaruit voortvloeiende tijdswinst, kunnen organisaties ook digitale facturen verwerken die ze via e-mail, fax of zelfs EDI (Electronic Data Interchange) toegestuurd krijgen. Een ander belangrijk voordeel is dat organisaties een beter en betrouwbaarder inzicht hebben in hun cashflow."

Ontketen een revolutie in alle gelederen
Muller besluit: "Dus waarom niet overschakelen naar digitale processen die wél efficiënt werken, met alle bijkomende voordelen? Het moment is aangebroken voor een interne revolutie bij de factuurverwerking. Alle medewerkers, het management en het hele bedrijf zullen er wel bij varen."
 

 
 Doorsturen   Reageer  

 

Laatste nieuws

 Autoverzekering: persoonsgebonden of voertuiggebonden?
 Jongeren verwachten inkomensstijging van 175 euro per maand
 Helft medewerkers voelt zich niet gehoord door management
 

Gerelateerde nieuwsitems

 Bedrijven betalen facturen steeds sneller
 Marktonderzoek digitale factuurverwerking 2016 van start
 2013 weer goed jaar voor elektronische factuurverwerking
 Bedrijven vinden digitale factuurverwerking (nog) te duur en te ingewikkeld
 
 
reacties
 
Er zijn nog geen reacties.

REAGEREN

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
Meer dan 100 gratis checklists voor ondernemers. Op Brisk Magazine, internetmagazine voor ondernemers.
Kantoor inrichten is maatwerk
Autoverzekering: persoonsgebonden of voertuiggebonden?
reacties
Controleren loonstrook blijkt ingewikkeld  (1) 
Hoeveel van uw eerste maandsalaris geeft u uit aan afval? (1) 
Occasionmarkt 2019: online en transparant (1) 
Werknemer heeft geen idee van bedrijfsdoelstellingen (1) 
Wat is de beste manier om nieuwe klanten te werven? (2) 
Welke tech-trends staan ons in 2019 te wachten? (1) 
Smartphonegebruik achter het stuur: 94 procent vindt het onverantwoord (2) 
top10
'Huizenprijzen stijgen tot 2021 door, aantal woningverkopen blijft dalen'
Controleren loonstrook blijkt ingewikkeld
Klimaatakkoord bedreigt bedrijven in energiesector
Helft medewerkers voelt zich niet gehoord door management
Nuttig of tijdsverspilling: wat vindt Nederland van vergaderen?
Hoeveel van uw eerste maandsalaris geeft u uit aan afval?
Bezettingsgraad en verhuurtermijn huurauto’s groeit
Occasionmarkt 2019: online en transparant
Onbekende cyberaanval is de grootste vrees voor 2019 van IT-beslissers
Tesla Model X is de EV van het Jaar 2019
meer top 10