17 januari 2018 -
Nieuwe technologie ontwikkelt zich steeds sneller en kan zowel van grote waarde zijn voor een bedrijf als bedreigend. Momenteel ondergaan veel organisaties een digitale transformatie, waarvan de potentiële toegevoegde waarde alleen te realiseren is als het personeel de nieuwe systemen omarmt.
Ook wanneer hun werk daardoor ingrijpend verandert, of zelfs banen vervangt. Hoe kunt u uw mensen en technologie in balans brengen?
Dé oplossing
Verspilling, lage efficiëntie, hoge personeelskosten, een gebrek aan innovatie… Technologie wordt vaak gepresenteerd als dé oplossing voor alle problemen. Een sprong voorwaarts in de digitale transformatie. De teleurstelling is dan ook groot als de gewenste metamorfose uitblijft, bijvoorbeeld als het personeel de nieuwe werkwijzen niet accepteert. Of als het nieuwe systeem niet aansluit bij de behoeften van de organisatie.
Dick Hissink Geo Leader Benelux bij Dassault Systèmes, hoort dit soort verhalen maar al te vaak. "Veel bedrijven kopen te snel een nieuwe ICT-oplossing en bedenken dan pas wat ze ermee gaan doen. Ze denken: met technologie kunnen we de personeelskosten terugdringen, we automatiseren zoveel mogelijk en daarna komt alles wel goed. Maar zo werkt het niet. Resultaat: het nieuwe systeem brengt hoge kosten met zich mee en de beoogde resultaten blijven uit."
Strategie en visie
Volgens Hissink is technologie geen doel op zich, maar een hulpmiddel om een strategie voor de lange termijn uit te voeren. "Waar staat u nu en waar wilt u over tien of twintig jaar zijn? Wat moet er gebeuren om dat te realiseren? Welke businessmodellen hanteert u nu en in de toekomst? En hoe kan technologie u helpen bij het behalen van de businessdoelen? Het beantwoorden van deze vragen moet de allereerste stap zijn."
Hissink benadrukt dat elke verandering begint bij de mensen. "Werknemers volgen uw bedrijf om twee verschillende redenen: omdat ze bang zijn ontslagen te worden, of omdat ze echt de voordelen zien van een verandering, zowel voor zichzelf als voor het bedrijf. Het mag duidelijk zijn dat het tweede voor alle betrokkenen beter is. U moet personeel dus zien te overtuigen van het nut en de waarde van bijvoorbeeld automatisering van bedrijfsprocessen."
Wordt u overbodig?
Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Werknemers kunnen het gevoel hebben dat ze vervangen worden door technologie. "Maar daar liggen ook kansen. Door automatisering houden werknemers meer tijd over voor andere productieve taken waar ze voorheen niet aan toe kwamen. Denk bijvoorbeeld aan het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten, het verkennen van nieuwe markten of het volgen van trainingen en opleidingen."
Soms zal inderdaad blijken dat een bepaalde afdeling of functie over een aantal jaar niet meer bestaat. "Sommige mensen worden uiteindelijk misschien vervangen door nieuw talent. Maar het afslanken van het personeelsbestand mag niet het uitgangspunt zijn. Veel organisaties denken te weinig na over wat ze willen doen met de mensen die meer tijd overhouden. Hoe kunt u hun skills ontwikkelen zodat ze in een andere rol hun waarde kunnen bewijzen?"
Vier soorten werknemers
Hissink ziet in de praktijk dat het geen zin heeft om technologie op te dringen aan mensen. "Er is eerst een cultuuromslag nodig om de workforce mee te krijgen. Zorg ervoor dat iedereen binnen de organisatie ruim van tevoren weet wat er gaat gebeuren en zich betrokken voelt bij de veranderingen. Daarom moet u echt tijd investeren in het personeel. Neem de tijd om alle details uit te leggen en eventuele onzekerheid of ontevredenheid weg te nemen."
De expert legt uit dat er bij elke verandering vier groepen werknemers zijn. "Allereerst zijn er de ‘evangelisten’, mensen die enthousiast zijn en anderen stimuleren om mee te doen. Er zijn ook mensen die simpelweg volgen. Dan zijn er de ‘struisvogels’. Zij steken hun kop in het zand en doen alsof er niks verandert. Als laatste zijn er ‘disruptors’ die het proces verstoren en verandering proberen te voorkomen. In die laatste twee groepen moet u meer energie steken."
Cultuuromslag managen
Elke cultuuromslag kost tijd. Als voorbeeld noemt Hissink een fabriek waar hij onlangs te gast was. "Het bedrijf had zelf een materiaalbeheersysteem ontwikkeld, zodat werknemers niet meer alles hoeven op te schrijven. Het was een vrij simpel systeem, maar toch stuitte de introductie ervan op weerstand. Maar toen het personeel zich realiseerde dat er nu meer tijd overbleef voor taken die ze eerder moesten negeren, konden ze productiever werken."
"Het gaat erom hoe u een cultuuromslag managet en dat u technologie om de juiste redenen introduceert. In dit geval hoefden veel werknemers minder simpel werk te doen, want dat werd door de technologie geregeld. Hierdoor kregen ze meer ruimte voor uitdagende taken, zoals het verbeteren van het productieproces. Bijvoorbeeld door de technologie te gebruiken om te laten zien welk onderdeel van een machine inefficiënt en voor verbetering vatbaar is."
Stapje voor stapje
"Een van die werknemers zei: ik ben er trots op dat ik een aandeel heb in het design van deze machine", vervolgt de expert. "Werknemers voelen zich dan onderdeel van een groter geheel en leveren echt een bijdrage aan hoe het bedrijf werkt. Als mensen zien hoe positief en waardevol verandering kan zijn, willen ze juist veranderen. Zo transformeert de business stapje voor stapje."
"Eerst moet u er dus voor zorgen dat alle mensen begrijpen waarom de verandering nodig is, dan verandert u de processen en pas aan het einde gebruikt u technologie ter ondersteuning van die processen", vat Hissink samen. "Na verloop van tijd verandert dan de organisatie- structuur vaak vanzelf. De technologie geeft managers namelijk een breder zicht op wat er binnen het bedrijf gebeurt en hoe het beter gemanaged kan worden, bijvoorbeeld met een efficiëntere managementstructuur."
De juiste oplossing en technologiepartner
Ook het kiezen van de juiste oplossing vraagt om een zorgvuldige, stapsgewijze aanpak. Hissink: "Voer verkennende gesprekken met leveranciers. Passen ze cultureel gezien bij uw organisatie? Komen hun ideeën overeen met die van u? Heeft hun technologie zich bewezen? Hoe gebruiken andere organisaties het? Kunt u een partnerschip aangaan voor de lange termijn, zodat de oplossing mee-evolueert met uw organisatie?"
Hissink gaf een aantal praktische adviezen aan organisaties die in een transformatieproces zitten. "Neem goed de tijd voor het implementeren van technologie. Betrek het personeel, en in het bijzonder de hr- en de IT-afdeling, vanaf het begin bij de besluitvorming. Stimuleer onderlinge uitwisseling van ideeën en voorkom dat mensen in silo’s werken. Alleen dan bereikt u een goede balans tussen mensen en technologie."
Praktijkvoorbeelden
Hissink onderbouwde zijn visie en adviezen met praktijkvoorbeelden uit de Benelux-regio waarvoor hij verantwoordelijk is. "Innovatieve bedrijven als NXP en Vanderlande slagen erin nieuwe ICT-oplossingen succesvol bedrijfsbreed te implementeren en daarmee hun aanbod uit te breiden en marktpositie te versterken. Daarmee worden ze echter ook aantrekkelijker voor zowel de huidige als nieuwe medewerkers."
"Andere voorbeelden waar het in balans brengen van mensen en technologie toe kan leiden, zijn de Delftse DreamTeams. Delft Hyperloop, Formula Student Team Delft, Nuon Solar Team en Project March zijn mede zo succesvol omdat ‘evangelisten’ van technologische innovaties uit verschillende disciplines met de modernste ontwerp-, engineering- en simulatietools kunnen samenwerken. Onafhankelijk van tijd en locatie, via een online business experience platform."
