Hoe maken we van ons kantoor een digital workspace?
17 augustus 2015 -
Een degelijk bureau, een goed werkende pc en een telefoon waren ooit de randvoorwaarden voor een werkplek. Vandaag de dag is de plek om te werken mobiel en flexibel.
Medewerkers willen bovendien overal en altijd bereikbaar zijn. Organisaties zijn daarom druk bezig hun ‘traditionele’ werkplek om te zetten in een zogeheten digital workspace. Medewerkers stellen bovendien steeds hogere eisen, vooral omdat ze in hun privéleven de onbegrensde mogelijkheden van nieuwe technologieën al toepassen op allerlei manieren. Ze verwachten op kantoor vaak net zo’n laagdrempelige en snel aan te passen werkplek als thuis, inclusief nieuwe apps of andere toepassingen.
ICT
De traditionele ICT moet inspelen op nieuwe ontwikkelingen en organisaties moeten de balans opmaken voor wat er nodig is om medewerkers te faciliteren in een goede fysieke en virtuele werkplek. De overstap naar een nieuwe, digital workspace kan natuurlijk niet van de ene op de andere dag. Het vraagt een degelijke voorbereiding en een gestructureerde en breed gedragen aanpak. Immers, als het roer om gaat, moeten wel alle neuzen dezelfde kant op staan. Omdat elke organisatie anders is, kan de aanpak van deze transformatie verschillen. Toch is er een vijftal grote lijnen in dit proces, die binnen elke organisatie gevolgd kan worden, zo stelt Marco van Gelder, Programma Manager Het Nieuwe Leven en Werken bij KPN.
Bepaal uw visie en ambities
"Allereerst moet de ambitie en visie van een organisatie duidelijk worden bepaald. Dat begint bij het hoogste managementniveau. Een inventarisatie van de doelstellingen en ambities van de organisatie maakt inzichtelijk waar de prioriteiten liggen en er kan draagvlak gecreëerd worden voor de nieuwe werkplek. Vervolgens ontstaat er een duidelijk beeld van de impact die dit heeft voor de medewerkers en hun werkplek." Met deze aspecten in het achterhoofd kunnen de eerste, grove kaders van de digital workspace worden ontwikkeld.
Luister naar de wensen op de werkvloer One size fits nobody, is het uitgangspunt bij het inventariseren van de behoeften en wensen van de medewerkers. Ieder werkt op zijn eigen manier, er zijn dus vele verschillende rollen en werkstijlen van mensen binnen een organisatie. "Het kan helpen om hier vooraf opgestelde persona’s bij te gebruiken, waarbij inzichtelijk wordt welke werkstijlen zich op de werkvloer bevinden. Daarbij is het belangrijk de medewerker niet alleen als eindgebruiker te zien, maar juist ook als professional die heel specifieke kennis en inzicht heeft van het eigen werkproces en het gebruik van ICT daarbij."
Personaliseer de medewerker
Wanneer inzichtelijk is welke wensen er bestaan, volgt het uitwerken daarvan. "Door dat te doen aan de hand van scenario’s, kan snel uiteen worden gezet wat de gewenste manier van werken is en welke doelen er bereikt moeten worden. De praktische behoeften worden zo direct concreet en de kaders kunnen worden opgesteld. Voor een mobiele kenniswerker is het bijvoorbeeld essentieel om overal en altijd te kunnen e-mailen via diverse devices, op afstand te kunnen vergaderen en documenten te delen. Een locatie gebonden taakwerker stelt weer andere eisen aan zijn werkplek."
Inrichten van de werkplek
Als met de scenario’s in het achterhoofd de belangrijkste randvoorwaarden zijn geschetst, volgt de inrichting van de werkplek. Inmiddels is duidelijk wat de noodzakelijke werkprocessen zijn en welke technologie daar voor gewenst is. Daarnaast moet er gekeken worden naar de benodigde infrastructuur en connectiviteit en hoe deze vorm moet krijgen. "Het is belangrijk daarbij steeds voor ogen te houden wat het gemeenschappelijke doel is en wat er technisch én facilitair mogelijk is. Ook moet je altijd rekening houden met wat medewerkers aankunnen. Het is namelijk niet alleen een vraag van bereidheid tot verandering, maar vooral ook een kwestie van gezamenlijk nieuwe werkafspraken maken."
Niet stilzitten
Een succesvolle implementatie van de digital workspace gaat niet vanzelf. Het is belangrijk om een gestructureerde aanpak te volgen en te zorgen dat de medewerkers via trainingen en workshops snel kunnen wennen aan de nieuwe werkwijze. "Vergeet ook niet tussentijds regelmatig te evalueren of de werkplek nog voldoet aan de behoeften van de medewerkers en hun werkstijlen. Door te luisteren naar de mensen op de werkvloer, blijft de digital workspace actueel en functioneel. Van stilzitten wordt niemand beter. ICT maakt de digital workspace weliswaar mogelijk, medewerkers zijn essentieel voor het succes ervan."
