Bedrijfsleven laat fortuin liggen door ontbreken goede projectondersteuning
31 juli 2014 -
Kleine en middelgrote bedrijven in de zakelijke dienstverlening laten meer dan 800 miljoen euro omzet liggen als gevolg van projecten die niet op tijd of binnen budget worden opgeleverd.
Dat heeft een onderzoek van KPN en Exact (MKB Cloud Barometer 2014) onlangs aangetoond. Het MKB blijkt daarom in toenemende mate behoefte te hebben aan meer inzicht en wil strakker kunnen sturen op de uitvoering van projecten. Miranda van Mondfrans, eigenaar van PS Project Support: "In veel gevallen ontbreekt het aan een professionele inrichting van het projectteam."
Aandacht
De afgelopen jaren is er in personeel opzicht flink gereorganiseerd. Medewerkers worden, naast hun dagelijkse werkzaamheden, ingezet op projecten. Van Mondfrans: "Dat gaat onvermijdelijk ten koste van een van de twee en de aandacht gaat uiteindelijk altijd weer uit naar de lopende bedrijfsactiviteiten. Terwijl juist een project alle aandacht en inzet vereist voor het borgen van toekomstige baten. Veranderingen, voortkomend uit projecten, dienen te worden geïmplementeerd in de organisatie. Zodat ze blijvend zijn en daadwerkelijk iets gaan opleveren."
Kennis en ervaring
In het onderzoek wordt een implementatie van projectadministratietools als oplossing aangedragen. Om daarmee een strakke uitvoering van projecten mogelijk te maken. Volgens Van Mondfrans is dit maar een deel van de oplossing: "Al decennialang laten onderzoeken zien dat een aantal terugkerende factoren bijdragen aan projectsucces":
goed opdrachtgeverschap en project governance
een goed omschreven business case
draagvlak bij de stakeholders
vooraf een juiste inschatting van de risico’s
een realistische en adequate planning
vermijden van overspanning in de organisatie
voortdurende review tijdens het project
Kennis en ervaring
Het realiseren van deze factoren vraagt om kennis van en ervaring met projectmanagement. De inhuur van een professionele projectmanager is daarom binnen het MKB steeds vaker een gebruikelijke stap. Maar dat deze specialist zich veel tijd en daarmee projectbudget kan besparen door professionele, eveneens ingehuurde projectondersteuning, is nog niet bij ieder MKB-bedrijf een vanzelfsprekende of bekende optie. Een kundige project assistent bijvoorbeeld zorgt voor efficiency, standaardisatie en informatievoorziening. Een ervaren PMO’er (Project Management Officer) stuurt bij, signaleert, adviseert en richt de projectomgeving in. Dat daarmee meer inzicht komt in de status en dat de sturing op een project verbetert, behoeft geen betoog. "De kans dat projecten dan nog buiten budget of te laat worden afgerond, neemt aanzienlijk af," aldus Van Mondfrans.
