zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
nieuws
 

Organisatie mist inzicht in reis- en declaratiegedrag werknemer

14 augustus 2013 - Bedrijven hebben te weinig grip op de beheersing van zakelijke reiskosten. Reisbudgetten worden onnodig overschreden omdat een actueel reisbeleid van de organisatie ontbreekt of niet wordt nageleefd door de zakenreiziger.  Dat stelt Michael van der Woude, Commercieel Manager VCK Travel.

Met het ontbundelen van services door luchtvaartmaatschappijen, hotels en autoverhuurbedrijven worstelen organisaties steeds vaker met de kosten van reizen. Steeds vaker worden  extra kosten in rekening gebracht voor het inchecken van bagage, wifi op de hotelkamer, navigatie in de auto of een aanvullende reis- of autoverzekering. Het point of sale hiervoor is veranderd en een reiziger krijgt steeds vaker een dergelijk dienst aangeboden kort voor of soms zelfs tijdens een reis. Werkgevers worden vervolgens achteraf geconfronteerd met kosten voor omgeboekte vliegtuigstoelen of upgrades, extra maaltijden en aanvullende, vaak niet noodzakelijke verzekeringen. Deze kosten lopen via declaraties de boekhouding in, waardoor kosten minder goed inzichtelijk zijn en controle in veel gevallen pas plaats vindt nadat de uitgaven zijn gedaan.



Inzicht ontbreekt
Het ontbreekt veel organisaties aan een helder en actueel reisbeleid waarin de zakenreiziger wordt gewezen op zijn rechten en verplichtingen. Ook ontbreekt het vaak aan interne controlesystemen, waarmee wordt getoetst in hoeverre kosten conform een gevoerd beleid zijn. Vooral middelgrote- en grote organisaties hebben vaak geen inzicht in de gemaakte kosten en mogelijke besparingen. Bedrijven waar het reisvolume hoog is en die regelmatig buiten Europa vliegen, zijn door bijvoorbeeld upgrades van vliegtuigstoelen (à minimaal  85 euro per stuk) die op de luchthaven door de reiziger worden gekocht, snel tienduizenden euro’s per jaar extra kwijt. Maar ook op Europese vluchten stijgen de kosten voor additionele services snel door onder andere de invoering van comfort class stoelen en de invoering van kosten voor ruimbagage.

Reisbeleid is key
Bedrijven moeten een helder en actueel reisbeleid opstellen én naleven. Bij het maken van contractafspraken dient vanuit afdeling Inkoop rekening te worden gehouden met alle elementen en kosten waar een reiziger mee te maken krijgt. Het komt nog veel voor dat een contractafspraak wordt gemaakt voor een basisproduct, zonder dat rekening wordt gehouden met alle bijkomende kosten. Dit leidt uiteindelijk tot extra en onnodige kosten. In het reisbeleid moet vervolgens worden opgenomen welke diensten en services onderdeel zijn van de contracten met luchtvaartmaatschappijen, hotels en autoverhuurbedrijven. Daarnaast moet duidelijk worden vastgelegd wat de reiziger kan verwachten als hij op reis gaat, maar ook wat de werkgever van hem verwacht en welke declaraties binnen de afspraken mogen worden ingediend. Hiermee wordt voorkomen dat de reiziger klakkeloos kosten maakt voor overbodige diensten. De werkgever moet het reisbeleid verder beschouwen als een dynamisch document dat regelmatig herzien wordt om het actueel te houden en controleerbaar te maken, zodat meer grip op de kosten wordt gehouden.

 
 Doorsturen   Reageer  

 

Laatste nieuws

 De uitdagingen van de nieuwe werkwereld
 Citrix onderzoek laat stand van zaken rond veilig remote werken zien
 Hybride werken maakt een einde aan wachtwoorden
 

Gerelateerde nieuwsitems

 Kwart zakenreisbudget gaat naar eten, entertainment, roaming en vervoer
 Business class niet populair binnen Europa
 Hotels bieden steeds meer gratis extra’s aan zakenreizigers
 Zakenreiziger kiest low cost maatschappij vooral op basis van gemak
 
 
reacties
 
Er zijn nog geen reacties.

REAGEREN

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
Aangeklaagd door cliënt wegens een beroepsfout: wat nu?
reacties
Lynk&Co 01 (1) 
Werknemers hoeven niet altijd bereikbaar te zijn (1) 
Werknemer vindt dat werkgever verantwoordelijk is voor werkgeluk (1) 
Foute kersttrui populair, maar niet op op de werkvloer (1) 
Kantoren en werkvormen veranderen radicaal (4) 
Wat mannelijke leiders moeten weten over het vrouwenbrein (1) 
Dat coachen is ook niet alles.  (2) 
top10
Alle obstakels voor de digitale transformatie van tafel
Nieuwe blik op security nodig in hybride wereld
Klaar met ransomware? Check dan deze vijf best practices
Samenwerking CIO-CFO stimuleert bedrijfstransformatie
Het werk van de toekomst: welke van deze vijf banen heb jij in 2030?
De uitdagingen van de nieuwe werkwereld
Nederlandse werknemers wereldwijd het minst gestrest
Rapport benadrukt belang van gelijke kansen en mogelijkheden voor hybride werknemers
Oganisaties doen er twee werkdagen over om op beveiligingsincidenten te reageren
Citrix onderzoek laat stand van zaken rond veilig remote werken zien
meer top 10