12 maart 2013 -
De meeste organisaties worden gedreven door een droom, een visie, de wens om een bijdrage te leveren. Maar hoe zet u deze droom op effectieve wijze om in actie? Hoe kunt u als bedrijf groeien en bloeien? Wat is ervoor nodig om betere resultaten te behalen? Ronald van der Molen van Transformatio geeft advies om het DNA van uw onderneming te versterken.
Van der Molen: "Persoonlijk laat ik mij graag inspireren door de natuur. Een metafoor die ik vaak in mijn trajecten gebruik voor mensen en organisaties is de boom. Bomen maken verschillende gedaanteveranderingen door; van bijna kaal en dood in de winter tot vol en groen aan het eind van de zomer. In ieder seizoen doen ze precies wat op dat moment belangrijk is. Daar kunnen we veel van leren. Denk aan de manier waarop ze inspelen op de veranderingen om hen heen en hun onbaatzuchtige houding.
Als mensen (en dús organisaties) hebben we de neiging om de vraag te stellen: ‘Wat zit erin voor mij?’. Het gevolg van deze houding kan zijn dat we ons aan van alles en nog wat vastklampen en ons steeds egoïstischer gaan gedragen. Een boom is er voor zijn omgeving. Hij leeft als het ware vanuit de vraag: ‘Wat zit er in mij voor de ander?’. Dat is veel socialer en het gevolg van deze houding is dan ook vrijgevigheid. Kortom: wordt u een boom of blijft u een eikel?
Een boom gebruikt voedsel, water en kooldioxide uit zijn omgeving en zet dit om in zuurstof zodat wij kunnen leven. Hij doet zijn best om heerlijke vruchten of noten voort te brengen waar zijn omgeving van kan genieten. Iedere boom heeft zijn eigen nut. Zo mag iedere organisatie ook iets bijdragen aan de maatschappij. Welke lessen kunnen we van bomen leren om organisaties te laten groeien, bloeien en vrucht dragen?"
Verstevig de Droom (wortels)
Van der Molen: "Het wortelstelsel van een boom is essentieel. Een groot gedeelte van de boom bevindt zich onder de grond. Alhoewel de wortels onzichtbaar zijn voor voorbijgangers zijn zij essentieel voor de boom bij het vinden van voeding, een voorwaarde voor vrucht. Een bruikbare vuistregel is dat het wortelstelsel zich even ver vertakt als de kruin. Er zijn zelfs bomen bekend waarvan de wortels zich tot honderden meters vertakken.
Net als bomen kennen organisaties een onzichtbaar en een zichtbaar deel. De wortels van een boom kunt u vergelijken met de basis van de organisatie. Ze zeggen iets over datgene waar de organisatie zich toe geroepen voelt en wat de organisatie drijft. Onze neiging is om ons te richten op datgene wat we zien. We zien de stam en het kruin en denken te weten hoe het met de organisatie gaat, terwijl dit in grote mate door het wortelstelsel wordt bepaald. Een goede reden om te werken aan een stevig fundament.
Volgens management auteur Peter Drucker dienen managers zich regelmatig de vraag te stellen: Wat doen we eigenlijk als bedrijf en wat zouden we moeten doen? Deze vraag wordt in veel organisaties niet (regelmatig) beantwoord. Hierdoor blijft het vaag wat het bedrijf betekent voor de buitenwereld.
De volgende vragen helpen u hierbij. Waarom bestaan we? Wat missen onze klanten als wij er niet meer zijn? Wat is de waarde die wij leveren aan de klant? Wat is onze ‘vrucht’? Een klant koopt namelijk geen product of dienst maar het effect ervan; de bevrediging van een bepaalde behoefte.
Als u weet wat de basis is van uw bedrijf en welk eindresultaat u wilt produceren, kunt u bepalen wat u gaat doen. Op welke activiteiten gaan we ons concentreren? En welke producten en diensten dienen niet langer de klant en kunnen dus worden gestopt?"
Laat het Netwerk groeien (stam)
Om vrucht te kunnen dragen heeft een organisatie naast diepe wortels een stabiel en gezond netwerk nodig, stelt Van der Molen. Het netwerk van een boom bepaalt de draagkracht. De stam van een boom bestaat uit een heel netwerk van kanalen. Het doel van dit netwerk is om via de wortels voedsel en water op te zuigen en naar de takken, bladeren en vruchten te brengen. "Hetzelfde geldt voor bedrijven. Het interne netwerk van een bedrijf bestaat uit mensen en de processen die zij beheren. Zodra duidelijk is wat het eindproduct is van een organisatie dient dit terug te worden vertaald naar interne werkzaamheden. Vragen die u hierbij kunt stellen zijn: Welke werkzaamheden verrichten we? Hoe kunnen we deze werkzaamheden samenvoegen tot een klantgericht proces? Wat is ervoor nodig om dit proces te beheersen in termen van kwantiteit, kwaliteit en standaarden? Welke ondersteuning hebben we hierbij nodig?
Hierbij spelen managers een belangrijke rol. Hun verantwoordelijkheid is om een context te creëren waarin medewerkers op hun best presteren en de klanten goed bediend kunnen worden. In deze ‘mentale ruimte’ kunnen medewerkers zichzelf ontdekken, uittesten en hun magie tonen (of verbergen). Medewerkers presteren beter als zij eigen verantwoordelijkheid krijgen en een bevredigende taak hebben die aansluit bij hun passie en talenten. Het niet benutten van het menselijk potentieel verstoort de groei en bloei. Mensen verdorren. Dit leidt tot tal van problemen en kost veel geld.
Uit onderzoek van Towers Perrin blijkt bijvoorbeeld dat, terwijl werknemers normaal gesproken 6,1 dagen per jaar afwezig zijn, dit aantal in het geval van ontevreden werknemers stijgt naar 22,3 dagen. De organisatie dient breed gedragen te worden als zij wil groeien, niet alleen intern, maar ook extern. Het externe netwerk bestaat uit belanghebbenden die onderverdeeld kunnen worden in vijf groepen: klanten, leveranciers, ondersteuners, beïnvloeders en concurrenten. Vergelijk het met de leefomgeving waarin de organisatie zich bevindt. Naast dat deze groepen hun eigen belangen hebben, bepalen ze samen of de organisatie groeit, stagneert of zelfs afsterft. We leven in een wereld waar netwerken steeds belangrijker en mondiger worden. Zorg ervoor dat deze belanghebbenden vóór u werken en niet tegen u.
Als we kijken naar de netwerken waar de organisatie deel van uitmaakt is de houding bepalend. Doet de organisatie mee om te ontvangen of ook om te geven? De meeste fysieke netwerken mislukken doordat mensen de vraag stellen: ‘Wat zit erin voor mij?’ Terwijl het juist gaat om de vraag: ‘Wat zit er in mij voor de ander?’ Net zoals een boom groeit door de wisselwerking met zijn omgeving, kan de organisatie groeien door een goede balans te creëren tussen geven en ontvangen.
Vragen die hierbij helpen zijn: Welke belanghebbenden zijn er binnen en buiten de organisatie? Hoe kunnen we het beste met hen communiceren? Wat is ervoor nodig om hen te laten groeien en bloeien?"
Optimaliseer de Acties (kruin)
Het resultaat van de inspanningen van een boom is de vrucht, concludeeer Van der Molen. "Het laat iets zien van wie de boom is. Het is een gevolg van alle processen en acties. Een boom produceert vruchten naar gelang zijn aard. Appels of peren, dadels of vijgen, druiven of bessen. Wanneer de vruchten gaan rijpen nemen ze veel voedsel weg van de boom. Dat kost veel energie. Een rijkelijk behangen appelboom heeft in het groeiseizoen ongeveer 200 liter water per dag nodig. Stevig geworteld zijn in bronnen van betekenis, een goede wisselwerking tussen onze omgeving en een evenwichtige vertakking leidt tot gezonde vrucht.
Iets produceren waar de omgeving wat aan heeft, dat is doel van iedere organisatie. Een appelboom die uiteindelijk geen vrucht draagt wordt omgehakt. Zo mist een organisatie haar doel als zij niks voortbrengt waar de omgeving van kan genieten. Aan de vruchten herkent men de boom. Effectieve organisaties willen een bijdrage leveren. Niet alleen aan hun eigen ontwikkeling, maar ook aan de omgeving waarbinnen zij opereren. Dat kost niet alleen energie, maar levert ook veel op. Medewerkers die waardevol werk verrichten en ervaren dat hun inspanningen resultaten opleveren, zijn enthousiast en gemotiveerd. Zij vormen de basis van een gezonde vruchtdragende organisatie en bepalen het DNA."
DNA
Het DNA volgens Van der Molen:
• Droom (wortels): stevig geworteld om zwaar weer te trotseren.
• Netwerk (stam): stabiel en gezond om groei mogelijk te maken.
• Acties (vruchten): zichtbare resultaten van een gezonde organisatie.
@Ronald, een boeiend betoog dat vooral beklijft in deze onzekere tijden. Organisaties en bedrijven zijn afhankelijk van de klant EN van de medewerkers. De omschrijving van DNA in jouw artikel is een mooie metafoor voor het menselijke DNA. Immers, daar waar je als organisatie een verandering wilt doorvoeren, stuit je op weerstand. Dat is een natuurlijk proces: we willen liever niet veranderen. Tenzij de verandering in het kader van mens-denken plaatsvindt. Dat vergroot de betrokkenheid en de zelfverantwoordelijkheid. Een lang proces, dat wel. En om het proces te laten slagen is in ieder geval één basisbeginsel nodig: ''Maak veranderen leuk!'' En het leuk maken kun je door de mensen bij het proces te betrekken, invloed te laten uitoefenen, mee te laten praten. Kortom: mens-denken maakt veranderen leuk!
@Erwin, dank je wel voor je reactie en compliment. Ik ben het helemaal met je eens. Het is niet de klant OF de medewerkers, maar de klant EN de medewerkers. In Nederland wordt vaak in dilemma's gedacht, terwijl het hier een schijnbare tegenstelling betreft.
Aanvullend op jouw opmerkingen omtrent veranderingen: ik merk dat mensen het over het algemeen heel normaal vinden om te veranderen. De wereld om ons heen verandert continue en dat doen wij ook. Het probleem bij veel bedrijfsmatige (lees: opgelegde) veranderingsprocessen is m.i. dat mensen primair reageren vanuit de ervaring die ze tijdens het vorige veranderingsproces hebben opgedaan. Kortom: ze gedragen zich 'nu' zoals ze 'toen' werden behandeld. Als dat negatief was, dan zet je het proces vanaf dag één op achterstand. Dat kan inderdaad een stuk leuker en slimmer.
Mocht je interesse hebben in een uitwerking van het DNA-model inclusief overzicht van waar welke verantwoordelijkheid ligt. Kijk dan eens op: (Klik hier)
@Ronald, je slaat de spijker op de kop over de beleving naar aanleiding van een vorig veranderingsproces. Natuurlijk zijn er meer factoren die meespelen, maar dat even terzijde. Ik vraag me af in hoeverre organisatie zich bewust zijn van dit gegeven. Anyway, ik ben bezig met de ontwikkeling van het ''PeTeBe-virus''. Nee, geen computervirus of één of ander gevaarlijk humaan virus. Wel een virus, als je daar éénmaal mee besmet raakt, je niet meer kan genezen. En, dat is het geheim: dat wil je dan ook niet meer. PeTeBe staat voor Plezier, Trots en Betrokkenheid. Er zit een hele filosofie achter, die deels aansluit op jouw filosofie. Kern is dat veranderen leuk moet zijn. Enfin, misschien eens een keer samen over sparren?
