Tips en trucs voor managers om een goed functioneringsgesprek te voeren
1 maart 2013 -
Veel managers zien op tegen het voeren van functioneringsgesprekken met hun medewerkers. Hoe voert u zo’n gesprek? Hoe zorgt u er voor dat je kritische punten kan noemen en tegelijkertijd toch motiveert? Veel managers hebben het daar moeilijk mee en stellen de gesprekken daarom uit, raffelen ze af of zeggen dat ze er écht geen tijd voor hebben. Dat is zonde, want werknemers die nooit gecoacht worden of feedback krijgen ontwikkelen zich niet voldoende.
Onderstaand zeven praktische tips van Anton van Elburg, hoofdredacteur Intermediair Weekblad, voor managers om tot een goed functioneringsgesprek te komen.
1. Plan voldoende tijd in
Een functioneringsgesprek moet niet te lang duren, maar reserveer wel voldoende tijd zodat u het gesprek niet hoeft af te kappen als er nog belangrijke punten besproken moeten worden.
2. Bedenk alvast de startzin Leg kort uit wat het doel is van het gesprek en wat de agenda is. Zo voorkomt u dat u meteen van wal steekt met een heel verhaal en meteen de diepte in gaat. Probeer in het begin vooral te luisteren.
3. Zet vooraf de feiten op een rij of werk een formulier af Wat zijn sterke punten van de werknemer? Wat kan hij of zij verbeteren? En wat zijn uw verwachtingen voor volgend jaar? Geef bij verbeterpunten ook altijd een voorbeeld van situaties waarin het beter was verlopen als de medewerker bijvoorbeeld duidelijker gecommuniceerd had.
4. Hou het kort
Noem maximaal deie verbeterpunten en zorg ervoor dat u niet de hele tijd aan het woord bent.
5. Regel een rustige en neutrale plek. Reserveer een vergaderruimte met voldoende privacy, of ga naar een locatie waar de werknemer zich niet direct ondergeschikt voelt.
6. Maak concrete afspraken
Zorg dat de afspraken SMART zijn, zodat u tussentijds kunt vragen of de medewerker op schema ligt en of u misschien kunt helpen om weer op schema te komen.
7. Maak een praatje bij de koffieautomaat
Laat niet alles op functioneringsgesprekken of beoordelingsgesprekken aankomen. De sterke of zwakke punten die u in zo’n gesprek noemt horen namelijk geen verrassing te zijn voor de medewerker.
Veelgemaakte fouten
Veel leidinggevenden zien op tegen functioneringsgesprekken en maken dezelfde fouten. Ze luisteren niet voldoende naar hun medewerkers, praten zelf te veel en vergeten dat het geen beoordelingsgesprek is maar een functioneringsgesprek. Daar zit toch echt een groot verschil tussen. Een functioneringsgesprek hoort een dialoog te zijn. Luister daarom goed naar de medewerker en vraag door. Zo maakt u het voor uzelf ook makkelijker: de medewerkers krijg zo zelf de gelegenheid zwakke punten te benoemen. Dat komt voor de medewerker minder hard aan en zo hoeft u ze als manager niet als eerst te benoemen. De zeven tips hierboven helpen u op weg, maar er zijn vast meer goede tips die nog niet zijn genoemd. Vul dus vooral aan!
Het blijft toch zo vermakelijk dat men de basics niet eens onder controle heeft om leiding te geven. Lekker op de hei zitten en lol maken in plaats van bezig zijn met je mensen die jou vertrouwen. Nogmaals, als je je vak niet verstaat gewoon je hielen lichten. Ik heb in de afgelopen 20 jaar allen maar prutscollega’s gezien. De hele dag bezig met het ene na het andere rapport schrijven om maar niet op die vloer te hoeven zijn en de mensen te steunen, motiveren en ondersteunen. Nooit tijd. Kortom, 90% beheerst het niet en is de naam manager niet waardig. Hooguit management bezemkast. Het is echt niet vreemd dat er overal recessie is en alles in elkaar stort. Skills en vaardigheden beheers je en leer je niet uit een boekje alleen. Het boekje kan je eventueel helpen maar de basics zal ja al zelf moeten hebben. Zo niet, ga dan gewoon vakken vullen. Dan ben je ook manager van de kroppen sla. Het voordeel is, die hebben heen motivatie gesprek nodig. Het zit nog steeds in simpele logica en niet in mateloos interessante onzin die niemand echt boeit. Het kost alleen maar en die overhead doet menig bedrijf nu al de das om. Verschuilen achter een deur en leugens kan iedereen.
AJ Willms
|
|
4
-
03
-
2013
|
10
:
06
uur
Belangrijkste is: hou het functioneringsgesprek niet omdat het in de planning staat en verplicht is maar omdat het van toegevoegde waarde kan zijn.
Gebruik de bekende ''tip'' en ''top'' om de medewerker te motiveren en te verbeteren.
Benoem verbeterpunten met praktijk voorbeelden om het doel te verbinden met de medewerker.
Allemaal waar en goed. Essentieel is dat de leidinggevende en de medewerker beiden de waarde van het functioneringsgesprek zien en ervaren. In vertrouwen en transparant bespreken hoe de medewerkers erin zit, wat hij belangrijk vindt en waar er verbeteringen te behalen zijn en hoe we dit gaan bereiken. Met inspiratie en voldoende beeld over het vervolg het gesprek uitgaan. Daar is waar het om gaat.Als er maar iets blijft hangen van ''dat hebben we ook weer gehad'' of een papieren exercitie dan is het functioneringsgesprek niet goed genoeg geweest. Check dit na het gehouden gesprek eens voor jezelf na!
