Negen vergadertips voor advies- en medezeggenschapsraden
6 augustus 2012 -
Een lid van een advies- of medezeggenschapsraad balanceert soms op de grens tussen het werk goed doen en goed lid zijn van de raad. Het kan zelfs in conflict met elkaar komen. Dat is te zien aan allerlei zaken rond klokkenluiders. Een raadslid is kritisch en volgt alles wat er in de organisatie gebeurt goed. Als er dingen verbeterd kunnen worden geeft het raadslid dat aan. Dat is immers de taak van een raadslid.
Daarmee wordt een raadslid soms lastig gevonden door de directie en leidinggevenden. Dat is jammer, want juist zij kunnen goed gebruik maken van mensen die meedenken en met ideeën komen om de organisatie te verbeteren.
Negen tips
Carla van den Bos van Vergaderendoejezo! komt bij de workshops aan advies- en medezeggenschapsraden veel dezelfde vragen en problemen tegen. Vlak voor het begin van het vergaderjaar geeft ze hen daarom negen vergadertips.
1. Bepaal wat het doel van de raad is. Maak een uitgebreide beschrijving van de ideale situatie en van het werkterrein van de raad.
2. Zorg dat de stukken voor de vergadering ruim op tijd aanwezig zijn, zodat iedereen het goed kan voorbereiden en het in de eigen vergadering besproken kan worden.
3. Maak tijd voor de voorbereiding van de vergaderingen. Plan als medezeggenschapsraad met elkaar tijd tijdens het werk en bereid het voor op een rustige plek. Leden van adviesraden bereiden het meestal thuis voor.
4. Bepaal wat het doel van elke vergadering en van elk agendapunt is.
Zet het erbij op de agenda. Is het doel informatie uitwisselen met de directie? Is het samen tot een besluit komen? Is het samen tot een activiteit komen?
5. Bepaal in de raadsvergadering voor elk agendapunt wat de ideale situatie is en ook wat het uiterste is waar de raad in meegaat.
6. Pas de strategie aan op het doel van de vergadering, het doel van het vergaderpunt en de ideale situatie.
7. Ga niet mee in het tijdens de vergadering veranderen van het doel van een agendapunt. Als het bedoeld is om informatie uit te wisselen is dat waar over vergaderd wordt.
8. Er zijn weinig onderwerpen zo dringend dat er ter plekke door een advies- of medezeggenschapsraad een mening over gegeven hoeft te worden. Bespreek het dus eerst in de raadsvergadering, zodat de raad tot een afgewogen mening kan komen. Is het wel echt dringend? Ruim dan ter plekke tijd in voor een onderling overleg met de aanwezige leden van de raad. Bel de andere leden om hun mening te horen. Neem de tijd
om tot een goed standpunt te komen.
9. Laat u niet tegen elkaar uitspelen. De raad heeft van te voren bepaald wat het standpunt is. Houd daar aan vast.
