13 februari 2012 -
Zakenreisagent American Express zegt dat het reizende bedrijfsleven kansen mist als het gaat om het versterken van het reisbeleid, doordat de focus te veel ligt op kostenbesparingen. Amex heeft bijna hiervoor bijna 100 reisprogramma’s van multinationals en middelgrote bedrijven geanalyseerd. Minder dan een derde heeft in het afgelopen jaar het reisbeleid geactualiseerd. Hierdoor ontstaat een kloof tussen de regels en de reistrends.
Zo heeft slechts twaalf procent in het reisbeleid regels vastgelegd ten aanzien van de veiligheid van medewerkers op reis. 80 procent zegt in het beleid niets over het vergoeden van ontbundelde diensten, zoals het inchecken van ruimbagage, wijzigingskosten, stoelen met meer beenruimte of andere extra’s met een prijskaartje bij airlines, hotels en autoverhuurbedrijven. Bij de kleinere bedrijven is het slechts in 35 procent van de gevallen verplicht om hotels via de reisagent te boeken. Bij de multinationals is dit 85 procent. Verder geven zeven op de tien bedrijven geen richtlijnen aan reizigers over wanneer het logisch is om vliegtickets te boeken bij een niet-voorkeursleverancier als dat goedkoper uitpakt.
Tips
Amex geeft tips om de kloof te overbruggen: 1. Veiligheid Bedrijven moeten advies geven aan hun reizigers over hoe zij zich moeten voorbereiden op een reis, wat ze tijdens een reis wel en niet moeten doen op een specifieke bestemming, met name wanneer deze wordt gezien als een hoog risico. Verder dient in het reisbeleid te worden vastgelegd wat er moet gebeuren tijdens een noodgeval of verstoring.
2. Toeslagen
Reizigers moeten weten wat voor extra kosten zij mogen declareren en welke toeslagen zijn inbegrepen bij de onderhandelde contractprijzen, zoals gratis wi-fi in een hotel.
3. Hotelprogramma
Veiligheid is de belangrijkste reden waarom reizigers zich aan het hotelbeleid moeten houden. Wanneer medewerkers zelf een hotel boeken, zijn ze niet alleen niet op te sporen in geval van nood, maar komen de onderhandelde tarieven ook in gevaar. Amex adviseert bedrijven aan reizigers uit te leggen waarom ze hotel tegelijkertijd met de vliegtickets moeten boeken bij de reisagent.
4. Mobiele technologie
Technologische ontwikkelingen helpen reiziger bij het managen van hun reis. Bedrijven die dit ondersteunen in de vorm van eigen applicaties, vergemakkelijken de communicatie met de reizende medewerkers voor, tijdens en na de reis, zowel in noodgevallen als om de voordelen van het reisbeleid onder de aandacht te brengen. Volgens Amex moet een succesvol reisbeleid regels met betrekking tot sociale media en mobiele applicaties bevatten. Reizigers kunnen hiermee tijd besparen en de navolging van het reisbeleid wordt vergroot.
5. Laagste beschikbare tarief Bedrijven geven medewerkers vaak de instructie om hun vliegtickets tegen het laagste beschikbare tarief te boeken, ongeacht of de vlucht wordt aangeboden door een voorkeursleverancier. Wanneer er echter afspraken zijn gemaakt met airlines over bepaalde volumes, komen deze in gevaar als er buiten het contract wordt geboekt. Hiervoor moeten richtlijnen komen, vindt Amex.
Bron:Zakenreis.nl
