3 februari 2011 -
Teamleiders worden nauwelijks ondersteund in het voeren van een goed werkoverleg, terwijl ze dat wel graag willen. Dit blijkt uit de resultaten van de Quickscan Werkoverleg die Involve eind 2010 deed onder meer dan 30 teamleiders in veertien organisaties.
Overleggen vullen een groot deel van onze werktijd en kosten behoorlijk wat geld. Medewerkers zitten 30 procent van hun tijd in overleg, en managers wel 70 procent. We vergaderen in Nederland zelfs voor zo’n 30 miljard euro per jaar. Toch is bijna niemand gericht getraind voor het voeren van werkoverleg. Terwijl - ook dat blijkt uit eerder onderzoek - overleggen en persoonlijke communicatie één van de meest impactvolle, persoonlijke interne communicatiemiddelen is. Reden voor Involve om het onderwerp te verkennen met een quickscan, en naar aanleiding daarvan een praktisch hulpmiddel te ontwikkelen.
Geef me tools, tips en coaching Uit de Quickscan blijkt dat teamleiders redelijk tevreden zijn over hun eigen werkoverleg: zij waarderen dit met gemiddeld een zeven. Het minst tevreden zijn zij over wat het oplevert. Verbeterpunten die vooral naar voren komen zijn de structuur in de meeting, de voorbereiding, de opvolging en de mate van interactie en betrokkenheid van de deelnemers. Plus dat veel teamleiders worstelen met de vraag hoe ze verbeterpunten kunnen benoemen, doorvoeren en vasthouden binnen hun teamoverleg. Meer dan de helft van de leidinggevenden geeft aan daarbij hulp te willen via tools, tips en coaching.
Gratis Snelstarter voor beter werkoverleg Voor een beter werkoverleg heeft Involve een praktische Snelstarter ontwikkeld. Deze helpt managers hun eigen werkoverleg te evalueren en tot gerichte verbetering te komen. Daarnaast biedt de Snelstarter concrete formats die de efficiency, effectiviteit en energie in een werkoverleg verhogen. Download hier gratis de Snelstarter voor beter werkoverleg. Via de link vindt u ook de complete resultaten van de Quickscan Werkoverleg.
Verbeterpunten die vooral naar voren komen zijn de structuur in de meeting, de voorbereiding, de opvolging en de mate van interactie en betrokkenheid van de deelnemers. Zo zegt het onderzoek en dat wil ik niet in twijfel trekken. Wel een aanvulling: meestal blijken de genoemde items slechts symptomen te zijn van onderliggende dynamieken die het systeem uit balans brengen. Dat merk je pas als alle verbeterpunten zijn doorgevoerd en er toch niets of niet genoeg verandert. Daarom is een systemische aanpak te verkiezen boven een lijstje met tips en trucs als je daadwerkelijk op zoek bent naar een goed functionerend team.
Twee opmerkelijke constateringen uit dit onderzoek wat mij betreft: 1. de teamleiders beoordelen hun eigen werkoverleg met een 7, ruim voldoende. Terwijl ze ontevreden zijn over wat het oplevert. 2. Bijna niemand uit het onderzoek is getraind in werkoverleggen, terwijl dit goed trainbaar is.
pliena
|
|
3
-
02
-
2011
|
15
:
24
uur
De eerste vraag die opkomt is of het bedrijf waarin deze zgn. ''teamleiders'' werken een beheerdocument (structuur) heeft waaruit andere management plannen voortkomen. Verder lijkt het mij dat er geen sprake is van teamleiders, want die zouden dan onderricht (diploma) hebben gehad en dus bekwaam zijn om iets te leiden. Ten derde is een werkoverleg iets wat in de wet geregeld is en aan eisen moet voldoen.
Het is te zot voor woorden dat dit soort zaken bij managers online aan de orde komt.
Leuk dat het onderzoek zoveel (gemengde) reacties losmaakt. @Jeannette Lamme: helemaal mee eens dat je op zoek moet naar onderliggende patronen om tot daadwerkelijke verbetering te komen. Een evaluatie met de hele groep is een begin, maar de analyse van (vergader)documenten en zelfs een externe auditor bij het werkoverleg zullen veel meer gerichte verbeteringen opleveren. @Pliena: in de praktijk zien we juist dat managers en teamleiders vaak worstelen met het werkoverleg. Dat blijkt ook uit de quickscan. @PWJM: terechte vraag en een vraag die wij ook graag in een vervolgonderzoek beantwoord zouden willen zien!
De ''snelstarter voor een beter werkoverleg'' geeft slechts eerste handvatten waarmee teamleiders zelf aan de slag kunnen. Daarnaast is het relevant om te kijken hoe managers en teamleiders verder ondersteund kunnen worden in hun communicatierol naar medewerkers. Het werkoverleg staat niet op zichzelf maar is onderdeel van een mix van communicatiemiddelen (e-mail, bila's, prikborden etc.) die managers ter beschikking hebben: wordt het juiste middel voor het juiste doel ingezet?
