Maak uw vergaderingen net zo effectief als noodzakelijk
25 juli 2007 -
Vergaderen…. Een noodzakelijk kwaad. Vaak tijdrovend, vaak omslachtig. Dat kan echter ook anders. Goed uitgevoerd leveren ze u waardevolle informatie, interessante ideeën en gemotiveerd personeel op. Haal alles uit die ‘verplichte’ bijeenkomsten met de volgende tips.
1. Bepaal of de vergadering echt noodzakelijk is
Vaak volstaat een telefoontje of een mailtje. Maak gebruik van al die technische hoogstandjes op uw kantoor!
2. Kies een voorzitter
Iemand moet de leiding hebben om er zeker van te zijn dat de doelstelling van de vergadering bereikt wordt en dat die in goede banen geleid wordt. Bepaal van tevoren wie deze taak toegewezen krijgt.
3. Zorg voor een agenda
Stel een agenda op en verdeel die van tevoren onder alle genodigden. Vraag hen eventuele aanvullingen van tevoren door te geven.
4. Kies een geschikt tijdstip
Plant u de vergadering ‘s ochtends vroeg dan loopt u het risico dat mensen te laat komen doordat ze in de file staan. Vlak voor de lunch kunnen ze alleen aan eten denken. Aan het eind van de dag alleen aan naar huis gaan. De beste vergadertijd is dus meestal midden op de ochtend of middag.
5. Zorg dat de vergaderlocatie makkelijk te vinden is
Kies een plek die de meeste genodigden kennen. Vindt hij toch ergens anders plaats, zorg dan voor een goede routebeschrijving.
6. Houd u aan de agenda
Waarom heeft u die anders opgesteld? Als iemand iets wil bespreken date r niet op staat, schuif dat onderwerp dan door naar een volgende keer.
7. Blijf bij de les
Mensen dwalen altijd af, vooral als er veel mensen aanwezig zijn. Zorg dat u de rode draad bewaakt en zorg dat iedereen bij de les blijft.
8. Ruim een beetje tijd in voor ‘alles wat ter tafel komt’
Sommige onderwerpen die ter sprake komen maar niet in deze vergadering passen, moeten wel behandeld worden. Schrijf ze op en zorg dat ze later besproken worden.
9. Stop op tijd
Laat een vergadering nooit uitlopen. Houd u aan de agenda! Als blijkt dat u niet alles kunt behandelen, plan dan een volgende vergadering.
10. Voer hetgeen afgesproken is ook uit
Er is niets zo frustrerend als een vergadering uitzitten, dingen te bespreken, oplossingen te bedenken als daar vervolgens niets mee gebeurt. Voer alle besproken oplossingen uit. Zo maakt u duidelijk dat de vergadering zinvol was en de tijd en moeite van het bijwonen waard was.
Door het gekozen werkveld komen wij regelmatig op verschillende vormen van meetings en besprekingen. Grappig is dan inderdaad dat je ziet dat het per tak van sport zo bijzonder kan verschillen. Zelfs binnen de takken zelf zitten er zelfs verschillen.
Met name verzuilde organisaties hebben vaak last van een bepaalde vergader cultus die soms maar moeilijk uit te zitten is. Als men kijkt naar de inhoud dan zie je vaak dat het een manier van vergaderen is die een langere historie heeft.
Het aardigste verschil wat ik heb meegemaakt was een nieuwe, externe, manager die een weekmeeting leidde binnen een verzuilde organisatie. Wat normaal zo'n 3 uur in beslag nam was nu nog maar de helft van de tijd.
Resultaat? De manager werd gevraagd elders een project te bemannen omdat hij 'geen gevoel voor verhoudingen' heeft betoont[???]
Voor mij persoonlijk een wijze les geweest om in de toekomst hiermee rekening te houden door in dergelijke organisaties de vergadertijd gewoon langzaam terug te schroeven, gespreid over een aantal sessies.
Meetings en vergaderingen, boeiende materie maar precies zoals het artikel al aangeeft, houd het beperkt.
Gaan we bij managersonline nu terug naar de beginnersbanken? Tien tips om jezelf te verbeteren waren ook al zo basaal en dit is van hetzelfde. Gaan we de zomer door met een paar eenvoudige tipreeksen? Jammer. Houd s.v.p. het niveau erin. Uw lezers zijn geen kleuters.
Behalve dat het lijstje erg basaal is, is hij ook nog onvolledig. Neem bijvoorbeeld het advies om een voorzitter te zoeken, die de doelstellingen van de vergadering kan realiseren. Daar staat toch echt het nulde advies, om duidelijke doelen voor je vergadering te formuleren.
Verder dat managersonline een basaal lijstje publiceert, zal vast wel te maken hebben met de komkommertijd. Maar daarnaast mag de redactie toch ook wel al haar bezoekers ten dienste staan. En ik neem toch aan, dat niet alleen ervaren managers hier hun heil komen zoeken. Als ik bovenstaande commentaren lees, dan wordt het misschien tijd voor: Senior managers online.
Overigens vond ik de extra tip van Rene Civile een goeie: 'Hou rekening met de organisatie waarin je zit.'
Ik was overigens die PM niet maar sta graag open voor ervaringen van anderen en leer graag.
;o)
RC PM
Douwe van der Leeuw
|
|
30
-
07
-
2007
|
21
:
58
uur
Cabaretier Wim Kan heeft ooit gezegd dat als vergaderen uitsluitend in eigen vrije tijd zou plaatsvinden dat vermoedelijk een einde zou maken aan het vergaderen. Nederlanders zijn kampioen vergaderen.
Tip: stel als voorzitter eens voor om staand te vergaderen. Bij kleine samenstellingen is hardlopen of wandelen in de buitenlucht ook een goed alternatief.
Het eerste van Wim Kan zeker het overwegen waard alleen ben ik bang dat er weinig animo voor te vinden is, niet bij mij in elk geval. Laat ik daar eerlijk in zijn.
Staand lijk me een best idee. Dat zou de zaak ook kunnen bekorten. Lopende of hardlopende ook weer niet handig in verband met slechte conditie maar ook notuleren.
Blijft dat men, afhankelijk van de organisatie cultuur daar de winst kan behalen door de tijd beetje bij beetje terug te schroeven. In plaats van bijvoobeeld de gebruikelijke 3 uur roepen dat je maar 2.5 uur de tijd hebt.
Informele ronden en dan bevestigingen per email werkt ook vaak aardig is mijn ervaring. Kortom, zoek de winst in de informele sfeer en je komt een heel eind.
Zorg dat een meeting voor de helft bestaat uit hamerslagen en je haalt ook daar de winst.
Leer ontspannen presenteren met flair. Bent u gewend te presenteren en te speechen, maar wilt u een ware topspreker worden, die iedereen zich herinnert? Of bent u juist een beginneling, die spreekangst en gierende zenuwen wil omzetten naar een ontspannende en overtuigende presentatie? Pieter Frijters coacht en traint CEO's en topmanagers maar ook beginnende leidinggevenden en professionals. Bel 0182 612 345 om uw plek te reserveren of kijk op www.spreek.nl.
Het Handboek Online Marketing (HOM) is een praktisch management- en studieboek dat bol staat van de cijfers, feiten, do's en dont's, praktijkvoorbeelden, interviews, modellen en cases. Het handboek maakt een einde aan het blindelings inzetten van 'zomaar wat online instrumenten'.
