Vorige week heeft de Eerste Kamer het initiatiefvoorstel-Voortman en Heerma Wet flexibel werken aangenomen. In verband met bezuinigingen in de zorg krijgen werknemers het recht om flexibel of thuis te werken, om zo eventuele zorgtaken beter te kunnen combineren. Het bedrijf voorspelt hierdoor een toename in het aantal werknemers wat thuis werkt.
Consistente en snelle toegang
Renske Galema, Country Manager Benelux: "Gebruikers moeten consistent en snel toegang hebben tot hun data en applicaties, ook als ze werken vanuit huis of een flexplek. Om op ieder moment te kunnen netwerken of te printen, is het van belang dat zij vanaf iedere locatie bij de benodigde bestanden kunnen. Daarnaast stelt een vertrouwde omgeving hen hierbij gerust. Uit onderzoek is gebleken dat wanneer dit niet gebeurt het ten koste gaan van de acceptatie en er daardoor minder projecten tot stand komen."
Vijf tips
Om zowel de werknemers als de werkgevers tegemoet te komen heeft AppSense vijf tips opgesteld over de beste manier om flexibel te kunnen werken zonder dat dit ten koste gaat van de productiveit en veiligheid.
1. Wees voorbereid
Zorg er als IT afdeling voor dat u van tevoren goed inzicht krijgt in welke werknemers, en hun functies, er op regelmatige basis vanuit huis of een andere locatie zullen werken. Het is aan te raden van tevoren een flexibel werken strategie te ontwikkelen. Hiermee wordt voorkomen dat de afdeling voor onverwachte uitdagingen komt te staan. Deze strategie omvat niet alleen welke werknemers er regelmatig remote gaan werken, maar ook tot welke applicaties en data zij toegang mogen krijgen. Daarnaast is het belangrijk aan te geven op welke locatie zij wel of geen toegang tot die data en applicaties mogen krijgen.
2.Sta open voor initiatieven van gebruikers
Flexibel werken kan een organisatie zeker ten goede komen. Uit onderzoek van het Britse Chartered Management Institute komt zelfs naar voren dat driekwart van de medewerkers aangeeft dat wanneer ze zelf kunnen bepalen waar en wanneer ze werken, zij het productiefst zijn. Als IT-afdeling is het van belang open te staan voor ideeën en initatieven van werknemers. Met name veeleisende gebruikers vinden het niet prettig om bepaalde zaken door IT opgelegd te krijgen. Zij kunnen echter ook de drijvende kracht zijn achter innovaties. Deze gebruikers weten exact hoe hun werk in elkaar zit en wat ze nodig hebben. Door hen mee te laten draaien in pilots en hen als eerste nieuwe technologieën te laten testen, zullen ze praten met andere gebruikers en kan de acceptatie ervan worden versneld.
3. Overal dezelfde ervaring
Om de productiviteit van gebruikers door flexibel werken echt te stimuleren is het van belang dat men op iedere locatie op dezelfde vertrouwde manier kan werken. Zorg daarom dat alle gebruikers werken in een zogenoemde ‘workspace’ waarin alle persoonlijke instellingen van een gebruiker zijn opgeslagen. Doordat deze workspace is losgekoppeld van het onderliggende platform, is het niet nodig om instellingen steeds opnieuw in te stellen als er op een ander apparaat wordt ingelogd.
4. Voorkom het omzeilen van security
Om gemakkelijk bij bestanden te komen vanaf andere locaties is het niet ondenkbaar dat gebruikers documenten opslaan op plekken waar deze gemakkelijk geopend kunnen worden, zoals hun desktop of in de Cloud. Hier komen echter risico´s bij kijken op het gebied van veiligheid voor de organisatie. Door het openen van bestanden vanaf een onbeveiligde bron, geven werknemers meer kansen aan cyberaanvallen en is de kans groot dat gevoelige informatie op straat komt te liggen. Als de IT afdeling de toegang tot bestanden op iedere locatie makkelijker maakt voor gebruikers, wordt de kans op deze werkwijze geminimaliseerd. Daarbij is een positieve gebruikerservaring het allerbelangrijkste. Als je als IT een oplossing biedt, moet deze gebruiksvriendelijker zijn dan een oplossing die men zelf kan installeren. Gebruikers worden op die manier verleid om de veilige, door IT goedgekeurde business applicaties te gebruiken.
5. Communiceer
Vaak weten gebruikers niet wat IT nu eigenlijk doet. Een goede communicatie zorgt ervoor dat gebruikers snappen wat de reden is dat bepaalde veranderingen, die een impact hebben op hun dagelijkse manier van werken, worden doorgevoerd. Het is daarom belangrijk dat de IT-afdeling de gebruikers zoveel mogelijk op de hoogte stellen van de werkzaamheden.
