zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
nieuws
 

Wat is het doel van uw vergadering?

3 februari 2012 - Heeft u wel eens met elkaar nagedacht wat het doel van uw vergadering is? Carla van den Bos van Vergaderendoejezo! zet voor u op een rijtje wat dat doel kan zijn. Dat kan variëren tussen: informatie geven, informatie uitwisselen, een mening vormen, ideeën ontwikkelen, besluiten nemen, activiteiten plannen of een lange termijn planning maken. Vaak heeft een vergadering meer doelen.

Soms lijkt het duidelijk wat het doel is. Als u in een adviescommissie zit is het doel om advies te geven. Maar wat voor advies geeft u? En geeft u alleen advies als het gevraagd wordt? Of ook ongevraagd? Wat houdt een advies in? Hoe uitgebreid is het advies? Wat gebeurt er met het advies? Hoort u wat er mee gebeurt? Heeft u regels ervoor? Of doet u elke keer wat anders? Interessante vragen om over na te denken. 



Meerdere doelen
Het kan ook veel complexer zijn. Als u met een projectgroep vergadert is het doel een combinatie van alle hierboven opgesomde doelen. Ook bij een vergadering van een ondernemingsraad heeft u meestal meerdere van deze doelen. Als u meerdere doelen heeft raad Van den Bos aan per agendapunt heel duidelijk aan te geven wat het doel daarvan is. Vaak staat op een agenda 'ter informatie'. Dat is duidelijk. Maar bij de rest van de punten staat meestal niet aangegeven wat het doel is. Dat merkt u pas uit de context van de stukken of tijdens de discussie erover. Jammer. Als het eerder duidelijk was had u uw voorbereiding daarop aan kunnen passen. 

Jaarplanning biedt houvast
Als u een jaarplanning maakt voor uw vergadering kunt u zien wanneer iets op de agenda komt en wat het ongeveer inhoudt. De meeste vergadergroepen hebben echter geen jaarplanning. Er wordt per keer bekeken wat er besproken gaat worden. Het is een beetje toeval of iets op de agenda komt. En dus of er over gepraat gaat worden. Een tip die Van den Bos hierbij kan geven is: hou voor uzelf bij over welke agendapunten u in de loop van de tijd zeker wilt bespreken. Als het dan niet op de agenda komt kunt u het zelf aandragen. Zo houdt u ook voor ogen wat u echt belangrijk vindt. 

Nieuwe deelnemers
Als er nieuwe mensen bij uw vergadering komen is het handig om hen duidelijk te maken wat het doel van de vergadering is. Bij elk agendapunt vermeldt u nu het doel. En het is nuttig om hen te vertellen hoe ze zelf een agendapunt kunnen inbrengen. Of kan dat niet? Dan is het ook goed om hen dat snel te laten weten.

 
 Doorsturen   Reageer  

 

Laatste nieuws

 Een op de vier bedrijven niet bezig met klimaat en duurzaamheid
 Gen-Z’ers en Millennials zouden van baan veranderen voor bedrijf dat beter aansluit bij waarden
 Duurzaamheidsmanagement steeds belangrijker voor moderne bedrijven
 

Gerelateerde nieuwsitems

 Weet met wie u vergadert
 Open dialoog wordt gehinderd tijdens vergaderingen
 Vijf tips waarmee vergaderafspraken wel nagekomen worden
 Tips en tricks om invloed uit te oefenen via de vergaderagenda
 
 
reacties
 
Er zijn nog geen reacties.

REAGEREN

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
Human Design op de werkvloer voor teameffectiviteit en bedrijfsgroei
reacties
Top tien arbeidsmarktontwikkelingen 2022 (1) 
‘Ben jij een workaholic?’ (1) 
Een op de vier bedrijven niet bezig met klimaat en duurzaamheid (3) 
Eén op zeven Nederlanders staat niet achter aanbod van hun organisatie  (1) 
Drie manieren om te reageren op onterechte kritiek (1) 
Een cyber-survivalgids voor managers: hoe ga je om met cyberaanvallen?  (1) 
Mind your data (1) 
top10