31 oktober 2011 -
Er zijn veel vergaderingen waar mensen als vertegenwoordiger van een organisatie of een afdeling zitten. Dat is mooi, want dan praat u namens een achterban. Wat lastig kan zijn in zo'n vergadering is dat sommige mensen namens een achterban praten en dus dingen terug moeten koppelen en anderen alleen voor zichzelf praten. Dat geeft een beetje scheve verhouding.
De ene vertegenwoordiger heeft natuurlijk een andere mening of belang dan een andere. Heel goed ziet u dat in een vergadering van bijvoorbeeld de SER (Sociaal-Economische Raad). Daar zitten vertegenwoordigers van zowel werkgevers als van werknemers in. Die hebben verschillende meningen en ook andere belangen bij de meeste onderwerpen. Dat is goed te zien bij onderwerpen als AOW en pensioenen.
Vaak is het duidelijk dat de verschillende leden van de vergadering andere meningen, politieke ideeën en andere belangen hebben. Maar niet altijd.
Duidelijk evenwicht
Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! adviseert om hier in uw eigen vergadering duidelijk over te zijn. Als u namens een organisatie of een achterban praat benadruk dat dan, steeds opnieuw. 'Mijn organisatie vindt...' is duidelijker dan wanneer u 'ik' of 'wij' zegt. In de vergadering moet u zelf een evenwicht vinden. Wat wilt u dat er teruggekoppeld naar een achterban wordt? Hoe gaat u om met het feit dat één iemand alleen zichzelf vertegenwoordigt en iemand anders bijvoorbeeld een grote bond? Hoe gaat u ermee om dat iemand wel of geen direct belang heeft bij uitspraken van de vergadering?
Voorzitter
Als voorzitter moet u goed opletten dat alle meningen aan bod komen, ook de meningen van eenlingen. Vaak praten mensen makkelijker als ze dat namens een organisatie doen. En als iemand persoonlijk door een maatregel getroffen wordt, kan het lastig zijn om de grote lijn in het oog te houden. Houd daar rekening mee als voorzitter.
Scholing
Grotere organisaties geven verder vaak scholing aan hun vertegenwoordigers. Hierdoor hebben ze meer achtergrondinformatie en praten ze soms makkelijker dan de andere leden van een vergadering. Binnen uw organisatie kunt u dat ondervangen door scholingsbijeenkomsten voor iedereen te zoeken. Of alle leden de mogelijkheid geven om zich bij te scholen. Zoek naar workshops en trainingen die voor iedereen relevant zijn en volg die met de hele vergadergroep.
Verschillende meningen
Bedenk dat het idee 'we staan voor hetzelfde' een grote valkuil is. Want waarom vergadert u dan? U vergadert om de verschillen en de verschillende meningen boven tafel te krijgen en daarmee een goed advies te geven of een gefundeerd besluit te nemen.
