Een artikel over het onnut van ToDo-lijstjes deed hier onlangs veel stof opwaaien. Liefst veertig, soms emotionele reacties kreeg de auteur over zich heen. Dit artikel laat zien waarom die laatste gelijk heeft. Maar ook waarom de waarheid bij zijn lezers ligt. Want als mensen van elkaar verschillen, waarom zou er dan maar één ultieme Timemanagement-techniek zijn? Lees hier wat de beste is.
Waarom we eigenlijk hard werken
In tijden van méér doen met minder staat Timemanagement volop in de belangstelling. Elke klap moet een daalder waard zijn, lanterfanten kunnen we ons niet meer veroorloven.
Daarnaast is het onze Calvinistische inslag die ons dwingt tot doen-doen-doen, tot het zweet ons op het voorhoofd staat. Dat schrijft het Nieuwe Testament voor en het is niet veranderd toen het gedachtegoed van de arbeidsdeskundige Henri Fayol (1841-1925) opgeld deed. Hij immers deelde medewerkers op in - grofweg - denkers en doeners, maar daarmee lijken wij in onze arbeidsethiek geen onderscheid te hebben gemaakt. We zijn gewoon doorgegaan met beulen, tot we erbij neervallen.
De ontwikkeling van Timemanagement
Hoe we meer kunnen doen in minder tijd lijkt de trend te hebben gevolgd van de industrialisatie, dezelfde die ook Fayol geïnspireerd heeft. Van die ontwikkeling heeft Stephen R. Covey in zijn boek ‘prioriteiten’ een mooi overzicht gemaakt. Covey is autoriteit op het gebied van de balans tussen werken en privé. Hij onderscheidt acht timemanagementbenaderingen:
De ordeningsbenadering
Dit is een goede oplossing om heersende chaos te bestrijden. Het is het timemanagement van de lijstjes. Voorbeelden zijn ordening van dingen, van taken en van mensen. Het brengt een efficiencyverbetering, maar het gevaar dreigt dat lijstjes-maken tot doel wordt.
De overleversbenadering
Dit is een aanpak om tijd voor uzelf te creëren. Het is het timemanagement van ‘nee’-zeggen. Voorbeelden zijn afschermen, afzonderen en delegeren. Het vraagt verantwoordelijkheid nemen en in een rigide vorm is dat ook de valkuil: solisme ligt op de loer.
De doel-benadering
Dit gaat over het bereiken van wat u zich tot doel hebt gesteld ofwel het timemanagement van de planningsmethodiek. Compleet met lange, middellange en korte termijn. Het voorkomt afleiding en het maakt het halen van doelen daadwerkelijk mogelijk. Streberigheid is hier de valkuil.
De prioriterings-benadering.
Dit is de aanpak van belangrijkste-dingen-eerst, het timemanagement van de ABC-methode. Hier gaat het om wat u het eerst moet doen. De kracht zit hier in de analyse van wat bijdraagt aan uw doelen. De zwakte zit in de wet van het voortschrijdend inzicht: u weet pas of uw doel zinvol is, als u het bereikt hebt.
De technologische-benadering
Hier moet het juiste hulpmiddel de oplossing bieden. Denk aan systeem-agenda’s, plannings-software of een specifieke tablet. Het voordeel is dat veel hulpmiddelen inderdaad een verlichting van het werk betekenen. Nadeel kan zijn dat de methodiek achter die hulpmiddelen vaak teruggrijpt op wat we bij 3 en 4 zagen, inclusief de ingebakken nadelen.
De vaardigheids-benadering
Deze aanpak gaat er vanuit dat timemanagement een vaardigheid is die aangeleerd kan worden. Het gaat om de combinatie van doelen stellen, prioriteren, lijstjes-maken, plannen en delegeren. Ze worden vaak op maat gemaakt voor de eigen organisatie. Daarmee verbetert de onderlinge samenwerking, maar individuele doelen en waarden raken buiten zicht.
Go-with-the-flow benadering
Deze aanpak hoort bij een zekere mentale rijpheid. Die laat ruimte voor een instelling als ‘dit is me vandaag niet gelukt, kennelijk was ik er niet aan toe’. Of ‘dit brengt het leven vandaag op mijn pad, kennelijk heb ik er wat van te leren’. Het mooie is dat het ruimte biedt aan de beleving van afzonderlijke momenten. De valkuil is dat we het gebruiken als vlucht en dat collectieve waarden er niet mee gediend zijn.
De zelfbewustzijns-benadering
Hier beschouwen we het onvermogen tot timemanagement als gedragsprobleem en gaan op zoek naar de achtergrond ervan. Als plannen bijvoorbeeld niet uw sterkste kant is, wat zit daar dan voor overtuiging achter? Hier pakken we de wortel van het probleem aan. Maar hoewel daarmee de mens steviger op z’n benen komt te staan, zegt dat nog niets over zijn vaardigheden. Wat is nu de beste aanpak?
Géén van bovenstaande benaderingen is beter dan de ander. Ze vullen elkaar aan, maar het gebruiken van alle acht methodieken is weer teveel van het goede. Zo kan prioriteren niet zonder lijstjes en die beiden kunnen weer niet zonder vaardigheden. Ordenen gaat niet zonder dat u ‘nee’ hebt kunnen zeggen tegen een afleiding en voor de ontwikkeling van zelfbewustzijn moet stomweg tijd vrijgemaakt worden. En wat voor de één werkt, werkt voor de ander niet. Vandaar dat we verhit in discussie raken als iemand beweert de enige, best werkende methode te hebben. Een iPhone kan helpen om lijstjes te maken, maar als daar uw manco niet zit, voegt een telefoon niets toe. Sommigen zweren bij Getting-Things-Done, maar het is onzin te beweren dat het goed is voor een hele organisatie.
De negende benadering: de úwe
Timemanagement zou moeten gaan over het vinden van een balans tussen wat moet en wat kan. Bovendien zou het moeten gaan over doelen in werk en privé. Tot slot zou timemanagement ruimte moeten bieden aan zaken die bevrediging bieden. En daar raken we aan de kern: tijd zou een middel moeten zijn om de waarde van leven te ervaren, zowel in werk als privé. Daarmee wordt werk een kans om, naast salaris, ook andere waarden te realiseren. Wie leeft en werkt volgens het principe ‘waaraan draagt dit bij voor mij en mijn omgeving’ heeft in traditionele zin geen timemanagement meer nodig. En dat maakt deze negende manier tot de beste.
Over de auteur:
Is het leiderschap niet wat je ervan verwachtte? Kom je niet uit de verf en blijven resultaten achter?
Dat heeft zelden te maken met je kennis en met je tools.
Het gaat om je eigen fundament en de overtuigingen die daarmee samenhangen.
Samen onderzoeken we wat je zou kunnen versterken: ik help beginnend-leidinggevenden om tot resultaten te komen. Neem contact met me op via www.johnvrakking.nl
Dit is een heel mooi, beknopt en compleet overzicht. Ik wil graag onderstrepen dat er inderdaad geen universele methoden zijn. Ik geloof wel in universele wetmatigheden als het gaat om energie, tijd en geld. Maar iedereen moet voor zichzelf ontdekken hoe je best van deze wetmatigheden gebruik kunt maken. Bedankt John!
Over de auteur:
