Managers willen een open en eerlijke relatie met hun medewerkers. Een positief en veilig klimaat zijn goed voor de productiviteit en het plezier. Beginnende leidinggevenden denken vaak dat ze deel uit maken van hun team, totdat ze er tot hun schrik achterkomen dat ze niet alle verhalen meer horen. Als leidinggevende is het je taak om zo'n klimaat te creëren. Maar als we vragen wat leidinggevenden willen leren in een leiderschapsprogramma, dan vragen ze om conflictgesprekken. Hoezo veilig?
Structuur
Jo Frost is de supernanny. Zij helpt ouders hun kroost aan te pakken. Haar aanpak is altijd dezelfde:
1.. Observeren, feiten verzamelen, specifiek en objectief.
2. Feedbackgesprek met de ouders: ze zegt wat ze gezien heeft (wat de norm is en in welke mate deze situatie van de norm afwijken).
3. Ze geeft de ouders precies aan wat te doen om aan de nieuwe norm te voldoen.
4. Zodra de ouders doen wat hen is opgedragen, complimenteert ze hen daarvoor.
Het eerste wat Jo doet is structuur aanbrengen. Ze zet een aantal regels neer, komt die overeen met ouders en kinderen en ze helpt de ouders om zichzelf en hun kinderen aan die overeengekomen regels te houden.
Eerst spelregels
Het steeds terugkerende verzoek van managers om te leren hoe conflictgesprekken aan te pakken deed me denken aan dear Jo. De ouders die zij helpt zijn altijd flink in conflict met hun kinderen, maar de oplossing zit nooit in een nog beter conflictgesprek. Een conflictgesprek is het laatste in de rij, dat je meestal makkelijk kunt voorkomen. Ruzie voorkom je door tevoren duidelijk afspraken te maken over hoe je samen werkt, en elkaar direct aan te spreken als iemand de afspraken schendt. In de VS is het in veel bedrijven de gewoonte om een'team charter' op te stellen, waarin staat hoe het team met elkaar om gaat.
Helaas voor onze medewerkers zijn structuren, afspraken en handhaven niet sexy. Leiders willen hun medewerkers ontwikkelen, helpen groeien, beter laten presteren. 'Ik ben toch geen schoolmeester' en 'we zijn toch allemaal volwassen'.
Dan handhaven Dit weekend meldde het NRC dat in 2008 5,2 miljoen delicten zijn gepleegd, waarvan slechts 1,25% heeft geleid tot een straf. De regels zijn hier wel duidelijk, maar als de handhaving ervan zo problematisch is, dan is veiligheid inderdaad een issue. Jo Frost heeft succes omdat ze in staat is de ouders te overtuigen van het feit dat ze ook moeten zorgen dat de regels nageleefd worden. Met afspraken én de handhaving daarvan creëer je een omgeving waarin iedereen weet waar hij/zij aan toe is, dat geeft veiligheid, en is een belangrijke voorwaarde voor een open en eerlijke communicatie, ontwikkeling en prestaties.
Duidelijkheid
Speel niet het spelletje 'raden maar' met je medewerkers. Vertel gewoon duidelijk wat je wilt, vraag wat zij willen en maak daar afspraken over. Zorg dat je goed bent in het voeren van correctiegesprekken, die zijn niet moeilijk, en als je ze goed voert kom je zelden uit op een conflictgesprek.
Over de auteur:
