zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
weblog
 

Papierloos kantoor houden met een e-reader

Door: John Vrakking,   20-10-2009,   15:45 uur
 

Het gaat met enig tromgeroffel, maar tot spectaculair lawaai heeft het nog niet geleid: de brede introductie door bol.com van het e-book en bijbehorende e-readers. Lees hier waarom het elektronische boek toch vandaag nog een plaatsje in uw tas verdient.


Al jaren praten we over het verdwijnen van papier in kantooromgevingen en, ook al jaren, stijgt dwars daar tegenin het papierverbruik. Email heeft papieren documenten niet doen afnemen maar, zo lijkt het, de hoeveelheid daarvan zelfs verhoogd. Het lezen van een computerscherm is na langere tijd vermoeiend en het inhoudelijk beoordelen van documenten gaat ‘prettiger’ van papier. Althans: dat is wat mijn cursisten zo één voor één beweren in trajecten rond Het Nieuwe Werken.



15 meter boom per persoon

Maar zo verbruiken we –gemiddeld- in een kantooromgeving zo’n 10.000 vel A4 per persoon per jaar. Dat zijn 20 pakken papier van vier kilo en volgens de rekensom van Bob Peeples is daar omgerekend een boom van 15 meter voor nodig (Google op ‘Bob Peeples’ en ‘17  trees’!).
Dat is het persoonlijk verbruik: u als manager mag zich er verantwoordelijk voor achten dat elke zucht die u op papier uit een veelvoud aan papieren kopieën tsunami -et in uw organisatie.
U heeft vergelijkbare getallen ooit al eens eerder gezien: maar veel beweging heeft u er niet in kunnen krijgen. Toch is het reduceren van de papierberg is nu gemakkelijker dan ooit!

50% van de prints gooien we de eerste dag al weg

Veel papieren documenten is maar een kort leven besloten: van alle gemaakte prints in een organisatie wordt 75% binnen de eerste week alweer weggegooid, de helft zelfs al de eerste dag. Dat is gevolg van het feit dat ‘we prettiger lezen van papier’. Veel documenten printen we niet voor het archief, maar voor het kort beoordelen van concepten of het lezen van email. In een gunstig geval wordt het papier nog gerecyled, maar een werkomgeving zonder papier is natuurlijk ideaal.

E-readers: de toekomst?
Een jaar of drie geleden kwamen de eerste e-readers op de markt, waarbij de Nederlandse Iliad van het  Eindhovense  Irex direct zorgde voor spektakel. Het scherm van de Iliad werkt met e-inkt en zonder licht, wat én een hoog contrast én een prettig leesbeeld opleverde. Voila, de eerste slag was al gewonnen. Je kon er ook op tekenen en de gemaakte JPEG kun je dan opslaan op een computer. Enig nadeel was en is de prijs. Ook de opvolgers van Irex zijn nog duur.
Andere aanbieders kwamen met e-readers tegen lagere prijzen, maar het verwerken van aantekeningen op de apparaten was nog steeds een moeizame toer. Daar is software voor handschrifherkenning bij nodig; de enige met een toetsenbordje, de Kindle van Amazon, is alleen in Amerika leverbaar.

E-readen en aantekeningen maken op papier…
Waarom is het verwerken van notities nu zo belangrijk? Stelt u zich voor: u heeft een beleidsstuk geschreven, dat ‘nog even moet luchten’. Zo gaat dat: nog eens lezen, er een nachtje over slapen en dan morgen de definitieve versie. Voor dat lezen maakte u tot nu toe een papieren uitdraai. Daar schreef u wat óp en die aantekeningen liet u verwerken. Met de e-reader zou een uitdraai niet meer nodig zijn, maar uw aantekeningen zou u, zittend in uw gemakkelijke stoel thuis of achterin de auto, toch makkelijker op een A4-tje maken. Dus toch weer papier produceren.
Of: u bent raadslid en moet stukken doornemen. De aantekeningen daarbij heeft u tijdens de raadsvergadering nodig, dus gemakshalve maakt u die op de papieren stukken die u uitgereikt zijn. En zeult u alles in een zware tas achter u aan, waar u ook gaat. En bewaart u na de vergadering de dikke stapel stukken, omdat dáár nu eenmaal uw aantekeningen op staan…

Eindelijk: weg papier…

De Sony PRS-600, één van de nieuwste e-readers, heeft een touchscreen waarop u zowel kunt lezen als kunt schrijven. Zover niets nieuws; wel nieuw is een virtueel toetsenbord, waarmee u aantekeningen kunt maken bij het document dat u aan het lezen bent. Die aantekeningen worden opgeslagen bij dat document, maar u kunt ze ook als Wordfile exporteren. Het is dus niet meer nodig om een uitdraai van het document te maken én het is niet meer nodig om een kladblok te gebruiken voor uw aantekeningen. U houdt na lezing een document over dat u digitaal kunt bewaren en dat refereert aan het oorspronkelijk (centraal opgeslagen) digitale document.
Kijk: weg papier….

Licht in de duisternis
Het enige nadeel dat kleeft aan de niet-verlichte schermen van e-books is dat je er in het donker niet mee kunt lezen. Tja… maar dat was met conventionele boeken eigenlijk ook wel zo. Ter compensatie heeft Sony een luxe leren omslag gemaakt met een kek LED-lampje.
Het apparaatje ligt voor nog geen 300 euro bij de ANWB-winkel in de schappen. Voor het overzetten van teksten uit Word en van PDF’s heeft u geen extra software nodig: het is plug&play. 
Eigenlijk zou u, met uw voorbeeldfunctie, vandaag nog even langs moeten rijden...  Leuk bijkomend voordeel is, dat u op een e-reader ook nog gewoon boeken kunt lezen!

 
 Doorsturen    4 reacties

 
 
 
Over de auteur:
Hebt u ook wel eens het gevoel dat u niet toekomt aan de dingen waar uw hart echt sneller van gaat kloppen? Niet gedaan krijgt wat u wilt doen?

Dat is precies waarmee Ontwikkelingsgerichte Coach John Vrakking mensen helpt. Mensen helpen lekker te werken is zijn passie. Ze in beweging brengen. De dingen laten doen die ze leuk vinden. Iets ‘achterlaten’. 

U vindt praktische tips voor effectiever en leuker werken op www.johnvrakking.nl en op www.twitter.com/@nooitmeerstress

John Vrakking is een bevlogen spreker. Zijn inspirerende presentaties snijdt hij voor u graag op maat.
 

Laatste weblogs

  Tja, je kunt natuurlijk alles wel relativeren!
  Zo regisseer je het begin van jouw presentatie (video)
  Niet het systeem, maar de mensen centraal
 
reacties
 
Michel  |   | 
2-12-2009
 | 
10:41 uur
Leuk verhaal. Ik denk alleen dat papier nog een lange tijd zal blijven bestaan. Dat betekend niet dat het niet mogelijk is om volledig digitaal te gaan werken. Zie daarvoor bewezen ontwikkelingen zoals bijv. ArioForm. www.arioform.nl.

Het blijft tot nu toe nog steeds een uitdaging voor de IT om de lekker schrijvende inktpen te vervangen door een plastic schrijvende pen.
Eric  |   | 
13-12-2009
 | 
17:05 uur
Ik gebruik al een hele tijd een BeBook. Ideaal, goedkoop, snel en past in de binnenzak van mijn colbert. Ik kan er veel info op kwijt en alles bewaren en weer opvragen. Ben ik ook nog goed voor het milieu en mensen vragen naar mijn BeBook. Tip dus!
Van Brummen Kantoorartikelen  |   | 
8-04-2014
 | 
13:50 uur
Er was toentertijd inderdaad heel wat commotie rondom de e-reader... maar tot op heden wordt het vooralsnog voornamelijk aangeschaft voor persoonlijk gebruik.
Matthijs  |   | 
20-04-2015
 | 
10:44 uur
En uiteindelijk, zes jaar na uitbrengen van het artikel, wordt de e-reader alsnog hoofdzakelijk gebruikt binnen de consumentenmarkt. Zonde... het was een goed idee!

 

REAGEREN

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
 
advertorial
Leer in 2 dagen ontspannen en overtuigend te presenteren
Spreekangst wordt ontrafeld en geëlimineerd. Ruim 14.000 professionals volgden eerder de 'Sneltraining ‘Spreken in het openbaar’ van Pieter Frijters. Rebels, open en ‘out of the box’. Kijk op Spreek.nl of bel 0182 631 232.
Lees verder
Is uw volgende zakelijke leaseauto een Tesla?
Meer dan 100 gratis checklists voor ondernemers. Op Brisk Magazine, internetmagazine voor ondernemers.
reacties
HR heeft nauwelijks invloed op de scholingsintentie van medewerkers (1) 
Werknemer neemt vrij voor ziek huisdier (1) 
Werven van nieuwe medewerker kost meer dan 4. 000 euro per persoon (1) 
Krapte arbeidsmarkt neemt verder toe (2) 
Aanhoudend tekort aan technici stagneert groei organisaties (1) 
Porsche 911 Speedster heeft een prijs (1) 
Drie handige chat-apps voor op kantoor (1) 
top10
Krapte arbeidsmarkt neemt verder toe
Technologie als retentie- en wervingstool van medewerkers in 2019
Tja, je kunt natuurlijk alles wel relativeren!
Vijf technologische oplossingen voor maatschappelijke uitdagingen
Drie handige chat-apps voor op kantoor
Data scientists besteden 80 procent van hun tijd aan opschonen en structuren data
Werknemer onzeker of zijn vaardigheden over vijf jaar nog nodig zijn
HR heeft nauwelijks invloed op de scholingsintentie van medewerkers
Aanhoudend tekort aan technici stagneert groei organisaties
Tempo Team, KPN en Pathé genomineerd voor Email Awards 2019
meer top 10