zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
weblog
 

Besparen op de vierkante meter

Door: John Vrakking,   09-03-2009,   16:29 uur
 

In het vorig jaar is er maar liefst 20% minder nieuwbouw gepleegd dan de jaren ervoor. Te verwachten is dat dat cijfer in het lopende kwartaal nog verder wegzakt.
In tijden van recessie investeren bedrijven vaak minder in nieuwbouw. Er is zelfs een trend om nieuwbouw te laten voor wat het is, en in de bestaande bouw wat aanpassingen te plegen. Lees hoe ook ú kunt besparen op vierkante meters.


Meer ruimte nodig?


Volgens cijfers die vastgoedspecialist CB Richard Ellis in november 2008 publiceerde, is in de verhuursector zelfs nog veel minder gebouwd dan in eigen-bouw. De aanleiding is, zoals te verwachten, de onzekerheid door de kredietcrisis.
Eén van de redenen om nieuw te bouwen is vaak om te kunnen voldoen aan toegenomen vraag naar ruimte en het is nog maar de vraag of die ruimte de komende jaren nodig is. Bedrijven die in dat opzicht flexibel willen blijven, kunnen nú vierkante meters winnen door bijvoorbeeld papier te saneren.
 
Papier vreet ruimte…
In het bedrijfsleven is het gebruikelijk dat een medewerker een hele of halve archiefkast tot zijn beschikking heeft. Dat is een kast met twee of vijf legplanken; daarin passen, schrik niet, tussen de twintigduizend en veertigduizend A4’tjes. Wanneer zo’n organisatie effectiever met de werkomgeving omgaan onderzoekt, denken medewerkers in eerste instantie dat ze al dat papier niet kunnen missen. Maar als puntje bij paaltje komt, kan er vaak drastisch gesaneerd worden.
 
…maar kan vaak gemist worden
Veel papier kan men echt zonder problemen missen. Kunt u zich hierbij iets voorstellen:
  • Meer dan driekwart van de bewaarde stukken wordt nooit meer geraadpleegd
  • Bijna de helft van alles wat bewaard wordt, is een kopie (het origineel is elders)
  • Zo´n 3% wordt verkeerd opgeborgen
  • Eén op de 20 documenten raakt werkelijk zoek
  • Bijna 10% van de werktijd wordt besteed aan het zoeken naar documenten
Als u voor papier een alternatieve informatiedrager kiest en u voldoet daarbij aan een paar voorwaarden, kunt u veel winst behalen.
 
Veel winst te halen
Omdat de standaard-printer in veel kantoren nog een papierprinter is, beoordelen veel medewerkers aan de hand van een testafdruk hoe een uiteindelijke print eruit komt te zien. Adobe en nu ook Microsoft hebben beide een documentformaat ontwikkeld dat er op het scherm uitziet als een A4, maar het fysiek niet is. Stel u voor dat die testafdrukken binnen uw eigen organisatie niet per definitie op papier afgedrukt zouden worden, hoeveel papier zou dat schelen? En stel u voor dat u documenten intern en misschien wel grotendeels ook extern digitaal zou gaan delen?
 
Een paar voorwaarden
Gemiddeld kunnen medewerkers met één plank of zelfs minder bergruimte uit de voeten. Wilt u ze motiveren om die andere vier planken in te leveren, dan moet u denken aan het volgende:
  • Zorg voor een structuur waarin digitale documenten slim worden opgeborgen; met name overheden gebruiken al systemen waarbij tevoren vastgelegd is waar een medewerker zijn documenten opslaat en raadplegen kan.
  • Zorg voor een goed alternatief: Adobe Acrobat maakt universeel uitwisselbare, goed leesbare PDF-documenten. Ook het XPS-formaat dat in Vista standaard wordt meegeleverd is goed leesbaar, maar nog niet zo ingeburgerd. Iedere medewerker moet op zijn computer zo’n PDF of XPS kunnen lezen en liefst ook kunnen maken.
  • Zorg dat groot-formaat documenten (A-0 en A-1), waar dat nodig is, goed geraadpleegd kunnen worden in PDF en XPS. Doe niet moeilijk over een flinke beamer.
  • Zorg voor schermen waarop twee A-4’tjes naast elkaar bekeken kunnen worden: dat is in de regel een 21 of 22 inch scherm.
  • Beknibbel niet op de schijfruimte die u uw medewerkers ter beschikking stelt.
  • Zorg voor een netwerk met voldoende bandbreedte (=snelheid).
  • Laat ook oude documenten digitaliseren.
  • Verander de afdruk-cultuur: papier is van vóór de crisis!
Nog meer winst?
Een papierloos kantoor zal er wel niet gauw van komen, maar u kunt wel streven naar papier-onafhankelijk werken. In dat geval raadplegen uw mensen gedigitaliseerde documenten zonder dat ze aan het papier gebonden zijn. Dat heeft ook tot voordeel dat ze aan kleinere bureaus kunnen werken. Of zelfs niet meer altijd op kantoor hoeven werken, waardoor u nog eens bespaart op vierkante meters. Van die investering heeft u nu direct al profijt en het geeft u een voorsprong in het geval er weer betere tijden aanbreken.

 
 Doorsturen    Reageer

 
 
poll
Hoe staat het bij u met de documentenstroom?
 
Bij ons is het papier al nagenoeg de deur uit
Bij ons is al een begin gemaakt met papieronafhankelijk werken
Bij ons is nog een lange weg te gaan
Bij ons gelooft men niet in digitaal papier
 
 
 
Over de auteur:
Hebt u ook wel eens het gevoel dat u niet toekomt aan de dingen waar uw hart echt sneller van gaat kloppen? Niet gedaan krijgt wat u wilt doen?

Dat is precies waarmee Ontwikkelingsgerichte Coach John Vrakking mensen helpt. Mensen helpen lekker te werken is zijn passie. Ze in beweging brengen. De dingen laten doen die ze leuk vinden. Iets ‘achterlaten’. 

U vindt praktische tips voor effectiever en leuker werken op www.johnvrakking.nl en op www.twitter.com/@nooitmeerstress

John Vrakking is een bevlogen spreker. Zijn inspirerende presentaties snijdt hij voor u graag op maat.
 

Laatste weblogs

  Deze vier woorden ondermijnen iedere presentatie (video)
  Kortsluiting bij energieleveranciers
  Hoe reageer je op ongemakkelijke complimenten?
 
reacties
 
Er zijn nog geen reacties.

 

REAGEREN

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
 
advertorial
A life changing event
Zaterdag 30 maart - Flora Boskoop - 10.00 - 16.00 uur. Een interactief seminar met Pieter Frijters met als onderwerpen: burn-out, paniekaanvallen, (spreek)angst, piekeren en assertiviteit. Bekijk de video voor een impressie van het seminar.
Lees verder
Ontwikkelingen in de markt van drukwerk
Vergroot uw rendement in 2019 door reviews op NederlandReview Review marketing
Meer dan 100 gratis checklists voor ondernemers. Op Brisk Magazine, internetmagazine voor ondernemers.
reacties
Fors minder jongeren gebruiken desktop pc om te internetten (1) 
Werk beďnvloedt privéleven negatief  (1) 
Nederlanders onderschatten beveiligingsrisico’s van computers (1) 
Belangrijke handelspartners Nederland minder stabiel (1) 
Vier apps verantwoordelijk voor 82 procent van mobiel dataverbruik iOS (1) 
Klimaatakkoord zet Nederland in beweging richting duurzame economie (2) 
Evenveel vrouwen als mannen met hbo- of wo-diploma (1) 
top10
Wat organisaties verwachten van de financiële afdeling van 2025
Een derde van de werkenden vindt zichzelf slimmer dan zijn of haar baas
Klimaatakkoord kan ruim 70. 000 banen creëren
'Er is een cyberoorlog gaande'
Energie en klimaat prominent in provinciale verkiezingsprogramma’s
Dit zijn de drie meest voorkomende spearphishing-aanvallen
Helft C-level leidinggevenden voert transformatie-initiatieven door zonder duidelijke strategie
Verzekeraars streng bij schade aan mobieltje
Fors minder jongeren gebruiken desktop pc om te internetten
Cao-afspraken opnieuw hoger
meer top 10