Stoort u zich ook regelmatig aan vergaderingen waarin veel te veel gepraat wordt? Vergaderingen vol discussies die onnodig lang uitlopen of die over onderwerpen gaan die niet ter zake doen?
Wel, voor bepaalde types vergaderingen bestaat daar een eenvoudige en effectieve remedie voor: houd de vergadering rechtopstaand. Daarmee slaat u meteen twee vliegen in één klap:
Mensen zullen niet onnodig lang uitweiden en enkel de belangrijke onderwerpen komen aan bod. Omdat lang rechtstaan iets is wat de meesten onder ons niet graag doen, blijft uw vergadering kort en efficient.
U creëert meer dynamiek in de vergadering. Omdat mensen niet passief en onderuitgezakt in hun stoel kunnen zitten, zullen ze actiever meewerken.
Wanneer rechtop staan heel goed werkt, is in de volgende types vergaderingen:
brainstorms: iedereen kan bijvoorbeeld rond een whiteboard staan waarop schetsen of aantekeningen worden gemaakt.
status-vergaderingen: de typische vergaderingen waarin een team samenkomt om de status van een project te bespreken zijn uitermate geschikt om rechtopstaand te doen.
probleem-oplossende vergaderingen: vermijd dat er te veel uitgeweid wordt over mogelijke oorzaken van het probleem en hou de focus op de oplossing door staand te vergaderen.
Rechtop staan werkt natuurlijk niet voor elk type vergadering. Vergaderingen met heel veel deelnemers en een groot aantal onderwerpen zijn niet geschikt om rechtopstaand te voeren. Maar dit type vergaderingen zou u sowieso moeten vermijden. Ook ‘intiemere’ vergaderingen zoals sollicitatie- of evaluatiegesprekken doet u beter zittend. En pas ook op als u met nieuwe klanten of externe partijen samenzit. Het rechtopstaan zou de indruk kunnen geven dat u niet de nodige tijd wil nemen voor de andere partij.
Welke vergaderingen die u regelmatig houdt, zouden efficienter kunnen door rechtop te blijven staan?
Jef is werkzaam als management consultant vanuit U-Vision en is vooral bezig met projectleiding en coaching. Daarnaast verzorgt Jef ook trainingen rond effectiviteit en peoplemanagement.
Veel verrassender is het feit dat mensen in zitende houding veel meer spanning in hun lijf hebben omdat zitten eigenlijk niet goed is voor de mens. Vergaderen kost daarom zoveel energie. Hoe vaak zeggen we niet: strek even je benen of als je voelt dat je te lang hebt gezeten, neem een pauze. Er zijn veel mensen die gewoon niet al te lang kunnen blijven zitten en van zitten gewoon moe worden. Ik ben onlangs bij een orthopaed op bezoek geweest die mij naadloos kon uitleggen waar mijn vermoeidheid gedurende de dag uit werd opgebouwd. Ik weet nu waar mijn spanning en mij energielek zit. Het klopt wat die man mij vertelde. Naadloos.. Dus niet alleen dat staand vergaderen meer effectief is, het is gewoon minder vermoeiend. Mocht je meer willen weten over de goede tips die ik kreeg van deze orthopaed mag je contact met me opnemen.
Hij heeft wel een punt. In een bedrijf waar ik gewerkt hebt hebben we het met succes ingevoerd, iedere morgen 10 minuten met het management staande de dag voorbereiden op de shopfloor. Werkt uitstekend en geeft goed contact met de mensen die het geld verdienen voor het bedrijf.
Ik kreeg ook een deja vu over een vergadering die ik ooit met de vakverenigingen had over een sociaal plan. ''Als jullie het over gedwongen onstlagen gaan hebben, dan gaan we niet zitten'' riep de vakbondsbobo bars. Dan blijf maar lekker staan, was ons antwoord. Ze zijn twee uur blijven staan, dat verdient respect. Later hadden ze wel spijt dat er uiteindelijk geen mogelijkheid was om mensen gedwongen te laten vertrekken overigens.
Jeroen Elands
|
|
28
-
01
-
2008
|
11
:
42
uur
Helemaal mee eens. Het jammer dat we daarmee achterlopen op onze aziatische vrienden waar dit al regelmatig gebeurd.
Jan Vromant
|
|
5
-
02
-
2008
|
14
:
51
uur
Het Franse dagblad Le Monde heeft deze manier van vergaderen tientallen jaren geleden ingevoerd voor hun dagelijks editoriale samenkomsten. Oud nieuws.
Over de auteur:
