Bij veel grote bedrijven zien we steeds vaker het gebruik van After Action Reviews (AAR’s). Dus niet gelijk een feestje als het project op tijd en binnen budget wordt afgesloten. Want geen enkel project loopt van begin tot het einde perfect.
Dit formele proces komt uit het Amerikaanse leger en noemen ze daar ‘een geavanceerd programma voor zelfbewustzijn van de organisatie voor officieren en manschappen’. Wij zouden waarschijnlijk eerder spreken van een stevige evaluatie waar men leren en een leercultuur ontwikkelt.
Geen rocket science
Een AAR bestaat uit slechts vier essentiële vragen:
1. Wat moest er gebeuren?
2. Wat is er gebeurd?
3. Wat veroorzaakte het verschil?
4. Wat kunnen we hiervan leren?
Harde waarheid
De trainingscentra van het Amerikaanse leger, waar het leger zijn grootte militaire training geeft, maken veel gebruik van de AAR. Elke gevecht wordt gevolgd door een AAR. De trainingscentra gebruiken verschillende middelen om harde, onontkoombare, geverifieerde gegevens te verzamelen om de prestaties te beoordelen. Het leger noemt deze 'de grondwaarheden'.
Iedereen doet mee
Getrainde waarnemers observeren en voeren de de AAR's uit. Deze facilitators spreken met de deelnemers - van de laagste soldaat tot de hoogste officier. Van iedereen verwacht men dat hij deelneemt en voor zichzelf ontdekt wat er is gebeurd, hoe de zwakke punten te verbeteren en hoe de sterke punten te ondersteunen.
Strenge regel
Discussies beginnen op uitvoeringsniveau en werken zich een weg omhoog. De gesprekken zijn open, eerlijk en openhartig. Je identificeert de fouten die jezelf maakt, maar ook fouten die anderen maken. En elk ander gebruik van de informatie uit de openhartige discussies is ten strengste verboden en betekent het einde van je carrière. De focus ligt op wat kan worden geleerd, niet op wie de schuld krijgt. Het leger verwacht dat mensen leren van de fouten en niet twee keer dezelfde fout maken. Leren wordt verwacht.
Het HOE!
Het leger heeft ook vijf richtlijnen die van toepassing zijn bij AAR's:
1. Geen meel in de mond, klare taal
2. Ontdek de ‘grondwaarheid’, feiten
3. Geen dunne huid, niet voor watjes
4. Maak aantekeningen
5. Noem het beestje bij de naam
Bruikbaarheid op veel plaatsen
Op elke schaal is een AAR te gebruiken en vraagt niet om een oefengevecht of een nep slachtveld. ‘Sneller van missers leren’, ‘geleerde lessen’, geeft het maar een naam. Het is toekomstgericht: wat kunnen we leren zodat we de toekomst kunnen beïnvloeden. AAR’s kunnen zowel formeel als informeel zijn. Het leger gebruikt beide modellen. Op de lagere niveaus zijn de AAR's vaak informeel en naarmate ze in de commandostructuur omhoog gaan, worden ze formeler. Het belangrijkste is dat AAR's een manier van leven moeten worden - waarbij leden van de organisatie altijd vragen 'wat kan ik hiervan leren?'
Laatste tips
Belangrijk is om te leren waarom dingen zijn gebeurd. Moedig daarom medewerkers aan om belangrijke kwesties en lessen onder de aandacht te brengen. Werk met harde data, je wilt geen subjectief debat, de ‘grondwaarheden’ moeten kloppen. Verder geen colleges door de facilitator, maar coaching en een omgeving creëren van openhartige, eerlijke en open discussies, waar medewerkers zich uitspreken als ze niet tevreden zijn met de status quo en iedereen er plezier aan heeft om zich te verbeteren.
Hoeveel organisaties zijn al zover om niet alleen de vorm maar vooral de spirit van AAR’s in praktijk te brengen?
Over de auteur:
