Advies aan commissarissen: bewaar uw aantekeningen
24 juli 2002 -
Moeten commissarissen hun aantekeningen na de commissarissenvergadering door de papierversnipperaar halen, met het oog op aansprakelijkheidsclaims? Of moeten ze die juist zorgvuldig bewaren voor eventuele latere bewijsvoering?
Een eenduidig antwoord is er niet volgens Elan.
Vastlegging in de notulen Bij mogelijk controversiële onderwerpen als een honoreringspakket, de concernstrategie of een audit, willen Amerikaanse commissarissen hun mening steeds vaker gedocumenteerd zien om zich tegen latere claims te beschermen. De gebruikelijke vermelding in de vergadernotulen: 'Er volgt een algemene discussie', is hiervoor te vaag. Daarom vragen commissarissen, met name leden van de audit committee, steeds vaker zelf om officiële vastlegging van bepaalde zaken in de notulen.
Bewaar uw krabbeltjes Maar zelf aantekeningen maken kan natuurlijk ook. Traditioneel kregen commissarissen altijd het advies om hun krabbeltjes in de kantlijn meteen na de vergadering weg te gooien, omdat er in een eventuele rechtszaak naar gevraagd kan worden. Beter is misschien om de aantekeningen te bewaren en ze pas weg te gooien na ontvangst van de notulen en de vaststelling dat deze accuraat zijn, adviseert Elan.
Bron:Elan Online
