26 maart 2006 -
E-mail, mobiele telefoons en nieuwsbrieven dragen bij aan een te hoge informatiebelasting voor managers en werknemers. Het informatietekort van het begin van de twintigste eeuw heeft zich omgezet in een informatieoverschot. Managers hebben tegenwoordig moeite door de bomen het bos te onderscheiden. Dit blijkt uit het proefschrift Managers' information overload: the impact of coping strategies on decision-making performance waarmee Ksenia Iastrebova promoveerde aan het Erasmus Research Institute of Management (ERIM). Het onderzoek naar de zogenaamde information overload waar veel managers en werknemers onder lijden, bestudeert deze overload binnen drie verschillende bedrijven en biedt aan de hand daarvan mogelijke oplossingen.
Irritatie Verschillende factoren binnen een organisatiecultuur kunnen tot hoge informatiebelasting leiden. Een groot deel van de mensen zendt bepaalde informatie voor de zekerheid naar hun gehele adressenboek. Hierdoor krijgen werknemers informatie binnen die niet voor hen is bedoeld. Sommige bedrijven sturen alle informatie door naar mensen met een hogere functie. Vaak veroorzaakt dit gevoelens van irritatie; managers verwijderen de e-mail of weigeren deze te beantwoorden.
Ook de mobiele telefoon veroorzaakt een information overload. Managers zijn overal en altijd bereikbaar waardoor de grens tussen werktijd en vrije tijd verdwijnt. Daarnaast is de manier van communiceren binnen bedrijven vaak informeel. Managers weten hierdoor zelf geen grens te trekken tussen werk en privé. En door gebrek aan richtlijnen ziet men vaak geen manieren de bereikbaarheid te beperken.
Interne communicatie vormt tevens een bron van overlast. Veel managers en werknemers beschouwen algemene nieuwsbrieven over hun bedrijf als spam. De inhoud van de nieuwsbrieven is vaak irrelevant voor de ontvanger, en de artikelen bevatten meestal geen nieuwswaarde.
E-mail E-mail is een belangrijke veroorzaker van een te hoge informatiebelasting. Niet alleen de hoeveelheid vormt een bron van ergernis, maar ook de grootte van de e-mails en het aantal attachments dragen bij aan de overbelasting. Ook blijkt sommige informatie niet geschikt om per mail te worden besproken.
Als managers veel informatie nodig hebben bij hun besluitvorming, is de kans op informatiebelasting groter. Het kan ook andersom werken: doordat managers regelmatig grote hoeveelheden informatie verwerken, ontwikkelen ze technieken die de informatieverwerking versnellen. Toch lijkt een hoge informatiebelasting voor managers onvermijdelijk. Omdat ze veel verantwoordelijkheden hebben, zijn managers bijna verplicht om voldoende informatie te zoeken om hun beslissingen te kunnen onderbouwen.
De informatiestroom beperken Volgens Iastrebova zijn er drie manieren om met een hoge informatiebelasting om te gaan. Allereerst is er een methode vanuit de manager zelf: de manager gebruikt persoonlijke strategieën om de relevante informatie te selecteren. Dit heeft vooral met ervaring te maken. Herhaling van deze methode zorgt ervoor dat het filteren van informatie een automatisme wordt.
Ook kan de organisatie helpen de informatiestroom te beperken. Dit is bijvoorbeeld mogelijk door middel van organisatorische veranderingen, informatiemanagement, richtlijnen en trainingen. Het aanpassen van de technologie kan tevens helpen door bijvoorbeeld het e-mailprogramma aan te passen en de inkomende mail gelijk naar relevantie te sorteren. Veel bedrijven kunnen hier echter nog niet goed genoeg mee omgaan.
