Nuttig of tijdsverspilling: wat vindt Nederland van vergaderen?
Effectiviteit vergaderingen laat te wensen over
17 januari 2019 -
Nederlanders vergaderen 29 uur en 39 minuten per maand, zo blijkt uit onderzoek van Sharp onder ruim 1.000 kantoormedewerkers in Nederland. Dit kost werkgevers al gauw 6.508 euro per werknemer per jaar.
En dat terwijl 85 procent van de werknemers aangeeft aan het bureau productiever te zijn dan tijdens vergaderingen.
Geen duidelijk resultaat
De reden dat veel vergaderingen niet productief verlopen, is dat ze vaak geen duidelijke uitkomst of resultaat hebben, aldus 58 procent van de ondervraagden. Daarnaast vinden werknemers vergaderingen saai (57 procent) of te formeel (65 procent). Ook de vergaderruimte laat vaak te wensen over. 61 procent vindt dat de ruimtes niet optimaal ingericht zijn. Zo wordt er nog steeds gebruikgemaakt van whiteboards (28 procent) en flipovers (negentien procent), terwijl er soms praktischere of meer dynamische middelen in te zetten zijn.
Succesvol meeten
"Het is duidelijk dat we niet genoeg waarde halen uit vergaderingen, zeker als we naar de kosten kijken," zegt psycholoog dr. Nigel Oseland. "Er zijn veel verschillende redenen om een vergadering te plannen en u hebt verschillende ruimtes en technologieën nodig om deze meetings tot een succes te maken. Voor elke vergadering moeten de juiste context en verwachtingen worden gecreëerd, en u moet niet elke keer dezelfde aanpak gebruiken."
Ineffectieve vergaderingen
Naast de invloed van de vergaderruimte, zijn er meer redenen waarom een vergadering slecht uitpakt. Zo geeft 33 procent aan dat er van tevoren geen informatie wordt gedeeld, dat de juiste mensen niet aanwezig zijn (26 procent) of dat er juist te veel mensen aanwezig zijn (31 procent). Omdat vergaderingen niet de onverdeelde aandacht van werknemers opeisen, gaan ze andere dingen doen, zoals het checken van social media (26 procent), het bijwerken van e-mails (24 procent) of het maken van to-do-lijstjes (22 procent).
Ronald Huijbregts, manager sales en marketing Visual Solutions Benelux bij Sharp, zegt: "Vergaderingen zijn te vaak ineffectief. We moeten ervoor zorgen dat de juiste informatie wordt gedeeld en de juiste mensen worden uitgenodigd. Maar het is ook belangrijk om te kijken naar de inrichting van de vergaderruimte en het gebruik van de juiste technologieën. Elke vergadering is anders, waardoor er verschillende mogelijkheden beschikbaar moeten zijn om informatie te delen en te presenteren."
Een vergadering kan natuurlijk best nuttig zijn. Maar zoals bovenstaande reactie zegt, bij sommige bedrijven zijn er bijna vergaderingen om te bepalen hoe vaak er vergaderd moet worden.
Bij een klein bedrijf zou ik als leiding gevende eerder iedereen apart om advies vragen en dan een beslissing nemen.
