zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
nieuws
 

Meer transparantie en lagere kosten met digitaal contractmanagement

31 juli 2017 - Bijna elk bedrijf worstelt met contractbeheer. Het is vaak een omslachtig en onoverzichtelijk proces. De gebruikers van de contractueel overeengekomen diensten werken vaak op verschillende afdelingen.

Als een organisatie ook nog meerdere vestigingen heeft, kan zomaar ongemerkt de opzegdatum van een contract voorbijgaan en wordt het contract automatisch, en daarmee mogelijk ongewild, verlengd.


"Wie dagelijks met contracten en overeenkomsten te maken heeft, kent de ‘standaardprocedure’: contracten verdwijnen in ringmappen op verschillende afdelingen en zijn vaak maar moeilijk terug te vinden," aldus Jeffrey Muller, Business Development Expert ITS bij Konica Minolta. "Niemand heeft nog overzicht, waardoor voorwaarden en looptijden zomaar over het hoofd worden gezien. Dit heeft tijdverspilling en onnodige kosten tot gevolg." Dat kan anders volgens Muller.
 
De veranderende kantooromgeving
Het feit dat we het overzicht binnen de kantooromgeving zijn kwijtgeraakt, heeft te maken met grote veranderingen in de kantooromgeving. Muller legt uit: "Dit komt door de veranderende samenstelling van personeel en klanten en de behoeftes die zij met zich meebrengen." Bij diverse uitdagingen speelt de mens een grote rol:


 
  • De hoeveelheid aan data die verwerkt of gebruikt moet worden, neemt gigantisch toe. Mensen hebben bovendien van oudsher moeite met weggooien, dit geldt ook voor data.
  • Uit onderzoek is gebleken dat mensen door de grote hoeveelheid aan informatie enorm veel kostbare tijd kwijt zijn aan het nutteloos zoeken naar informatie.
  • Loyaliteit wordt steeds zeldzamer; er moet sneller en beter gereageerd worden op de markt, om te voorkomen dat de concurrent voordeel uit jouw trage reactie haalt en klanten afpakt.
  • Veel processen worden nog steeds handmatig uitgevoerd. Medewerkers hebben vaak wel middelen tot hun beschikking, maar maken hier nog niet optimaal gebruik van.
  • De wet- en regelgeving wordt alleen maar complexer en veeleisender. Als je hier als organisatie niet aan voldoet, dan wachten hoge boetes of andere gevolgen zoals reputatieschade of afname in omzet.
 
"In de huidige transitie binnen bedrijfsomgevingen kan digitalisering een grote rol van betekenis spelen. Contracten zijn een belangrijke basis van economisch handelen in een bedrijf. Ze definiëren vastgelegde afspraken en verplichtingen tegenover klanten en dienstverleners op het gebied van bijvoorbeeld samenwerking of arbeidsverhoudingen. Veel bedrijven beginnen daarom met het digitaliseren van hun contractbeheer."

Absolute dataveiligheid
"Middels digitaal contractbeheer behoudt uhet overzicht over alle taken en belangrijke data voor alle lopende contracten," gaat Muller verder. "Verantwoordelijke medewerkers krijgen ruim van tevoren een melding dat zij contracten moeten evalueren en aanpassen. Dit heeft grotere transparantie en lagere kosten tot gevolg."
Een slim autorisatieconcept zorgt ervoor dat onbevoegden geen toegang hebben tot belangrijke bedrijfsinformatie. Met digitaal contractmanagement hebben alleen díegenen met de juiste rechten toegang tot specifieke data en contracten. "Absolute dataveiligheid is hiermee gegarandeerd," aldus Muller. "Daar kan geen papieren archief tegenop!"
Natuurlijk moet de organisatie hier wel klaar voor zijn. "U zult alle processen in kaart moeten brengen om vervolgens te kunnen automatiseren. Hiermee wordt u in staat gesteld om risico’s te verminderen en beheersen. Samenwerking en communicatie zijn misschien wel de belangrijkste factoren voor goed contractmanagement."
 
Bekijk voor meer informatie de webinar over digitaal contractmanagement.
 

 
 Doorsturen   Reageer  

 

Laatste nieuws

 Een smart kantoor laat iedereen fijner, beter en veiliger werken
 Spotler neemt Engelse marketing automation speler over
 Overheid loopt voorop in persoonlijke ontwikkeling
 

Gerelateerde nieuwsitems

 Digitaal in de Boardroom: spraakverwarring
 Slechts vijf procent grote bedrijven klaar voor digitaal tijdperk
 Trends in digitaal documentbeheer
 Digitale leiders presteren financieel beter en hebben tevreden personeel
 
 
reacties
 
Er zijn nog geen reacties.

REAGEREN

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
Meer dan 100 gratis checklists voor ondernemers. Op Brisk Magazine, internetmagazine voor ondernemers.
reacties
Overheid loopt voorop in persoonlijke ontwikkeling (1) 
Vertrouwen onder koppels groot op financieel vlak (1) 
E-mail marketing in tien stappen (1) 
Leaserijders worden gediscrimineerd op leeftijd en prijs (1) 
Werknemers opener dan wettelijk verplicht over medische gegevens (1) 
Een derde van de Nederlanders niet fysiek actief tijdens werkdag (1) 
Hoe we zelf ons succes saboteren (2) 
top10
Vijf tips voor de inrichting van de werkplek van de toekomst
Hoe moet ik omgaan met manipulerende mensen?
Werknemer schaamt zich voor de manier waarop organisatie omgaat met klanten
Salaris bij nieuwe baan voor vrouw belangrijker dan voor man
'Bedrijven moeten zich hard maken voor meer vrouwen in datawetenschap'
Grootste organisaties maken verwachtingen consument niet waar
Vrouwen fors minder benaderd door recruiters dan mannen
Steeds meer lawaai op de werkvloer
Nederlander heeft liever geen expat als collega
IT'er merkt krappe arbeidsmarkt niet in portemonnee
meer top 10
vacatures
meer vacatures