zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
nieuws
 

Het hele jaar door voorbereid op een software audit

1 juni 2017 - Softwareleveranciers zijn actief in het auditen van licenties van bedrijven, ongeacht of deze wel of niet worden gebruikt. Het geeft hen de mogelijkheid om meer licenties te verkopen en boetes te innen.

Audits zijn onvermijdelijk voor bedrijven; volgens Gartner is het 68 procent zeker dat een organisatie jaarlijks twee of meer audits krijgt.


Om de impact van een audit te beperken, is voorbereiding cruciaal. Bedrijven moeten zich daarbij zowel focussen op de medewerkers als op de processen binnen het bedrijf. Dit alles moet goed op elkaar zijn afgestemd om goed om te kunnen gaan met wat een audit teweegbrengt. Snow Software deelt de belangrijkste actiepunten:

Stap 1: breng licenties proactief zelf in kaart
Het eerste actiepunt als het gaat om voorbereiding, vereist het proactief, zelf in kaart brengen van licenties. Zorg ervoor dat auditors geen zaken onthullen die het bedrijf zelf nog niet wist over zijn licenties. Niet de softwareleverancier, maar het bedrijf moet de overhand hebben in onderhandelingen dankzij argumenten die zijn gebaseerd op feiten, niet op giswerk. Zorg dat je als bedrijf continu volledig op de hoogte bent van de juiste details en zo het gesprek met de softwareleverancier kunt leiden.

Stap 2: bereid medewerkers voor
Een tweede cruciale stap, is het voorbereiden van de medewerkers. Weet wie de projectmanager is, ben in staat om zijn/haar overige verantwoordelijkheden en projecten onder te brengen en schat in hoeveel tijd het audit-project zal gaan kosten. Breng in kaart met wie de projectmanager zal moeten samenwerken (inkoop, legal). Is IT verantwoordelijk voor de softwareaankopen van de organisatie of niet? Zorg dat alle stakeholders geïnformeerd zijn. Heeft er onlangs een overname plaatsgevonden? Hoe wordt de audit van de systemen en overgenomen licenties van het overgenomen bedrijf geleid? Zorg er daarnaast voor dat softwarelicentiemanagement bij het C-level-management op de agenda komt te staan.

Stap 3: blijf in controle
Zorg er als laatste voor dat er oplossingen beschikbaar zijn om inzicht in het softwarelandschap te creëren. Het is belangrijk om te allen tijde controle te blijven houden op de IT-assets van het bedrijf. Ook nadat een audit is afgerond, moet een bedrijf zich ervan bewust zijn dat software-installaties en het gebruik van software binnen een organisatie snel kan veranderen. Veel softwareleveranciers wijzigen de licentieovereenkomsten van hun applicaties voor iedere versie en ook de manier waarop een bedrijf de licenties gebruikt, kan veranderen.

Self-audit
Angus Cameron, MD & Regional Business Manager bij ‎Snow Software Benelux: "Zodra er zich een wijziging binnen de organisatie voordoet, bijvoorbeeld als er een nieuw kantoor wordt geopend, herhaal dan het proces van de ‘self-audit’. Het geeft de organisatie de mogelijkheid om inzicht te creëren en benodigde actie te ondernemen, zonder de druk van een daadwerkelijke audit. Deze proactieve benadering is de enige manier om klaar te zijn voor een audit en op organisatiekosten te besparen. Voorbereiding is een terugkerend proces op de lange termijn, en zorgt ervoor dat de aanpak van een organisatie verandert van defensief naar offensief."

 

 
 Doorsturen   Reageer  

 

Laatste nieuws

 Een op de vier bedrijven niet bezig met klimaat en duurzaamheid
 Gen-Z’ers en Millennials zouden van baan veranderen voor bedrijf dat beter aansluit bij waarden
 Duurzaamheidsmanagement steeds belangrijker voor moderne bedrijven
 

Gerelateerde nieuwsitems

 Waterdichte voorbereiding software audit is utopie
 Eerste hulp bij een software-audit
 Grote angst voor IT-managers: de audit
 IT-auditor heeft weinig last van crisis
 
 
reacties
 
Er zijn nog geen reacties.

REAGEREN

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
Pas op met het snijden in de kosten als ondernemer
reacties
Top tien arbeidsmarktontwikkelingen 2022 (1) 
‘Ben jij een workaholic?’ (1) 
Een op de vier bedrijven niet bezig met klimaat en duurzaamheid (3) 
Eén op zeven Nederlanders staat niet achter aanbod van hun organisatie  (1) 
Drie manieren om te reageren op onterechte kritiek (1) 
Een cyber-survivalgids voor managers: hoe ga je om met cyberaanvallen?  (1) 
Mind your data (1) 
top10