20 augustus 2014 -
Dankzij de onstuitbare toestroom van IT-apparatuur gebruiken veel afdelingen en werknemers applicaties zonder medeweten of goedkeuring van de IT-afdeling. Deze ontwikkeling is uitgegroeid tot een probleem dat zich in de schaduw verschuilt voor IT-managers en wordt daarom ook 'schaduw IT' genoemd.
Mike Silva, European Channel Sales Manager bij Ipswitch legt uit hoe schaduw IT ontstaat en hoe een organisatie ermee om kan gaan.
BYOD zorgt voor wildgroei aan apparaten en applicaties
"Schaduw IT wordt gedefinieerd als het gebruik van niet-goedgekeurde IT-producten en –diensten. Binnen veel ondernemingen heeft Bring Your Own Device (BYOD) de verspreiding van schaduw IT bevorderd en tot op bepaalde hoogte gelegitimeerd. Het zijn in dit geval echter niet de privéapparaten van werknemers die het probleem vormen. De hardware kan eenvoudig worden geïdentificeerd met behulp van tools voor netwerkbeheer. Het bewaken van de applicaties die zij gebruiken, zoals Dropbox, is daarentegen een bijzonder lastige opgave. Als de IT-afdeling het nalaat om niet-goedgekeurde software en diensten te bewaken, beheren en waar nodig te verwijderen, zal dit resulteren in bandbreedteverspilling, tragere netwerkprestaties, compliance-problemen, een grotere werkdruk voor beheerders en grotere financiële druk."
Luister naar werknemers
Om dit te voorkomen moeten IT beheerders de schaduw-IT in kaart brengen en aanpakken. Silva: "De IT-afdeling doet er goed aan te luisteren naar de behoeften van het personeel. De risico’s van schaduw IT kunnen alleen worden ingeperkt als BYOD als een kans wordt gezien in plaats van een bedreiging. De meeste werknemers zijn er niet op uit om interne procedures willens en wetens te omzeilen. Meestal hebben ze te kampen met een specifiek en nijpend probleem dat om een snelle oplossing vraagt, waardoor ze naar middelen buiten het bedrijf grijpen."
Informeer werknemers over gevolgen
De meeste werknemers zullen zich niet afvragen of het downloaden van een bepaalde applicatie gevolgen heeft voor het bedrijfsnetwerk. Silva licht toe: "Vaak zijn werknemers zich niet bewust van het feit dat een app veel bandbreedte opeist of een beveiligingsprobleem met zich meebrengt. Door werknemers te informeren over de de gevolgen van schaduw IT is de kans groter dat ze de IT-afdeling inschakelen wanneer ze iets nieuws willen uitproberen."
Zorg voor geschikte beheertools
Naast goede communicatie met werknemers kunt u tools inzetten om het bedrijfsnetwerk in de gaten te houden. Silva: "Gebruik een oplossing zoals een flow monitor, die ongeoorloofde apps identificeert voordat ze problemen kunnen veroorzaken. Het is ook mogelijk om te zien wie toegang heeft tot wat en via welk apparaat. Verder kunnen beheertools het bandbreedteverbruik in kaart brengen, waardoor het gemakkelijker is om apparaten en applicaties te signaleren die het uiterste van het netwerk eisen."
Profiteer ook van schaduw IT
Schaduw IT heeft niet alleen nadelen; het helpt bedrijven om te groeien en efficiënter te zijn. Silva licht toe: "Veel organisaties in diverse branches zouden het moeilijk kunnen stellen zonder de voordelen die schaduw-IT te bieden heeft, of het nu gaat om het eenvoudig betrekken van applicaties of het snel oplossen van werkgerelateerde problemen. Het is dus niet zozeer zaak om een einde te maken aan schaduw-IT, maar om zoveel mogelijk licht op de duisternis te werpen. Organisaties die proberen om schaduw-IT volledig uit te roeien of het bestaan ervan te ontkennen, gaan voorbij aan de realiteit."
