Veel problemen vanwege haperende documentprocessen
28 juni 2012 -
Inefficiënte documentprocessen zijn een 'blinde vlek' voor bedrijven en zijn de afgelopen vijf jaar in 75 procent van alle organisaties de directe oorzaak geweest van ernstige incidenten. Dit blijkt uit een recent en nieuw onderzoek van IDC, dat uitgevoerd is in opdracht van Ricoh.
Falende documentprocessen zorgden voor serieuze gevolgen: 36 procent van de ondervraagde bedrijven kon hierdoor niet voldoen aan regels en standaarden en 25 procent is grote klanten kwijtgeraakt. Andere gevolgen waren ernstige inbreuk op de IT-beveiliging, het ondergaan van zware audits, PR-crises en aanklachten bij de rechtbank.
Pro-actieve aanpak
Positief is dat door storingen pro-actief aan te pakken veel financiële schade voorkomen kon worden. Volgens de schattingen van IDC bedragen de totale kosten van een processtoring (inclusief de tijd van medewerkers en management voor activiteiten als herziening en herformulering van processen en misgelopen omzet door weggelopen klanten) ten minste tien keer meer dan de directe uitgaven (zoals het betalen van financiële schadevergoedingen).
Risicoprofiel
"Waar veel organisaties geen weet van hebben, is in hoeverre de zakelijke documentprocessen van invloed zijn op het risicoprofiel van het bedrijf. Er is een groot risico dat storingen in deze processen leiden tot ernstige negatieve gevolgen voor het bedrijf en de kosten van deze storingen zijn hoger dan veel managers denken," aldus IDC in het in opdracht van Ricoh gemaakte rapport, ‘It's Worse than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risk’. "Veel bedrijven investeren aanzienlijk om de risico's te beperken van gebeurtenissen met een lage waarschijnlijkheiden grote gevolgen. Ondertussen worden de risico's van storingen in documentprocessen zwaar onderschat, waarbij deze niet alleen grote gevolgen hebben maar ook een hoge waarschijnlijkheid. De top van het bedrijf zal hier de nodige aandacht aan moeten besteden," aldus IDC.
Ondoelmatige processen
Volgens IDC worden alle bedrijfstakken, landen en bedrijven van elke grootte geconfronteerd met inefficiënte en ondoelmatige documentprocessen. Bedrijven in Noord-Amerika, Europa en Azië hadden allemaal in ongeveer gelijke mate te lijden van ernstige zakelijke en juridische incidenten, waarbij Azië (met 79 percent) het ergste was getroffen, zo bleek uit de cijfers.
Meer dan een derde van de respondenten meldde zelf kennis te hebben van inefficiënte of ondoelmatige documentprocessen. Uit het onderzoeksrapport kwam verder naar voren dat gedrukte documenten ongeveer 31 tot 39 procent van de documentprocessen uitmaken, maar dat dit op zich geen risicofactor hoeft te zijn. "Effectieve processen hangen af van de onderliggende werkstromen," aldus het rapport. "Het medium is niet noodzakelijkerwijs het probleem."
Over het onderzoek
De eerste bevindingen zijn gebaseerd op een wereldwijd onderzoek onder 1.516 ‘owners’ van bedrijfsprocessen en kenniswerkers in grote en middelgrote bedrijven, plus enkele focusgroepen. De respondenten zijn willekeurig geselecteerd en gescreend uit internationale panels. Zij vertegenwoordigen acht landen: de Verenigde Staten, Canada, het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Duitsland, Australië, China en Japan. Documentgerelateerde bedrijfsprocessen zijn hierbij gedefinieerd als processen die worden bestuurd en beheerst door informatie in documenten, zowel gedrukt als elektronisch.
