Bedrijven verliezen miljarden door inefficiënte documentprocessen
7 juli 2011 -
Europese bedrijven lopen als gevolg van bestaande, inefficiënte methoden voor informatieverwerking tot 46 miljard euro aan potentiële winstgroei mis. Werknemers in heel Europa besteden ieder jaar ongeveer 362 miljoen uur van hun tijd aan het beheren van processen rondom bedrijfskritische documenten. Dit komt neer op een totale kostenpost van 147 miljard euro.
Dit blijkt uit de zogenaamde Ricoh Process Efficiency Index, een grootschalig onderzoek naar processtromen, uitgevoerd in twaalf Europese landen. Het is verrassend dat, ondanks de aanzienlijke hoeveelheid tijd en investeringen, een ruime meerderheid van de verantwoordelijken erkent dat er nog volop mogelijkheden zijn om de efficiency te verbeteren. De drie belangrijkste redenen voor bedrijven om processen te optimaliseren zijn; het verbeteren van kennisdeling (67 procent), het verbeteren van de beveiliging (67 procent) en het verbeteren van de personeelseffectiviteit (65 procent). Paul Nanninga, Director Managed Document Services bij Ricoh Nederland: "Dit rapport is verplichte kost voor elke Europese CIO. Het benadrukt dat als Europese bedrijven willen concurreren met opkomende markten, het essentieel is dat ze kijken naar de efficiëntie van hun document processen." De belangrijkste belemmeringen voor het realiseren van deze verbeteringen zijn een gebrek aan tijd (45 procent) en een gebrek aan middelen (35 procent).
Veiligheid heeft topprioriteit
Bij het beheren van de informatiestroom hoort ook de noodzaak om deze te beveiligen. Het is daarom geen verrassing dat veiligheid voor Europese organisaties topprioriteit heeft. Interessant is dat dit gelijktijdig ook een zwak punt is in de kritische processen van Europese ondernemingen. Ondanks de beschikbare technologie geeft 36 procent van de Europese organisaties toe dat zijzelf of hun werknemers belangrijke informatie zijn kwijtgeraakt, waarbij één op de twaalf bekent hun bedrijfskritische documenten niet te beveiligen.
Handmatige verwerking documentstromen Ondanks de beschikbare technologische vooruitgang, toont de index aan dat veel documentprocessen onnodig arbeidsintensief zijn en handmatig worden beheerd.
Nog altijd 43 procent van de Europese organisaties bewaart hun kritische bedrijfsinformatie alleen als papieren versie. Slechts één op de vijf organisaties beschikt over een volledig geautomatiseerd proces. Nanninga: "Het Europese bedrijfsleven kan een aanzienlijk deel van de tijd die nu wordt besteed aan het handmatig verwerken van informatie nuttiger besteden aan activiteiten die een echte bijdrage leveren aan het nettoresultaat. Naar eigen zeggen kan de winstoptimalisatie daarbij oplopen tot maar liefst 46 miljard euro." Verouderde processen kunnen meerdere nadelige gevolgen hebben voor de onderneming. Zo is er bijvoorbeeld een verhoogd risico op inbreuk op de beveiliging omdat informatie vatbaarder is voor verlies of verkeerd opbergen. Het bedrijfsrisico neemt ook toe als kritische informatie alleen op papier wordt bewaard zonder een back-up. Bovendien zijn de werknemers niet in staat om effectief informatie te delen met andere afdelingen, waardoor daar hetzelfde werk moet worden gedaan en de productiviteit afneemt van de werknemers die op afstand werken.
Werkplek van de toekomst
Het is nu tijd voor de CIO's om de controle terug te winnen als voorbereiding op de werkplek van de toekomst. Paul Nanninga concludeert: "Door bedrijfskritische documentprocessen in de hele organisatie (end-to-end) te herzien, ontstaan voor het Europese bedrijfsleven prachtige kansen; de herstructurering vergroot de concurrentiekracht en maximaliseert de kennisdeling."
Uiteraard focust Ricoh vanuit hun point of view op de harde informatie (tekst/beeld/papier/digitaal). Dat is de basis. Daaraan is de genoemde 46 miljard gemiste euro's winstgroei ontleend op Europees niveau.
De gevolgen daarvan zijn vele malen groter en duurder. Omdat voortdurende wijzigingen in die informatie onvoldoende actueel, snel, volledig en betrouwbaar wordt geactualiseerd blijft de ene medewerker met oude informatie en de ander met nieuwe informatie werken waardoor bronnen van irritatie, energie- en tijdverlies ontstaan waardoor, zoals het artikel terecht stelt, te weinig tijd overblijft om dit structureel aan te pakken. Een voortdurende oorzaak-gevolg cyclus waar medewerkers vaak onmachtig in zijn om daar grip op te kunnen/mogen/durven nemen. Die onmacht is weer oorzaak van afhaakgedrag en verlies van betrokkenheid en motivatie die resulteert in Mentaal Verzuim dat als een virus de productiviteit en organisatiebetrouwbaarheid aantast, zeker wanneer dat Collectief Mentaal Verzuim wordt. Het daaruit voortvloeiend Onbenut Vermogen is gigantisch. Dat kan ongemerkt al gauw oplopen tot 45%. Wanneer 10% Onbenut Vermogen weer kan worden vrij gemaakt betekent dat en opbrengst verbetering per medewerker per jaar van 9.000,-- binnen Overheidsorganisaties en 18.000,-- binnen het bedrijfsleven. En dat is dus het gevolg van disfunctionerende harde informatie met grote consequenties voor wat wij zachte informatie zijn gaan noemen.
Het door ons al lang geleden ontwikkelde Organisatie Navigatie Systeem voorziet in het aangrijpen van voornoemde harde oorzaken en zou uitstekend kunnen samenwerken met hetgeen Ricoh biedt. Samen in formatie opereren en daarmee de neuzen dezelfde richting optrekken.
Bedrijfs ''APK''
Aandacht voor de bedrijfscultuur en een effectieve documentatie komt de vitaliteit van de werknemers en het rendement ten goede. Beide zijn met elkaar verbonden. Met een Quick scan of bedrijfs ''APK'' krijgt u een onafhankelijk, snel en deskundig structuur advies. Het komt ieder bedrijf ten goede om eens per jaar zijn of haar onderneming door middel van een onafhankelijke ''APK'' te laten doorlichten en de knelpunten boven water te krijgen.
