30 maart 2010 -
Vergaderingen zijn saai? Duren eindeloos? Zijn altijd hetzelfde? U bent blij dat ze voorbij zijn? Er worden nooit besluiten genomen? Het zijn altijd dezelfden die aan het woord zijn? Iedereen zit uit het raam te kijken? Acht tips van Carla van den Bos van Vergaderendoejezo.nl om vergaderingen efficiënter te maken.
1. Zorg dat het doel van een vergadering duidelijk is Als er geen specifiek doel is om te vergaderen is het zonde van de tijd om te vergaderen!
2. Nodig alleen mensen uit die direct betrokken zijn bij de onderwerpen van
een vergadering
Vergaderen met de helft van de deelnemers is efficiënter en het gaat veel
sneller!
3. Pas de frequentie van de vergadering aan het doel aan
Waarom zou een vergadering elke week zijn? Vergader alleen als er onderwerpen zijn waarover vergaderd moet worden.
4. Haal het sociale aspect uit de vergadering
Als een vergadering ook een ontmoetingsmoment is voor de deelnemers: organiseer een vrijdagmiddagborrel of een gezamenlijke lunch om hieraan tegemoet te komen.
Zonder het sociale aspect wordt er sneller en efficiënter vergaderd.
5. Maak een tijdsplanning en hou daaraan vast
6. Bereid een vergadering inhoudelijk goed voor
7. Zorg voor een goede voorzitter
De goede voorzitter zorgt dat een vergadering snel en tot ieders tevredenheid verloopt.
8. Zorg voor een goede notulist
Het is belangrijk om een notulist te hebben die niet mee vergadert. Bedenk wat voor soort verslag geschikt is voor de vergadering. Een besluitenlijst, een samenvattend of een uitgebreid verslag?
Beste Chris,
staand vergaderen wordt steeds meer toegepast in Nederland. In het buitenland is het al veel langer een methode om kort te vergaderen. De laatste weken is in het nieuws geweest dat de ambtenaren van de gemeente Beilen en de ABVAKABO ermee experimenteren.
Ze doen dit met kleine groepen. Voor grotere groepen of groepen die uren vergaderen zou ik het niet aanraden. En ik zou adviseren erop te letten of iedereen wel kan staan en of er enorme lengteverschillen zijn.
met vriendelijke groet,
Carla
Punt 4 slaat de spijker op zijn kop. Ik merk dat vergaderingen in de loop der tijd voor sommige mensen gezien worden als een leuk, sociaal moment, waarbij het doel van de vergadering uit zicht verloren wordt.
